Pourquoi les avocats perdent-ils autant de temps dans leurs relevés ?
L'audience figure dans votre agenda. L'appel qui suit, l'e-mail du confrère adverse et la relecture d'un projet de conclusions le soir n'y figurent pas. Le travail est dans les petites choses, et ce sont celles qu'on note le moins.
En plus, vous passez d'un dossier à l'autre toute la journée. Une question de procédure d'un client, une clause à relire pour un autre. ‘Juste un coup d'œil’ devient une demi-heure, et le lendemain vous ne savez plus à quel dossier cela se rattachait.
Un appel de dix minutes oublié par jour paraît anodin. Sur une année, cela représente un nombre réel d'heures travaillées mais jamais facturées.
Comment structurer clients, dossiers et activités ?
La base est un dossier par affaire pour chaque client. Mettez le numéro de dossier dans son nom, pour que la facture et les rapports indiquent tout de suite de quoi il s'agit. Le conseil courant pour un client régulier peut avoir son propre dossier ‘Conseil permanent’.
Utilisez les activités pour le type de travail. Elles séparent aussi le travail facturable du non facturable, comme la formation, le développement de clientèle ou un dossier convenu au forfait.
| Niveau | Exemple | À quoi ça sert |
|---|---|---|
| Client | Jansen Logistique SAS | Facture et vue par client |
| Dossier (projet) | 2026-0142 Jansen / litige bail | Heures et budget par affaire |
| Activité | Correspondance, Rédaction, Audience, Rendez-vous, Interne | Taux et facturable ou non |
Facturer par unités de temps : comment s'y prendre ?
Beaucoup de cabinets facturent par unités. Six minutes (un dixième d'heure) est une convention courante, mais c'est un accord interne au cabinet ou avec le client, pas une norme fixe. L'important est que tout le monde applique la même règle.
Saisissez le temps réel et n'arrondissez que selon cet accord. Votre relevé reste honnête, et vous pouvez toujours expliquer comment un montant a été obtenu. Arrondir par diligence ou par jour ne donne pas le même résultat ; choisissez l'un des deux et inscrivez-le dans la convention d'honoraires.
| Temps réel | Unités de 6 min (arrondi supérieur) | Heures |
|---|---|---|
| 4 minutes | 1 | 0,1 |
| 14 minutes | 3 | 0,3 |
| 50 minutes | 9 | 0,9 |
Que mettre dans le détail des diligences ?
Les clients veulent comprendre ce qu'ils paient. Un détail avec, par ligne, la date, le temps et une description claire évite la plupart des questions. Les mentions requises découlent des règles de votre ordre professionnel sur la facturation des honoraires et de la convention passée avec le client.
Rédigez donc les descriptions dès le départ pour le client. Pas ‘tél.’ ou ‘diligences div.’, mais ‘entretien téléphonique sur le délai de conclusions’.
- Date des diligences.
- Temps ou nombre d'unités.
- Description compréhensible par le client, sans abréviations internes.
- Intervenant, si plusieurs avocats travaillent sur le dossier.
- Taux par intervenant ou activité, s'ils diffèrent.
Confidentialité : qui voit quoi ?
Un avocat manie des informations confidentielles, y compris au sein de son propre cabinet. Le suivi du temps est concerné. Les outils qui suivent automatiquement votre travail voient les titres de fenêtres, les documents et les rendez-vous.
Vérifiez donc où ces données restent. Le plus sûr est une organisation où la trace de votre journée reste sur votre propre appareil et où rien sur un client ne parvient au cabinet tant que vous n'enregistrez pas une saisie. Il en va de même pour les assistants IA ; voir Confidentialité et contexte IA.
Ne mentionnez jamais un autre client ou une autre affaire dans la description d'une saisie. Le détail est envoyé au client qui paie.
À quoi faut-il encore faire attention ?
Quelques pièges reviennent dans presque tous les cabinets :
- Reconstituer après coup. En fin de semaine, vous vous souvenez de l'audience, pas des trois contacts courts autour.
- Le mauvais dossier. Pour un client avec plusieurs affaires, le temps atterrit vite sur le mauvais dossier. Vérifiez-le lors de la validation.
- Cacher le travail non facturable. Saisissez-le quand même, sur une activité non facturable. Sinon un dossier paraît plus rentable qu'il ne l'est.
- Sauter la validation. Un second regard avant la facture repère les erreurs que le client trouverait sinon. Voir Valider les heures.
Comment Half5 s'y prend
Dans Half5, un dossier est un projet rattaché au client, avec son propre taux horaire et, si vous le souhaitez, un budget en heures. Les activités sont facturables ou non facturables et peuvent avoir leur propre taux. Half5 enregistre les heures et minutes telles que vous les saisissez ; la règle d'arrondi par unités, c'est à vous de la convenir et de l'appliquer de façon constante.
La chronologie garde la trace de votre journée sur votre propre appareil (programmes et fenêtres via l'application de bureau, rendez-vous de votre agenda Google ou Outlook connecté) et prépare des suggestions. Elle est chiffrée de bout en bout : vous seul pouvez la lire, pas Half5. Le cabinet ne voit que ce que vous saisissez volontairement.
Si la validation avant facturation est activée, seules les heures validées sont facturées, et vos propres saisies sont validées par quelqu'un d'autre. Vous créez ensuite des brouillons de facture à partir du rapport, et exportez le rapport en CSV, Excel ou PDF comme détail des diligences.
Questions fréquentes
Dois-je saisir mon temps par unités de six minutes ?
Non, c'est une convention courante, pas une règle. Saisissez le temps réel et arrondissez selon l'accord de votre cabinet ou avec le client.
Comment noter un appel court ?
Juste après l'appel, sur le bon dossier, avec une description comme ‘entretien téléphonique sur la proposition transactionnelle’. Attendre la fin de semaine fait perdre la plupart des contacts courts.
Et si je travaille sur plusieurs dossiers d'un même client à la fois ?
Répartissez le temps par dossier. Si ce n'est pas possible, choisissez le dossier qui a reçu l'essentiel du travail et mentionnez l'autre dans la description.
Mon cabinet peut-il voir sur quoi je travaille toute la journée ?
Cela dépend du système. Choisissez une organisation où seules les heures saisies sont partagées et où la trace de votre journée reste chez vous.
Comment gérer un dossier au forfait ?
Saisissez les heures sur une activité non facturable. Elles n'apparaissent pas sur la facture, mais vous voyez si le forfait correspond au travail.
