Af hverju glatast svo mikill tími í skráningum lögmanna?
Réttarhöldin eru í dagatalinu þínu. Símtalið á eftir, tölvupósturinn frá gagnaðila og kvöldlestur á drögum eru það ekki. Vinnan felst í smáatriðunum – og þau gleymast oftast að skrá.
Þú skiptir líka sífellt á milli mála yfir daginn. Fljótleg fyrirspurn frá einum viðskiptavin, ákvæði til að athuga fyrir annan. ‘Bara að kíkja aðeins’ verður að hálftíma, og daginn eftir manstu ekki hvaða máli það tengdist.
Tíu óskráðar mínútur á dag, yfir um það bil 200 vinnudaga, eru meira en 33 klukkustundir sem unnar voru en koma aldrei fram á reikningi.
Hvernig raðar þú viðskiptavinum, málum og verkum?
Grunnurinn er eitt mál fyrir hvert verkefni undir hverjum viðskiptavin. Settu málsnúmerið í heiti málsins, þannig að það sé strax skýrt á reikningi og í skýrslum. Almenn ráðgjöf fyrir fastan viðskiptavin má vera í sér ‘Almenn ráðgjöf’ máli.
Notaðu verkþætti (activities) til að flokka tegundir vinnu. Þeir aðgreina líka rukkanlega og órukkanlega vinnu, eins og fræðslufundi, markaðsstarf eða mál með föstu gjaldi.
| Stig | Dæmi | Notkun |
|---|---|---|
| Viðskiptavinur | Jansen Logistics Ltd | Reikningur og yfirlit eftir viðskiptavin |
| Mál (verkefni) | 2026-0142 Jansen / leigudeila | Tímar og fjárhagsrammi eftir máli |
| Verkþáttur | Samskipti, Drög, Réttarhöld, Fundur, Innanhúss | Gjaldskrá og hvort rukkanlegt eða ekki |
Reikningseiningar: hvernig á að meðhöndla þær?
Margar stofur rukka eftir einingum. Sex mínútur (einn tíundi úr klukkustund) er algeng viðmiðun, en þetta er samkomulag innan stofunnar eða við viðskiptavin, ekki fast regla. Mikilvægt er að allir fylgi sömu reglu.
Skráðu raunverulegan tíma og námundaðu aðeins samkvæmt samkomulaginu. Þín eigin skráning helst heiðarleg og þú getur alltaf útskýrt hvernig upphæðin varð til. Námundun eftir verkefni eða eftir degi gefur mismunandi niðurstöður; veldu eina leið og settu hana í samningsbréfið.
| Rauntími | 6 mín. einingar (uppfært) | Klst. |
|---|---|---|
| 4 mínútur | 1 | 0,1 |
| 14 mínútur | 3 | 0,3 |
| 50 mínútur | 9 | 0,9 |
Hvað á að koma fram á gjaldaliðayfirliti?
Viðskiptavinir vilja vita fyrir hvað þeir greiða. Yfirlit með dagsetningu, tíma og skýrri lýsingu á hverri línu kemur í veg fyrir flest spurningar. Hvaða upplýsingar eru nauðsynlegar fer eftir reglum fagfélagsins um gjaldaliði og því sem þú hefur samið um við viðskiptavin.
Skrifaðu því lýsingar fyrir viðskiptavininn frá byrjun. Ekki ‘símtal’ eða ‘ýmislegt’, heldur ‘símtal um frest til að skila greinargerð’.
- Dagsetning vinnunnar.
- Tími eða fjöldi eininga.
- Lýsing sem viðskiptavinur skilur, án innanhúss skammstafana.
- Sá sem vann verkið, ef fleiri en einn lögmaður kemur að málinu.
- Gjaldskrá eftir starfsmanni eða verkþætti, ef það er mismunandi.
Trúnaður: hver sér hvað?
Lögmenn vinna með trúnaðarupplýsingar – líka innan eigin stofu. Það á líka við um tímaskráningu. Verkfæri sem skrá sjálfkrafa hvað þú vinnur við sjá gluggatitla, skjöl og fundi.
