Quais os passos entre o registo de horas e a fatura?
Faturar a partir de horas segue uma ordem fixa. Saltar um passo pode levar a faturar de menos, de mais ou a duplicar horas.
- Defina o período, normalmente um mês civil, e peça a todos para o completar.
- Aprove ou valide as horas. Veja aprovação de registos.
- Por cliente, selecione as horas faturáveis desse período que ainda não foram faturadas.
- Transforme essas horas num rascunho de fatura, agrupado conforme acordado com o cliente.
- Verifique o rascunho: taxas, totais, descrições e detalhe.
- Envie a fatura e certifique-se de que as horas ficam marcadas como faturadas.
Como agrupar as horas na fatura e quanto detalhe dar?
Não existe uma regra fixa; depende do que o cliente pretende ver e do grau de confiança. Um cliente habitual, com trabalho recorrente, prefere normalmente uma linha por projeto. Um cliente novo, ou que precisa justificar custos internamente, pode exigir mais detalhe.
Uma solução equilibrada: na fatura, uma linha por projeto ou atividade com o número de horas e a taxa. O detalhe por registo segue em anexo.
| Nível de detalhe | Quando aplicar |
|---|---|
| Uma linha com o total | Cliente habitual, trabalho semelhante, confiança elevada |
| Por projeto | Vários projetos para o mesmo cliente |
| Por atividade | Trabalho com taxas diferentes, como consultoria e execução |
| Por registo | Cliente novo, discussão prevista ou a pedido do cliente |
Deve anexar o detalhe das horas?
Nem sempre é obrigatório, mas evita a maioria das dúvidas. O detalhe mostra data, colaborador, descrição e duração de cada registo. O cliente vê pelo que está a pagar e não precisa de explicações.
Atenção às descrições. Abreviaturas internas, nomes de ficheiros ou ‘diversos’ não devem constar num documento para o cliente. O que é uma boa descrição está em horas faturáveis.
Que horas não deve faturar?
Nem tudo o que é registado deve ir para a fatura. Filtre antes de faturar.
- Horas não faturáveis, como administração, vendas e reuniões internas.
- Férias e baixas médicas. Ficam no registo para processamento salarial, não para o cliente.
- Deslocações e tempo de viagem, salvo acordo diferente com o cliente, como valor fixo por deslocação ou tarifa reduzida.
- Horas já faturadas, mesmo que tenham sido editadas depois.
- Horas ainda não aprovadas, se usar aprovação.
Como evitar faturar horas duas vezes?
Atribua a cada registo um estado de faturação: faturado ou não. Defina esse estado ao criar a fatura, não manualmente depois. Na próxima fatura, selecione apenas horas sem esse estado.
Atenção a horas editadas após faturação, ou registadas tardiamente num mês já faturado. Ficam fora da seleção por período. Por isso, filtre por ‘ainda não faturadas’, não apenas por datas.
Se usar software de contabilidade, crie rascunhos de fatura e só envie após verificar. Apagar um rascunho é mais simples do que emitir uma nota de crédito.
Como funciona com orçamento, pré-pago ou mensalidade?
Com orçamento de horas, registe as horas no projeto e acompanhe o saldo. Avise o cliente antes de esgotar o orçamento, não depois. Só fature horas extra se isso estiver acordado.
Com mensalidade fixa ou avença, fature o valor acordado independentemente das horas. Continue a registar as horas: assim pode avaliar se o preço se mantém adequado ao trabalho.
Como a Half5 faz
Nos relatórios do Half5, "Criar rascunhos de fatura a partir do relatório" prepara rascunhos de fatura de uma só vez. Incluem apenas registos com atividade faturável (ou sem atividade) ainda não faturados. Com "Aprovar horas antes de faturar" ativo, apenas horas aprovadas. Deslocações e ausências nunca entram como linhas de fatura. Encargos de deslocação por cliente (valor fixo por deslocação, por km ou tempo de viagem) aparecem nos relatórios, mas são adicionados manualmente à fatura. Pode exportar o detalhe para CSV, Excel ou PDF; a coluna de estado mostra o que já foi faturado.
A fatura final é gerida no seu software de contabilidade, e as integrações variam. Moneybird recebe um rascunho de fatura, pode enviá-lo por email e sincroniza contactos e projetos. WeFact recebe um rascunho, envia por email, sincroniza devedores e pode criar notas de crédito e marcar faturas como pagas. Exact Online recebe um rascunho e sincroniza contas; a finalização e envio são feitos no próprio Exact. e-Boekhouden não recebe rascunhos: o Half5 só cria a fatura ao finalizar, e o envio é manual. Contactos e contas sincronizam.
Os projetos têm orçamento em horas, com indicação do saldo e aviso ao ultrapassar. Mensalidades fixas ou pacotes pré-pagos não são tipos de fatura no Half5; deve faturá-los no seu software de contabilidade.
Perguntas frequentes
Com que frequência devo faturar as horas registadas?
Mensalmente, no início do mês seguinte, é o mais comum. Em projetos grandes, faturar por marco ou quinzenalmente pode ajudar o fluxo de caixa.
Tenho de incluir todos os registos na fatura?
Não. Uma linha por projeto ou atividade costuma ser suficiente. Envie o detalhe por registo em anexo.
O que faço com horas que me esqueci de faturar?
Inclua-as numa fatura posterior, com descrição clara do período. Por isso, filtrar por ‘ainda não faturadas’ é mais seguro do que filtrar apenas por datas.
Posso incluir despesas de deslocação na mesma fatura?
Sim, se acordado com o cliente. Coloque numa linha separada para distinguir horas de despesas de deslocação.
E se o cliente contestar um registo?
Corrija a fatura com uma nota de crédito ou linha de correção e registe o acordo para o futuro. Uma descrição clara em cada registo evita a maioria dos conflitos.
