Dlaczego prawnicy tracą tyle czasu z ewidencji?
Rozprawa jest w kalendarzu. Telefon po niej, mail od strony przeciwnej czy wieczorna lektura projektu – już nie. Praca to głównie drobiazgi, a te najrzadziej zapisujesz.
Do tego przez cały dzień przeskakujesz między sprawami. Szybkie pytanie proceduralne od jednego klienta, klauzula do sprawdzenia dla drugiego. ‘Tylko rzucę okiem’ zamienia się w pół godziny, a dzień później nie pamiętasz już, do której sprawy to należało.
Dziesięć niezanotowanych minut dziennie, przez około 200 dni pracy, to ponad 33 godziny pracy, które nigdy nie trafią na fakturę.
Jak uporządkować klientów, sprawy i czynności?
Podstawą jest jedna sprawa na każde postępowanie pod danym klientem. Numer sprawy wpisz w jej nazwie – wtedy od razu na fakturze i w raportach widać, o co chodzi. Stałe doradztwo dla regularnego klienta możesz prowadzić w osobnej sprawie ‘Doradztwo ogólne’.
Czynności wykorzystaj do rozróżnienia typu pracy. Pozwalają też oddzielić pracę rozliczaną od nierozliczanej, np. szkolenia, rozwój biznesu czy sprawy na stałą opłatę.
| Poziom | Przykład | Do czego służy |
|---|---|---|
| Klient | Jansen Logistics sp. z o.o. | Faktura i podsumowanie dla klienta |
| Sprawa (projekt) | 2026-0142 Jansen / spór o najem | Godziny i budżet na sprawę |
| Czynność | Korespondencja, Sporządzanie pism, Rozprawa, Spotkanie, Wewnętrzne | Stawka i rozliczalność |
Rozliczanie w jednostkach – jak to ustalić?
Wiele kancelarii rozlicza się w jednostkach. Sześć minut (jedna dziesiąta godziny) to częsty zwyczaj, ale to tylko ustalenie w firmie lub z klientem, nie sztywny standard. Ważne, by wszyscy stosowali tę samą zasadę.
Zapisuj rzeczywisty czas i zaokrąglaj tylko według ustaleń. Twoja ewidencja jest wtedy rzetelna i zawsze możesz wyjaśnić, skąd wzięła się kwota. Zaokrąglanie per zadanie lub per dzień daje różne wyniki – wybierz jedną opcję i wpisz ją do umowy z klientem.
| Rzeczywisty czas | Jednostki 6-minutowe (zaokrąglone w górę) | Godziny |
|---|---|---|
| 4 minuty | 1 | 0.1 |
| 14 minut | 3 | 0.3 |
| 50 minut | 9 | 0.9 |
Co powinno znaleźć się w specyfikacji honorarium?
Klient chce wiedzieć, za co płaci. Specyfikacja z datą, czasem i jasnym opisem przy każdej pozycji ogranicza pytania do minimum. Szczegóły wymagane na specyfikacji wynikają z zasad samorządu zawodowego i ustaleń z klientem.
Dlatego od początku pisz opisy z myślą o kliencie. Nie ‘tel.’ czy ‘prace różne’, tylko np. ‘telefon w sprawie terminu odpowiedzi na pozew’.
- Data wykonania czynności.
- Czas lub liczba jednostek.
- Opis zrozumiały dla klienta, bez skrótów wewnętrznych.
- Osoba rozliczająca (jeśli nad sprawą pracuje więcej niż jeden prawnik).
- Stawka za osobę lub czynność, jeśli są różne.
Poufność: kto co widzi?
Prawnicy pracują na poufnych danych – także we własnej kancelarii. Dotyczy to również ewidencji czasu. Narzędzia, które automatycznie śledzą Twoją pracę, widzą tytuły okien, dokumenty i spotkania.
