Mikä ero on laskutettavalla ja ei-laskutettavalla tunnilla?
Tunti on laskutettava, jos voit laittaa sen laskulle. Se ei riipu siitä, kuinka paljon näit vaivaa, vaan siitä, mitä sovit asiakkaan kanssa. Esimerkiksi suunnittelukierros sovitun toimeksiannon sisällä on laskutettava; tarjouksen tekeminen samalle asiakkaalle ei yleensä ole.
Ei-laskutettavat tunnit pitävät yrityksesi pyörimässä, mutta ne maksetaan laskutettavien tuntien katteesta. Siksi niiden määrä kannattaa tietää.
| Yleensä laskutettava | Yleensä ei-laskutettava |
|---|---|
| Toimeksiannon mukainen työ | Tarjoukset ja myynti |
| Palaverit asiakkaan kanssa tai hänen puolestaan | Oma hallinto ja laskutus |
| Asiakkaan pyytämä selvitystyö | Sisäiset palaverit ja koulutus |
| Matka-aika, jos siitä on sovittu | Virheiden korjaus omasta syystä |
Miten lasket laskutettavan käyttöasteen?
Kaava on yksinkertainen: laskutettavat tunnit ÷ tehdyt tunnit × 100 %. Käytä toteutuneita tunteja, älä sopimustunteja – muuten ylityöviikko näyttää paremmalta kuin oli. Jätä lomat ja sairauspoissaolot pois laskuista.
Kannattaa myös seurata eroa laskutettavien ja oikeasti laskutettujen tuntien välillä. Tunnit, jotka olivat laskutettavia mutta joita et veloittanut – esimerkiksi jos projekti venyi – ovat oma vuotokohtansa.
- Esimerkki: teet viikossa 40 tuntia töitä.
- Näistä 28 on sopimuksen mukaan laskutettavia.
- Käyttöasteesi on 28 ÷ 40 × 100 % = 70 %.
- Laskutat lopulta 25, koska kuittaat 3 tuntia ylimääräistä työtä pois. Eli 25 ÷ 28 ≈ 89 % laskutettavista tunneista tuli oikeasti laskutettua.
Tämä on laskuesimerkki, ei tavoitetaso. Sopiva osuus riippuu alasta, roolista ja siitä, kuinka paljon aikaa menee myyntiin ja johtamiseen.
Mihin laskutettava aika katoaa?
Harvoin isoihin kokonaisuuksiin. Päivä työmaalla tai iltapäivä koodaten tulee kyllä kirjattua. Aika katoaa pieniin töihin välissä, joita et enää viikon lopussa muista.
- Lyhyet puhelut. Kymmenen minuuttia asiakkaan kanssa kolme kertaa päivässä on puoli tuntia, joka jää kirjaamatta.
- Sähköposti. Yksityiskohtainen vastaus tai dokumentin tarkistus on työtä asiakkaalle, mutta ei tunnu ”projektityöltä”.
- Jälkityöt. Pieni muutos toimituksen jälkeen, kysymys laskusta, nopea tarkistus.
- Matkat. Jos matka-aika on sovittu laskutettavaksi, se pitää myös kirjata.
- Työn katkaisut. Työ, jonka keskeytät ja jatkat myöhemmin, tulee usein kirjattua vain kerran.
Miten hinnoittelet: työn, projektin, asiakkaan vai henkilön mukaan?
Monessa tuntikirjanpidossa käytetään hintojen järjestystä: tarkin hinta voittaa. Työlajin hinta ohittaa projektin hinnan, joka ohittaa asiakkaan hinnan, ja niin edelleen oletushintaan asti.
Näin sinun ei tarvitse valita hintaa joka kirjaukselle. Asetat oletuksen ja kirjaat vain poikkeukset: asiakas, jolle on sovittu alennus, projekti kiinteällä tuntihinnalla tai työ, jolla on aina oma hintansa.
| Taso | Milloin käytetään |
|---|---|
| Työlaji (aktiviteetti) | Työ, jolla on oma hinta, kuten konsultointi vs. toteutus |
| Projekti | Tarjous, jossa on sovittu tuntihinta projektille |
| Asiakas | Puitesopimus tai alennus kaikelle asiakkaalle tehtävälle työlle |
| Henkilö | Eri hintatasot seniorille ja juniorille |
| Organisaatio | Yrityksen oletushinta, jos muuta ei ole asetettu |
Miten sovit asiakkaan kanssa, mikä on laskutettavaa?
