Qual a diferença entre horas faturáveis e não faturáveis?
Uma hora é faturável se a pode incluir numa fatura. Não depende do esforço, mas sim do que ficou acordado com o cliente. Uma ronda de design dentro do projeto é faturável; preparar um orçamento para o mesmo cliente, normalmente, não é.
As horas não faturáveis mantêm o negócio a funcionar, mas são pagas com a margem das horas faturáveis. Por isso é importante saber quantas são.
| Normalmente faturável | Normalmente não faturável |
|---|---|
| Trabalho de entrega dentro do projeto | Orçamentos e vendas |
| Reuniões com ou para o cliente | Administração e faturação própria |
| Pesquisa solicitada pelo cliente | Reuniões e formação internas |
| Tempo de deslocação, se acordado | Retrabalho devido a erros próprios |
Como se calcula a taxa de utilização faturável?
A fórmula é simples: horas faturáveis ÷ horas trabalhadas × 100%. Use as horas realmente trabalhadas, não as horas contratuais, ou uma semana com horas extra parece melhor do que foi. Exclua férias e baixas do cálculo.
Também é útil acompanhar a diferença entre horas faturáveis e horas efetivamente faturadas. Horas que eram faturáveis mas não foram cobradas, por exemplo porque o trabalho excedeu o previsto, são outro tipo de perda.
- Exemplo: trabalha 40 horas numa semana.
- 28 dessas horas são faturáveis, segundo os seus acordos.
- A sua taxa de utilização é 28 ÷ 40 × 100% = 70%.
- Acaba por faturar 25, porque descarta 3 horas de trabalho extra. Ou seja, 25 ÷ 28 ≈ 89% das horas faturáveis foram realmente faturadas.
Este é apenas um exemplo prático, não um valor de referência. O que é saudável depende do setor, da função e do tempo dedicado a vendas e gestão.
Onde se perdem horas faturáveis?
Raramente é nos grandes blocos de tempo. Um dia em obra ou uma tarde a programar são registados. A perda está nas pequenas tarefas entre eles, que já não se recorda ao fim da semana.
- Chamadas curtas. Dez minutos ao telefone com um cliente, três vezes por dia, é meia hora que desaparece.
- Email. Uma resposta detalhada ou rever um documento é trabalho para o cliente, mas não parece ‘trabalho de projeto’.
- Follow-up. Uma pequena alteração após entrega, uma dúvida sobre uma fatura, uma verificação rápida.
- Deslocações. Se ficou acordado que contam, também têm de ser registadas.
- Mudanças de contexto. Trabalho interrompido e retomado mais tarde muitas vezes só é registado uma vez.
Como definir preços: por atividade, projeto, cliente ou pessoa?
Muitos sistemas de registo de tempo usam uma hierarquia de preços: o preço mais específico prevalece. O preço definido para um tipo de trabalho sobrepõe-se ao do projeto, que por sua vez sobrepõe-se ao do cliente, e assim sucessivamente até ao preço padrão.
Assim, não tem de escolher um preço em cada registo. Define um valor padrão e só regista exceções: um cliente com desconto acordado, um projeto com preço fixo à hora ou trabalhos com preço próprio.
| Nível | Quando usar |
|---|---|
| Tipo de trabalho (atividade) | Trabalho com preço próprio, como consultoria vs. execução |
| Projeto | Orçamento com preço/hora acordado para esse projeto |
| Cliente | Acordo-quadro ou desconto para tudo o que faz para esse cliente |
| Pessoa | Colaboradores sénior e júnior com preços diferentes |
| Organização | Preço padrão quando não se aplica outro |
Como acordar com o cliente o que é faturável?
Deixe tudo por escrito antes de começar, no orçamento ou carta de compromisso. As disputas de fatura quase sempre resultam de trabalho que o cliente não sabia que seria cobrado.
Seja claro nos casos-limite. As deslocações contam? A que preço? Arredonda para quinze ou seis minutos? Discussões internas da equipa sobre o projeto são faturáveis? Cobra correções após entrega?
Descreva cada registo de forma que o cliente o possa ler. Assim, a especificação na fatura é a sua justificação. Saiba mais em Faturar a partir de horas.
Como a Half5 faz
No Half5, é a atividade que define se uma hora é faturável: cada atividade está marcada como "Faturável" ou "Não faturável". Um registo sem atividade conta como faturável. Projetos e clientes não têm opção própria de faturação, por isso para trabalho interno cria uma atividade não faturável, como ‘Administração’ ou ‘Comercial’.
Os preços são definidos por ordem: atividade → projeto → cliente → utilizador → organização. Uma atividade pode ter o seu próprio "Preço/hora", que sobrepõe o valor padrão. Um projeto mostra horas registadas, horas orçamentadas, orçamento utilizado e valor faturável. Os relatórios incluem uma vista de trabalho por faturar e uma análise de rentabilidade, comparando preços com custos.
Para o pequeno trabalho que se perde, a aplicação de desktop pode ajudar: a sua linha temporal mostra programas usados, eventos de calendário e ficheiros como "Sugestões" para registo. Programas e ficheiros são encriptados de ponta a ponta e os eventos de calendário só são visíveis para si: nem o gestor, nem administradores, nem o Half5 têm acesso. A sua organização só vê as horas que regista. Saiba mais em registo automático de tempo.
Perguntas frequentes
Qual é uma boa taxa de utilização faturável?
Não existe um padrão fixo. Depende do setor e da função: quem também vende ou gere terá naturalmente mais horas não faturáveis. Compare sobretudo com os seus próprios meses anteriores.
Férias e baixas contam para a utilização?
Normalmente não. Divide as horas faturáveis pelas horas trabalhadas, e as ausências não são horas trabalhadas. Defina um critério único na empresa, para não comparar realidades diferentes.
Devo registar horas não faturáveis?
Sim, se quiser saber quanto custa o seu tempo. Sem elas, não vê quanto da semana vai para administração ou vendas, nem consegue justificar devidamente o seu preço.
O tempo de deslocação é faturável?
Só se tiver sido acordado com o cliente. Muitas empresas cobram deslocações a um preço inferior ou valor fixo por viagem; inclua no orçamento desde o início.
Qual a diferença entre utilização e produtividade?
A utilização refere-se à percentagem de horas que pode cobrar. Produtividade é um conceito mais amplo. Saiba como medir sem vigilância em produtividade sem controlo.
