Mitkä vaiheet ovat tuntien ja laskun välissä?
Tuntien laskutus etenee aina tietyssä järjestyksessä. Jos joku vaihe jää väliin, voit laskuttaa liian vähän, liikaa tai kahteen kertaan.
- Valitse ajanjakso, yleensä kalenterikuukausi, ja varmista että kaikki ovat kirjanneet tuntinsa.
- Hyväksy tunnit tai tarkista ne itse. Katso tuntien hyväksyntä.
- Valitse asiakkaan mukaan laskutettavat tunnit kyseiseltä ajanjaksolta, joita ei ole vielä laskutettu.
- Tee niistä laskuluonnos, ryhmiteltynä kuten asiakkaan kanssa on sovittu.
- Tarkista luonnos: hinnat, summat, kuvaukset ja erittely.
- Lähetä lasku ja varmista, että tunnit merkitään laskutetuiksi.
Miten ryhmittelet tunnit laskulla ja kuinka tarkka erittely tarvitaan?
Tähän ei ole yhtä oikeaa sääntöä – se riippuu siitä, mitä asiakas haluaa nähdä ja kuinka paljon luottamusta on. Vakiintunut asiakas ongoing-projektissa haluaa usein yhden rivin per projekti. Uusi asiakas tai sellainen, jonka pitää perustella kustannuksia sisäisesti, kaipaa tarkempaa erittelyä.
Käytännöllinen kompromissi: laskulla yksi rivi per projekti tai tehtävä, jossa näkyy tuntimäärä ja hinta. Yksittäiset kirjaukset liitteeksi erittelynä.
| Erittelyn taso | Milloin sopii |
|---|---|
| Yksi rivi, yhteissumma | Vakiintunut asiakas, sama työtyyppi, korkea luottamus |
| Projekteittain | Useita projekteja samalle asiakkaalle |
| Tehtävittäin | Eri hintaisia töitä, kuten konsultointi ja toteutus |
| Kirjauskohtaisesti | Uusi asiakas, odotettavissa keskustelua tai asiakas pyytää erittelyä |
Pitääkö tuntierittely liittää mukaan?
Aina ei ole pakko, mutta se ehkäisee useimmat kysymykset. Erittelyssä näkyy jokaisen kirjauksen päivämäärä, tekijä, kuvaus ja kesto. Asiakas näkee mistä maksaa, eikä sinun tarvitse selitellä.
Kiinnitä siis huomiota kuvauksiin. Sisäiset lyhenteet, tiedostonimet tai ”sekalaista” eivät kuulu asiakkaan dokumenttiin. Hyvästä kuvauksesta lisää kohdassa laskutettavat tunnit.
Mitä tunteja ei laskuteta?
Kaikki kirjatut tunnit eivät kuulu laskulle. Suodata ennen laskutusta.
- Ei-laskutettavat tunnit, kuten hallinto, myynti ja sisäiset palaverit.
- Lomat ja sairauspoissaolot. Ne ovat palkkahallinnon tietoja, eivät asiakkaalle.
- Matkat ja matkustusaika, ellei asiakkaan kanssa ole muuta sovittu, kuten kiinteä korvaus per matka tai alempi tuntihinta matkalle.
- Jo laskutetut tunnit, vaikka niitä olisi muokattu jälkikäteen.
- Hyväksymättömät tunnit, jos käytät hyväksyntää.
Miten vältät tuntien tuplalaskutuksen?
Anna jokaiselle kirjaukselle laskutusstatus: laskutettu tai ei. Status asetetaan laskun luonnin yhteydessä, ei jälkikäteen käsin. Seuraavaa laskua varten valitse vain tunnit, joilla ei ole laskutettu-status.
Varmista, ettei laskutuksen jälkeen muokattuja tai jälkikäteen kirjattuja tunteja jää pois – ne eivät osu enää samaan ajanjaksoon. Siksi suodata ’ei vielä laskutettu’, älä pelkän päivämäärän mukaan.
