Miksi lakimieheltä jää niin paljon tunteja kirjaamatta?
Oikeudenkäynti on kalenterissa. Sitä seuraava puhelu, vastapuolen sähköposti ja illalla tehty luonnoksen läpikäynti eivät ole. Työ koostuu pienistä asioista – ja juuri ne jäävät useimmiten kirjaamatta.
Lisäksi vaihdat toimeksiannosta toiseen pitkin päivää. Yhdeltä asiakkaalta nopea prosessikysymys, toiselle pykälän tarkistus. 'Pikainen vilkaisu' venyy puoleen tuntiin, ja seuraavana päivänä et enää muista, mihin toimeksiantoon se liittyi.
Kymmenen kirjaamatonta minuuttia päivässä, noin 200 työpäivänä, on yli 33 tuntia tehtyä työtä, joka ei koskaan näy laskulla.
Miten rakennat asiakkaat, toimeksiannot ja työtyypit?
Perusmalli on yksi toimeksianto per tapaus asiakkaan alle. Laita toimeksiannon numero sen nimeen, niin laskulla ja raporteissa näkee heti, mistä on kyse. Jatkuva yleisneuvonta vakiolle asiakkaalle kannattaa kirjata omaan 'Yleisneuvonta'-toimeksiantoon.
Käytä työtyyppejä työn lajin mukaan. Niillä erotat myös laskutettavan ja ei-laskutettavan työn, kuten koulutukset, liiketoiminnan kehityksen tai kiinteähintaiset toimeksiannot.
| Taso | Esimerkki | Käyttötarkoitus |
|---|---|---|
| Asiakas | Jansen Logistics Oy | Laskutus ja seuranta asiakaskohtaisesti |
| Toimeksianto (projekti) | 2026-0142 Jansen / vuokriin liittyvä riita | Tunnit ja budjetti tapauskohtaisesti |
| Työtyyppi | Kirjeenvaihto, Luonnostelu, Oikeudenkäynti, Palaveri, Sisäinen | Hinta ja laskutettavuus |
Laskutus yksiköissä – miten se kannattaa hoitaa?
Moni toimisto laskuttaa yksiköissä. Kuusi minuuttia (kymmenesosa tunnista) on yleinen käytäntö, mutta kyse on sopimuksesta toimiston tai asiakkaan kanssa, ei vakiosta. Tärkeintä on, että kaikki noudattavat samaa sääntöä.
Kirjaa todellinen aika ja pyöristä vain sovitun säännön mukaan. Näin omat tiedot pysyvät rehellisinä ja voit aina perustella laskun. Pyöristys tehtävä- vai päiväkohtaisesti antaa eri tuloksen – valitse yksi ja mainitse se toimeksiantosopimuksessa.
| Todellinen aika | 6 min yksiköt (ylöspäin) | Tunnit |
|---|---|---|
| 4 minuuttia | 1 | 0,1 |
| 14 minuuttia | 3 | 0,3 |
| 50 minuuttia | 9 | 0,9 |
Mitä laskuerittelyyn kuuluu?
Asiakas haluaa tietää, mistä maksaa. Erittely, jossa on päivämäärä, aika ja selkeä kuvaus rivikohtaisesti, ehkäisee useimmat kysymykset. Mitä tietoja vaaditaan, määräytyy oman alan ohjeiden ja asiakkaan kanssa sovitun mukaan.
Kirjoita siis kuvaukset alusta asti asiakkaalle. Ei 'puh.' tai 'sekalaista', vaan esimerkiksi 'puhelu vastauskirjelmän määräajasta'.
- Työn päivämäärä.
- Aika tai yksikkömäärä.
- Kuvaus, jonka asiakas ymmärtää – ei sisäistä lyhennettä.
- Tekijä, jos toimeksiannossa on useampi lakimies.
- Hinta tekijän tai työtyypin mukaan, jos ne vaihtelevat.
Luottamuksellisuus – kuka näkee mitäkin?
Lakimies käsittelee luottamuksellista tietoa – myös omassa toimistossa. Tämä koskee myös aikakirjanpitoa. Työkalut, jotka seuraavat automaattisesti työskentelyäsi, näkevät ikkunoiden nimet, dokumentit ja kalenterimerkinnät.