Kirjaa sovitut asiat ylös ennen työn alkua, tarjoukseen tai toimeksiantokirjeeseen. Laskuriidat koskevat lähes aina työtä, jonka asiakas ei tiennyt kuuluvan laskulle.
Ole tarkka rajatapauksista. Laskutetaanko matka-aika ja millä hinnalla? Pyöristätkö 15 vai 6 minuuttiin? Onko tiimin sisäinen keskustelu asiakkaan projektista laskutettavaa? Laskutatko korjaukset toimituksen jälkeen?
Kirjoita joka kirjaukselle lyhyt kuvaus, jonka asiakas voisi lukea. Silloin laskun liitteenä oleva erittely toimii perusteluna. Lue lisää Tuntien laskutus.
Näin Half5 toimii
Half5:ssa aktiviteetti määrittää, onko tunti laskutettava: jokainen aktiviteetti on asetettu joko "Laskutettava" tai "Ei-laskutettava". Kirjaus ilman aktiviteettia lasketaan laskutettavaksi. Projekteilla ja asiakkailla ei ole omaa laskutettavuusvalintaa, joten sisäistä työtä varten luot ei-laskutettavan aktiviteetin, kuten ’Hallinto’ tai ’Myynti’.
Hinnat määräytyvät järjestyksessä aktiviteetti → projekti → asiakas → käyttäjä → organisaatio. Aktiviteetille voi asettaa oman "Tuntihinnan", joka ohittaa oletushinnan. Projektilla näkyvät kirjatut tunnit, budjetoidut tunnit, käytetty budjetti ja laskutettava summa. Raporteissa näet laskuttamattomat tunnit sekä kannattavuuden, jossa vertaillaan hintoja ja kustannuksia.
Pieniin töihin, jotka muuten unohtuvat, auttaa työpöytäsovellus: aikajanalla näet käyttämäsi ohjelmat, kalenterimerkinnät ja tiedostot "Ehdotuksina" kirjattavaksi. Ohjelmat ja tiedostot ovat päästä päähän salattuja, ja kalenterimerkinnät näkyvät vain sinulle: esimiehesi, ylläpitäjät eikä Half5 pääse niihin käsiksi. Organisaatiosi näkee vain itse kirjaamasi tunnit. Katso automaattinen tuntikirjaus.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on hyvä laskutettava käyttöaste?
Yhtä oikeaa tasoa ei ole. Se riippuu alasta ja roolista: jos teet myös myyntiä tai johtamista, ei-laskutettavia tunteja kertyy enemmän. Vertaa ennen kaikkea omiin aiempiin kuukausiisi.
Lasketko lomat ja sairauspoissaolot käyttöasteeseen?
Yleensä et. Laskutettavat tunnit jaetaan tehdyillä tunneilla, ja loma ei ole tehtyä työtä. Sopikaa yrityksessä yhteinen käytäntö, jotta vertailu on mielekästä.
Kannattaako ei-laskutettavat tunnit kirjata ollenkaan?
Kyllä, jos haluat tietää mihin aikasi kuluu. Ilman niitä et näe, paljonko viikosta menee hallintoon tai myyntiin, etkä voi perustella hinnoitteluasi kunnolla.
Onko matka-aika laskutettavaa?
Vain jos siitä on sovittu asiakkaan kanssa. Moni yritys laskuttaa matkat alemmalla hinnalla tai kiinteänä summana per matka; kirjaa se tarjoukseen etukäteen.
Miten käyttöaste eroaa tuottavuudesta?
Käyttöaste kertoo, kuinka suuri osa tunneistasi on laskutettavaa. Tuottavuus taas on laajempi käsite. Mittaamisesta ilman valvontaa lisää tuottavuus ilman seurantaa.
