Perché tanti avvocati perdono ore non registrate?
L’udienza è in agenda. La chiamata dopo, l’email della controparte e la lettura serale di una bozza no. Il lavoro sta nelle piccole cose, e sono proprio quelle che si annotano meno.
In più, passi da una pratica all’altra tutto il giorno. Una domanda procedurale veloce da un cliente, una clausola da controllare per un altro. ‘Solo un attimo’ diventa mezz’ora, e il giorno dopo non ricordi più a quale pratica apparteneva.
Dieci minuti non registrati al giorno, per circa 200 giorni lavorativi, sono oltre 33 ore di lavoro svolto che non finiranno mai in fattura.
Come strutturare clienti, pratiche e attività?
La base è una pratica per ogni caso sotto ciascun cliente. Inserisci il numero della pratica nel nome, così su fattura e report è subito chiaro di cosa si tratta. Le consulenze continuative per un cliente abituale possono stare in una pratica ‘Consulenza generale’.
Usa le attività per il tipo di lavoro. Servono anche a distinguere tra attività fatturabili e non, come formazione interna, sviluppo commerciale o pratiche a forfait.
| Livello | Esempio | Utilizzo |
|---|---|---|
| Cliente | Jansen Logistics Srl | Fattura e riepilogo per cliente |
| Pratica (progetto) | 2026-0142 Jansen / controversia locazione | Ore e budget per caso |
| Attività | Corrispondenza, Redazione, Udienza, Riunione, Interno | Tariffa e fatturabile o meno |
Fatturazione a unità: come gestirla?
Molti studi fatturano a unità. Sei minuti (un decimo d’ora) è una convenzione diffusa, ma è un accordo interno o col cliente, non uno standard fisso. L’importante è che tutti in studio seguano la stessa regola.
Registra il tempo reale e arrotonda solo secondo quell’accordo. Così i dati restano trasparenti e puoi sempre spiegare come si arriva a un importo. Arrotondare per attività o per giornata dà risultati diversi; scegli e inseriscilo nell’incarico.
| Tempo reale | Unità da 6 minuti (arrotondato in eccesso) | Ore |
|---|---|---|
| 4 minuti | 1 | 0.1 |
| 14 minuti | 3 | 0.3 |
| 50 minuti | 9 | 0.9 |
Cosa inserire nel dettaglio parcella?
Il cliente vuole capire cosa sta pagando. Un dettaglio con data, orario e descrizione chiara per ogni voce evita quasi tutte le domande. I dati richiesti dipendono dalle regole dell’ordine e dagli accordi col cliente.
Scrivi quindi le descrizioni già pensando al cliente. Non ‘tel.’ o ‘varie’, ma ‘chiamata su scadenza memoria difensiva’.
- Data dell’attività.
- Orario o numero di unità.
- Descrizione comprensibile dal cliente, senza sigle interne.
- Professionista, se più avvocati lavorano sulla pratica.
- Tariffa per professionista o attività, se diverse.
Riservatezza: chi vede cosa?
Gli avvocati gestiscono dati riservati, anche all’interno dello studio. Vale anche per la rilevazione ore. Gli strumenti che registrano automaticamente il lavoro vedono titoli delle finestre, documenti e appuntamenti.
Verifica quindi dove restano questi dati. La soluzione più sicura tiene la traccia della giornata solo sul tuo dispositivo, e nulla sul cliente arriva allo studio finché non salvi una voce. Vale anche per gli assistenti AI; vedi Privacy e AI.
Non citare mai altri clienti o pratiche nella descrizione di una voce oraria. Il dettaglio va al cliente che paga.
A cos’altro fare attenzione?
Alcuni errori ricorrono in quasi tutti gli studi:
- Ricostruire a posteriori. A fine settimana ricordi l’udienza, non i tre contatti brevi intorno.
- Pratica sbagliata. Con clienti che hanno più casi, il tempo finisce facilmente sulla pratica errata. Controlla in fase di approvazione.
- Nascondere il non fatturabile. Registralo comunque, su un’attività non fatturabile. Altrimenti una pratica sembra più redditizia di quanto sia.
- Saltare l’approvazione. Un secondo controllo prima della fattura intercetta errori che altrimenti vede il cliente. Vedi Approvazione ore.
Ecco come funziona Half5
In Half5 una pratica è un progetto sotto il cliente, con tariffa oraria e, se vuoi, un budget in ore. Le attività sono ‘Fatturabile’ o ‘Non fatturabile’ e possono avere una tariffa propria. Half5 salva ore e minuti come li registri; la regola di arrotondamento in unità è una scelta da applicare con coerenza.
La timeline tiene traccia della giornata solo sul tuo dispositivo (programmi e finestre tramite l’app desktop, riunioni dal calendario Google o Outlook collegato) e prepara ‘Suggerimenti’. Programmi e finestre sono cifrati end-to-end: solo tu puoi leggere la timeline, nemmeno Half5 può. Anche le riunioni in calendario sono visibili solo a te. Half5 non registra le chiamate: quelle le inserisci tu. Lo studio vede solo le ore che salvi.
Con ‘Approva ore prima della fattura’ attivo, solo le ore approvate vengono fatturate, e un altro approvatore valida le tue voci. Poi usi ‘Crea bozze di fattura dal report’ ed esporti il report in CSV, Excel o PDF come dettaglio.
Domande frequenti
Devo registrare il tempo in unità da sei minuti?
No, è una convenzione diffusa, non un obbligo. Registra il tempo reale e arrotonda secondo l’accordo con lo studio o il cliente.
Come registro una chiamata breve?
Subito dopo la chiamata, sulla pratica giusta, con una descrizione tipo ‘chiamata su proposta di accordo’. Se aspetti fine settimana, la maggior parte dei contatti brevi si perde.
E se lavoro su più pratiche per lo stesso cliente?
Dividi il tempo tra le pratiche. Se non è possibile, scegli quella dove hai lavorato di più e cita l’altra nella descrizione.
Lo studio può vedere tutto ciò su cui lavoro durante la giornata?
Non in Half5. Lo studio vede solo le ore che registri: cliente, pratica, attività, durata e descrizione. La timeline con programmi e documenti resta sui tuoi dispositivi ed è cifrata end-to-end; anche le riunioni in calendario sono visibili solo a te. Né un admin né Half5 possono accedere.
Come gestisco una pratica a forfait?
Registra le ore su un’attività non fatturabile. Non compariranno in fattura, ma puoi verificare se il compenso copre il lavoro.