Sprawdź więc, gdzie trafiają te dane. Najbezpieczniej, gdy ślad Twojego dnia zostaje tylko na Twoim urządzeniu, a żadne dane o kliencie nie trafiają do firmy, dopóki nie zapiszesz wpisu. To samo dotyczy asystentów AI – zobacz Prywatność i AI.
Nigdy nie wspominaj o innym kliencie czy sprawie w opisie wpisu czasu. Specyfikacja trafia do klienta, który płaci.
Na co jeszcze uważać?
Kilka pułapek powtarza się w każdej kancelarii:
- Odtwarzanie po fakcie. Pod koniec tygodnia pamiętasz rozprawę, ale nie trzy krótkie kontakty wokół niej.
- Zły wybór sprawy. Przy klientach z kilkoma sprawami czas łatwo wpada w niewłaściwą. Sprawdź to przy zatwierdzaniu.
- Ukrywanie pracy nierozliczanej. Zapisuj ją na czynności nierozliczanej. Inaczej sprawa wygląda na bardziej rentowną niż jest.
- Pomijanie zatwierdzania. Druga weryfikacja przed fakturą wyłapuje błędy, które inaczej zobaczy klient. Zobacz Zatwierdzanie godzin.
Jak to robi Half5
W Half5 sprawa to projekt pod klientem, z własną stawką godzinową i opcjonalnym budżetem godzin. Czynności są ‘Rozliczalne’ lub ‘Nierozliczalne’ i mogą mieć własną stawkę. Half5 zapisuje godziny i minuty dokładnie tak, jak je wprowadzasz; zasadę zaokrąglania w jednostkach ustalacie sami i stosujecie konsekwentnie.
Oś czasu śledzi Twój dzień na Twoim urządzeniu (programy i okna przez aplikację desktopową, spotkania z podpiętego kalendarza Google lub Outlook) i przygotowuje ‘Sugestie’. Programy i okna są szyfrowane end-to-end: tylko Ty widzisz swoją oś czasu, Half5 nie ma do niej dostępu. Twoje spotkania z kalendarza też są widoczne tylko dla Ciebie. Half5 nie rejestruje połączeń telefonicznych – te wpisujesz samodzielnie. Firma widzi tylko zapisane przez Ciebie godziny.
Gdy włączysz ‘Zatwierdzaj godziny przed fakturą’, tylko zatwierdzone godziny trafiają na fakturę, a Twoje wpisy zatwierdza inna osoba. Potem używasz ‘Utwórz szkic faktury z raportu’ i eksportujesz raport do CSV, Excela lub PDF jako specyfikację.
Najczęstsze pytania
Czy muszę rejestrować czas w jednostkach sześciominutowych?
Nie, to tylko częsty zwyczaj, nie obowiązek. Zapisuj rzeczywisty czas i zaokrąglaj według ustaleń w kancelarii lub z klientem.
Jak zapisać krótki telefon?
Od razu po rozmowie, do właściwej sprawy, z opisem typu ‘telefon w sprawie propozycji ugody’. Odkładanie na koniec tygodnia sprawia, że większość krótkich kontaktów przepada.
Co jeśli pracuję równocześnie nad kilkoma sprawami jednego klienta?
Podziel czas na sprawy. Jeśli się nie da, wybierz tę, w której było najwięcej pracy, a drugą wspomnij w opisie.
Czy kancelaria widzi, nad czym pracuję przez cały dzień?
Nie w Half5. Kancelaria widzi tylko zarejestrowane przez Ciebie godziny: klienta, sprawę, czynność, czas i opis. Oś czasu z programami i dokumentami zostaje na Twoich urządzeniach i jest szyfrowana end-to-end; spotkania z kalendarza widzisz tylko Ty. Ani admin, ani Half5 nie mają do nich dostępu.
Jak rozliczyć sprawę na stałą opłatę?
Zapisuj godziny na czynności nierozliczalnej. Nie pojawią się na fakturze, ale zobaczysz, czy wynagrodzenie odpowiada pracy.