Jos käytät taloushallinnon ohjelmaa, tee ensin laskuluonnos ja lähetä vasta tarkistuksen jälkeen. Luonnoksen poistaminen on helpompaa kuin hyvityslaskun tekeminen.
Miten toimitaan budjetin, ennakkoon ostettujen tuntien tai kuukausimaksun kanssa?
Tuntibudjetissa kirjaat tunnit projektille ja seuraat, paljonko on jäljellä. Ilmoita asiakkaalle ennen kuin budjetti ylittyy, ei vasta jälkeenpäin. Laskuta ylimenevät tunnit vain, jos siitä on sovittu.
Kiinteässä kuukausihinnassa tai retainerissa laskutat sovitun summan riippumatta tuntimäärästä. Kirjaa tunnit silti: näin näet, vastaako hinta tehtyä työtä.
Näin Half5 toimii
Half5:n raporteissa ”Luo laskuluonnokset raportista” tekee laskuluonnokset kerralla. Mukaan tulevat vain laskutettavat (tai ilman tehtävää olevat) työaikakirjaukset, joita ei ole vielä laskutettu. Kun ”Hyväksy tunnit ennen laskutusta” on päällä, mukaan tulevat vain hyväksytyt tunnit. Matkat ja lomat eivät koskaan tule laskuriveiksi. Asiakaskohtaiset matkakorvaukset (kiinteä per matka, per km tai matkustusaika) näkyvät raporteissa, mutta lisäät ne laskulle itse. Erittelyn voi viedä CSV-, Excel- tai PDF-muodossa; laskutusstatus-sarake näyttää, mitkä on jo laskutettu.
Varsinainen lasku tehdään taloushallinnon ohjelmassa, ja integraatiot vaihtelevat. Moneybird saa laskuluonnoksen, voi lähettää sen sähköpostilla ja synkronoi yhteystiedot ja projektit. WeFact saa laskuluonnoksen, lähettää sähköpostilla, synkronoi asiakkaat ja voi tehdä hyvityslaskuja sekä merkitä laskuja maksetuiksi. Exact Online saa laskuluonnoksen ja synkronoi tilit; lasku viimeistellään ja lähetetään Exactissa. e-Boekhouden ei saa luonnosta: Half5 luo laskun sinne vasta, kun viimeistelet sen, ja lähetät sen itse. Yhteystiedot ja tilit synkronoituvat.
Projekteilla on tuntibudjetti, joka näyttää käytetyn budjetin ja varoittaa ylityksestä. Kiinteä kuukausihinta tai ennakkoon ostettu tuntipaketti ei ole laskutyyppi Half5:ssa; laskutat ne taloushallinnon ohjelmassa.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka usein laskutat tunneista?
Kuukausittain, seuraavan kuun alussa, on yleistä. Isoissa projekteissa laskutus etapin mukaan tai kahden viikon välein auttaa kassavirtaa.
Pitääkö jokainen kirjaus olla laskulla?
Ei. Yksi rivi per projekti tai tehtävä riittää usein laskulle. Lähetä kirjauksittainen erittely liitteenä.
Mitä teen unohtuneille tunneille?
Lisää ne seuraavaan laskuun ja kerro selkeästi, miltä ajalta ne ovat. Siksi ’ei vielä laskutettu’ -suodatus toimii paremmin kuin pelkkä päivämäärä.
Voinko laittaa matkakulut samalle laskulle?
Kyllä, jos siitä on sovittu asiakkaan kanssa. Laita ne omalle rivilleen, jotta asiakas erottaa tunnit ja matkakulut.
Mitä jos asiakas kiistää kirjauksen?
Korjaa lasku hyvityksellä tai korjausrivillä ja kirjaa sovittu käytäntö seuraavaa kertaa varten. Selkeä kuvaus jokaisessa kirjauksessa ehkäisee useimmat kiistat.