Skoðaðu því hvar gögnin lenda. Öruggasta leiðin er að slóð dagsins sé aðeins geymd á þínum eigin tölvu, og ekkert um viðskiptavin fari til stofunnar fyrr en þú vistar færslu. Sama gildir um gervigreindaraðstoð; sjá Persónuvernd og gervigreind.
Aldrei nefna annan viðskiptavin eða mál í lýsingu tímaskráningar. Yfirlitið fer til þess sem greiðir.
Hvað fleira þarftu að passa þig á?
Nokkur algeng mistök koma aftur og aftur á flestum stofum:
- Að endurbyggja eftir á. Í lok vikunnar manstu réttarhöldin, en ekki þrjú stuttu samskiptin í kringum þau.
- Vitlaust mál. Hjá viðskiptavinum með mörg mál lenda tímar auðveldlega á röngu máli. Skoðaðu það við samþykkt.
- Að fela órukkanlega vinnu. Skráðu hana samt, á órukkanlegan verkþátt. Annars lítur málið út fyrir að vera arðbærara en það er.
- Að sleppa samþykkt. Annað auga áður en reikningur er sendur grípur villur sem viðskiptavinur myndi annars finna. Sjá Samþykkja tíma.
Svona gerir Half5 þetta
Í Half5 er mál verkefni undir viðskiptavini, með sinni eigin tímagjaldi og valkvæðum tímamarka. Verkþættir eru ‘Rukkanlegt’ eða ‘Órukkanlegt’ og geta haft eigin gjaldskrá. Half5 geymir tímana eins og þú skráir þá; námundunarregla í einingum er eitthvað sem þið ákveðið og fylgið.
Tímalínan heldur utan um daginn þinn á þinni eigin tölvu (forrit og gluggar í skjáborðsappinu, fundir úr tengdu Google eða Outlook dagatali) og býr til ‘Tillögur’. Forrit og gluggar eru dulkóðuð frá enda til enda: aðeins þú getur lesið tímalínuna þína, og Half5 getur það ekki. Fundir úr dagatalinu eru líka aðeins sýnilegir þér. Half5 tekur ekki upp símtöl; þau skráir þú sjálfur. Stofan sér aðeins þau tímaskráningar sem þú vistar.
Með ‘Samþykkja tíma fyrir reikningagerð’ virkt, eru aðeins samþykktir tímar rukkaðir og annar samþykkjandi samþykkir þínar færslur. Þá notar þú ‘Búa til drög að reikningi úr skýrslu’ og flytur skýrsluna út í CSV, Excel eða PDF sem yfirlit.
Algengar spurningar
Verð ég að skrá tíma í sex mínútna einingum?
Nei, það er algeng venja, ekki regla. Skráðu raunverulegan tíma og námundaðu samkvæmt samkomulagi stofunnar eða viðskiptavinar.
Hvernig skrái ég stutt símtal?
Strax eftir símtalið, á rétt mál, með lýsingu eins og ‘símtal um sáttatillögu’. Ef þú bíður fram á vikulok gleymast flest stutt samskipti.
Hvað ef ég vinn í nokkrum málum fyrir sama viðskiptavin á sama tíma?
Skiptu tímanum eftir málum. Ef það gengur ekki, veldu málið sem mest var unnið í og nefndu hitt í lýsingunni.
Getur stofan mín séð allt sem ég vinn við yfir daginn?
Ekki í Half5. Stofan sér aðeins þá tíma sem þú skráir: viðskiptavin, mál, verkþátt, lengd og lýsingu. Tímalínan með forritum og skjölum er aðeins á þínum tækjum og dulkóðuð frá enda til enda; fundir úr dagatali eru aðeins sýnilegir þér. Stjórnandi eða Half5 getur ekki opnað þetta.
Hvernig skrái ég mál með föstu gjaldi?
Skráðu tímana á órukkanlegan verkþátt. Þeir birtast ekki á reikningi, en þú sérð hvort gjaldið samsvarar vinnunni.