Tarkista siis, mihin tiedot tallentuvat. Turvallisin ratkaisu on, että päivän tapahtumat jäävät vain omalle laitteellesi, eikä asiakkaan tietoja siirry toimistolle ennen kuin tallennat merkinnän. Sama koskee tekoälyavustajia – katso Tietosuoja ja tekoäly.
Älä koskaan mainitse toista asiakasta tai toimeksiantoa tuntimerkinnän kuvauksessa. Erittely menee maksavalle asiakkaalle.
Mihin muuhun kannattaa kiinnittää huomiota?
Muutama sudenkuoppa toistuu lähes jokaisessa toimistossa:
- Jälkikäteen kirjaaminen. Viikon lopussa muistat istunnon, mutta et kolmea lyhyttä kontaktia sen ympärillä.
- Väärä toimeksianto. Asiakkailla, joilla on useita toimeksiantoja, tunnit menevät helposti väärään paikkaan. Tarkista tämä hyväksynnässä.
- Ei-laskutettavan työn piilottaminen. Kirjaa sekin, omalle ei-laskutettavalle työtyypille. Muuten toimeksianto näyttää kannattavammalta kuin onkaan.
- Hyväksynnän ohittaminen. Toinen silmäpari ennen laskutusta löytää virheet, jotka asiakas muuten huomaisi. Katso Tuntien hyväksyntä.
Näin Half5 toimii
Half5:ssa toimeksianto on projekti asiakkaan alla, omalla tuntihinnalla ja halutessa tuntibudjetilla. Työtyypit ovat 'Laskutettava' tai 'Ei-laskutettava', ja niille voi asettaa oman hinnan. Half5 tallentaa tunnit ja minuutit sellaisenaan; yksikköpyöristys on toimiston oma sääntö, jota noudatetaan johdonmukaisesti.
Aikajana seuraa päivääsi omalla laitteellasi (ohjelmat ja ikkunat työpöytäsovelluksella, kalenteritapaamiset Google- tai Outlook-kalenterista) ja ehdottaa 'Ehdotuksia'. Ohjelmat ja ikkunat ovat päästä päähän salattuja: vain sinä näet oman aikajanasi, eikä Half5 pääse siihen käsiksi. Kalenteritapaamiset näkyvät vain sinulle. Puheluita Half5 ei tallenna – kirjaat ne itse. Toimisto näkee vain tallentamasi tunnit.
Kun 'Hyväksy tunnit ennen laskutusta' on päällä, vain hyväksytyt tunnit laskutetaan, ja toinen hyväksyjä tarkistaa omat merkintäsi. Sen jälkeen käytät 'Luo laskuluonnos raportista' -toimintoa ja viet raportin CSV-, Excel- tai PDF-muodossa erittelyksi.
Usein kysytyt kysymykset
Pitääkö tuntini kirjata kuuden minuutin yksiköissä?
Ei tarvitse – se on yleinen käytäntö, ei sääntö. Kirjaa todellinen aika ja pyöristä toimiston tai asiakkaan sopimuksen mukaan.
Miten kirjaan lyhyen puhelun?
Heti puhelun jälkeen, oikealle toimeksiannolle, kuvauksella kuten 'puhelu sovintoesityksestä'. Jos odotat viikon loppuun, suurin osa lyhyistä kontakteista unohtuu.
Miten toimin, jos työskentelen usean toimeksiannon parissa samalle asiakkaalle?
Jaa aika toimeksiannoittain. Jos se ei onnistu, kirjaa se toimeksiantoon, jossa työ oli eniten, ja mainitse toinen kuvauskentässä.
Näkeekö toimisto, mitä teen koko päivän?
Ei Half5:ssa. Toimisto näkee vain rekisteröimäsi tunnit: asiakas, toimeksianto, työtyyppi, kesto ja kuvaus. Aikajana ohjelmineen ja dokumentteineen pysyy omilla laitteillasi ja on päästä päähän salattu; kalenteritapaamiset näkyvät vain sinulle. Ylläpitäjä tai Half5 ei pääse niihin käsiksi.
Miten kirjaan kiinteähintaisen toimeksiannon?
Kirjaa tunnit ei-laskutettavalle työtyypille. Ne eivät näy laskulla, mutta näet itse, vastaako palkkio tehtyä työtä.
