¿Por qué se pierden tantas horas en los registros de los abogados?
La vista está en tu calendario. La llamada después, el correo de la parte contraria y la revisión nocturna de un borrador, no. El trabajo está en los pequeños detalles, y esos son los que menos se apuntan.
Además, cambias de asunto todo el día. Una consulta rápida de un cliente, una cláusula que revisar para otro. ‘Solo un momento’ se convierte en media hora, y al día siguiente ya no recuerdas a qué asunto correspondía.
Diez minutos sin registrar al día, durante unos 200 días laborables, son más de 33 horas de trabajo que nunca llegan a facturarse.
¿Cómo organizar clientes, asuntos y actividades?
La base es un asunto por caso bajo cada cliente. Pon el número de asunto en el nombre, así en la factura y los informes se ve de inmediato de qué se trata. El asesoramiento general para un cliente habitual puede ir en su propio asunto ‘Asesoramiento general’.
Usa actividades para el tipo de trabajo. Así también separas lo facturable de lo no facturable, como sesiones internas, desarrollo de negocio o un asunto con tarifa cerrada.
| Nivel | Ejemplo | Para qué se usa |
|---|---|---|
| Cliente | Jansen Logistics Ltd | Factura y resumen por cliente |
| Asunto (proyecto) | 2026-0142 Jansen / disputa de arrendamiento | Horas y presupuesto por caso |
| Actividad | Correspondencia, Redacción, Vista, Reunión, Interno | Tarifa y si es facturable o no |
Facturación en unidades: ¿cómo gestionarla?
Muchos despachos facturan en unidades. Seis minutos (una décima de hora) es lo más habitual, pero es un acuerdo interno o con el cliente, no una norma fija. Lo importante es que todos en el despacho apliquen la misma regla.
Registra el tiempo real y redondea solo según ese acuerdo. Así tus registros son fieles y siempre puedes justificar el importe. Redondear por tarea o por día da resultados distintos; elige uno y ponlo en la carta de encargo.
| Tiempo real | Unidades de 6 minutos (redondeo al alza) | Horas |
|---|---|---|
| 4 minutos | 1 | 0.1 |
| 14 minutos | 3 | 0.3 |
| 50 minutos | 9 | 0.9 |
¿Qué debe incluir el desglose de honorarios?
El cliente quiere saber por qué paga. Un desglose con fecha, tiempo y una descripción clara por línea evita la mayoría de dudas. Los detalles obligatorios dependen de las normas de tu colegio profesional y de lo pactado con el cliente.
Así que escribe las descripciones pensando en el cliente desde el principio. No ‘telf.’ o ‘varios’, sino ‘llamada sobre plazo para contestación a la demanda’.
- Fecha del trabajo.
- Tiempo o número de unidades.
- Descripción que entienda el cliente, sin abreviaturas internas.
- Profesional, si hay más de un abogado en el asunto.
- Tarifa por profesional o actividad, si varía.
Confidencialidad: ¿quién ve qué?
Los abogados trabajan con información confidencial, también dentro del propio despacho. Eso incluye el registro de horas. Las herramientas que registran automáticamente lo que haces ven títulos de ventanas, documentos y citas.
Así que revisa dónde se guarda esa información. Lo más seguro es que el registro de tu día se quede solo en tu dispositivo, y que nada sobre un cliente llegue al despacho hasta que guardes la entrada. Lo mismo para los asistentes de IA; consulta Privacidad y contexto de IA.
Nunca menciones otro cliente o asunto en la descripción de una entrada de tiempo. El desglose va al cliente que paga.
¿En qué más debes fijarte?
Hay algunos errores que se repiten en casi todos los despachos:
- Reconstruir después. Al final de la semana recuerdas la vista, pero no los tres contactos breves alrededor.
- El asunto equivocado. Con clientes que tienen varios casos, es fácil registrar tiempo en el asunto incorrecto. Revísalo al aprobar.
- Ocultar trabajo no facturable. Regístralo igual, en una actividad no facturable. Si no, un asunto parece más rentable de lo que es.
- Saltar la aprobación. Una segunda revisión antes de facturar detecta errores que de otro modo vería el cliente. Consulta Aprobar horas.
Así lo hace Half5
En Half5, un asunto es un proyecto bajo el cliente, con su propia tarifa y presupuesto opcional en horas. Las actividades son ‘Facturable’ o ‘No facturable’ y pueden tener su propia tarifa. Half5 guarda las horas y minutos tal como los registras; la regla de redondeo en unidades es un acuerdo que aplicas siempre igual.
La línea de tiempo registra tu día en tu propio dispositivo (programas y ventanas con la app de escritorio, reuniones desde tu calendario de Google u Outlook conectado) y prepara ‘Sugerencias’. Los programas y ventanas están cifrados de extremo a extremo: solo tú puedes leer tu línea de tiempo, ni Half5 puede. Tus reuniones de calendario también solo las ves tú. Half5 no registra llamadas; esas las apuntas tú. El despacho solo ve las horas que guardas.
Con ‘Aprobar horas antes de facturar’ activado, solo se facturan las horas aprobadas, y otro aprobador revisa tus propias entradas. Luego usas ‘Crear borradores de factura desde informe’ y exportas el informe a CSV, Excel o PDF como desglose.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que registrar el tiempo en unidades de seis minutos?
No, es una convención habitual, no una norma. Registra el tiempo real y redondea según lo que acordéis en tu despacho o con el cliente.
¿Cómo registro una llamada breve?
Justo después de la llamada, en el asunto correcto, con una descripción como ‘llamada sobre propuesta de acuerdo’. Si esperas al final de la semana, la mayoría de contactos breves se pierden.
¿Y si trabajo en varios asuntos de un mismo cliente a la vez?
Divide el tiempo por asunto. Si no es posible, elige el asunto donde más trabajaste y menciona el otro en la descripción.
¿Puede mi despacho ver en qué trabajo todo el día?
No en Half5. El despacho solo ve las horas que registras: cliente, asunto, actividad, duración y descripción. La línea de tiempo con tus programas y documentos se queda en tus dispositivos y está cifrada de extremo a extremo; tus reuniones de calendario solo las ves tú. Ni un admin ni Half5 pueden acceder.
¿Cómo gestiono un asunto con tarifa cerrada?
Registra las horas en una actividad no facturable. No aparecen en la factura, pero puedes ver si la tarifa se ajusta al trabajo realizado.
