Welke delen van de WBSO-administratie kun je automatiseren?
De saaie en foutgevoelige delen: onthouden wat je deed, en de gegevens netjes per dag en per project vastleggen. Juist daar gaat het in de praktijk mis, omdat mensen uren pas weken later invullen.
| Onderdeel | Automatisch? | Toelichting |
|---|---|---|
| Vastleggen wat er gebeurde | Ja | Commits, bestandswijzigingen, agenda, AI-sessies |
| Voorstel voor uren per dag | Ja | Als suggestie, op basis van wat er vastlag |
| Boeken door een AI-agent | Ja | Via MCP, als boeking die nog goedgekeurd moet worden |
| Bepalen of werk S&O is | Nee | Hangt af van het technische werk en de S&O-verklaring |
| Bevestigen van uren | Nee | Iemand die het werk kent, bevestigt de uren |
| Projectadministratie samenstellen | Deels | Bewijs bestaat al; kiezen en bundelen blijft handwerk |
| Mededeling S&O-realisatie | Nee | Jij meldt bij RVO, met de totalen uit je administratie |
Wat blijft mensenwerk?
De beslissing of iets S&O is. Een tool ziet dat een developer vier uur in een repository werkte, maar niet of dat onderzoek naar een nieuw algoritme was of routineonderhoud. Die keuze hoort bij iemand die het project en de S&O-verklaring kent.
Ook de uren zelf bevestig je. Automatisch vastgelegde activiteit zegt iets over wat er gebeurde, niet altijd over hoe lang iemand werkelijk aan S&O werkte. RVO vraagt geen uren op ziekte- of verlofdagen en een administratie die minstens elke 10 werkdagen is bijgewerkt; dat blijft jouw verantwoordelijkheid, ook als de voorstellen automatisch komen.
Automatiseren maakt bijhouden makkelijker, niet minder nodig. Wat er in je urenadministratie staat, moet je kunnen uitleggen.
Hoe zet je WBSO-uren op in Half5?
Half5 heeft geen aparte WBSO-module. De opzet hieronder gebruikt gewone onderdelen: een activiteit, projecten en rapporten.
- Maak een activiteit ‘WBSO’ (of ‘S&O’) en zet die onder ‘Facturatie’ op ‘Niet declareerbaar’. Een eigen ‘Uurtarief (€)’ is optioneel; Half5's eigen tip noemt dit: ‘Voeg activiteiten toe voor specifieke uurtarieven voor bijvoorbeeld WBSO of ondeclarabele uren’.
- Maak je eigen bedrijf aan als klant en maak daaronder één project per S&O-project, met dezelfde naam als in je S&O-verklaring.
- Installeer de desktop-app en kies onder ‘Git-mappen’ en ‘Mappen’ de repositories en mappen van je S&O-werk. Commits, bestandswijzigingen en ‘AI-sessies’ van Claude Code, Codex en Cursor verschijnen op je Tijdlijn.
- Boek S&O-werk vanuit de ‘Suggesties’ op de Tijdlijn op het S&O-project met activiteit ‘WBSO’, met een korte beschrijving.
- Koppel optioneel je AI-codeagent aan Half5 via MCP en laat hem werk boeken met
log_work, met activiteit ‘WBSO’ en het juiste project. - Zet ‘Uren goedkeuren vóór facturatie’ aan als je wilt dat een tweede persoon de uren bekijkt.
- Bekijk elke twee weken het rapport ‘Per medewerker’ of ‘Per project’, gefilterd op activiteit ‘WBSO’, en leg het naast ‘Afwezigheid’.
- Exporteer na elk kwartaal en aan het eind van het jaar met ‘Exporteer naar CSV’ of ‘Excel’ voor je administratie en de mededeling S&O-realisatie.
Wie ziet het automatisch vastgelegde bewijs?
Alleen de medewerker zelf. De Tijdlijn in Half5 is end-to-end versleuteld en wordt niet gedeeld met de organisatie; Half5 kan hem ook niet inzien. Een leidinggevende ziet alleen de uren die een medewerker bewust boekt.
Dat betekent ook dat de Tijdlijn geen projectadministratie voor RVO is. Wil je commits, pull requests of samenvattingen van AI-sessies als bewijs gebruiken, dan zet je die zelf in je projectdossier, bijvoorbeeld uit git of GitHub. Waarom die scheiding er is, lees je in Privacy en AI-context.
Hoe boekt een AI-agent WBSO-uren?
Een AI-codeagent zoals Claude Code, Codex of Cursor kan via de MCP-server van Half5 met log_work zelf werk boeken. Je vraagt bijvoorbeeld aan het eind van een sessie: ‘boek dit op het project Zoekalgoritme, activiteit WBSO’. Weet de agent de duur niet, dan vraagt Half5 terug hoe lang je eraan werkte, met een voorgestelde duur die jij bevestigt.
Die boeking staat op ‘Nog niet goedgekeurd’ en kun je aanpassen of verwijderen. Half5 vraagt agents geen bestandspaden of code mee te sturen; de beschrijving is één regel die ook een buitenstaander kan lezen. Meer in Uren registreren met AI en Automatisch uren registreren.
Zo doet Half5 het
Half5 legt vast wat er gebeurde (Tijdlijn), maakt daar ‘Suggesties’ van, laat AI-agents boeken via MCP en geeft rapporten per activiteit, project en medewerker die je naar CSV, Excel of PDF exporteert. De bovenstaande opzet werkt met die gewone onderdelen.
Half5 heeft vandaag geen WBSO- of S&O-export, geen RVO-formulier en geen controle op S&O-uren op verlofdagen. Het beoordeelt ook niet of werk S&O is. De export is een gewone urenexport met onder meer Datum, Medewerker, Project, Activiteit, Uren en Beschrijving.
Veelgestelde vragen
Accepteert RVO automatisch bijgehouden uren?
RVO schrijft niet voor hoe je uren vastlegt, wel wat erin moet: per dag, per project en per medewerker, minstens elke 10 werkdagen bijgewerkt. Hoe de uren tot stand kwamen, is minder belangrijk dan of ze kloppen en aansluiten op je projectadministratie.
Kan Half5 bepalen welk werk S&O is?
Nee. Half5 legt vast wat er gebeurde en doet voorstellen, maar jij kiest of werk op de activiteit ‘WBSO’ komt.
Ziet mijn werkgever mijn Tijdlijn?
Nee. De Tijdlijn is end-to-end versleuteld en niet gedeeld met je organisatie. Je werkgever ziet alleen de uren die je zelf boekt.
Heeft Half5 een WBSO-export voor RVO?
Niet vandaag. Je filtert het rapport op de activiteit ‘WBSO’ en exporteert naar CSV of Excel. Die cijfers gebruik je voor je administratie en de mededeling S&O-realisatie.
Kan een AI-agent mijn WBSO-uren zonder controle boeken?
Een agent kan boeken, maar de boeking staat op ‘Nog niet goedgekeurd’. Jij of een goedkeurder bekijkt haar nog, en je kunt haar aanpassen of verwijderen.
Bronnen
- RVO, S&O-administratie bijhouden · geraadpleegd op
- RVO, Realisatie melden · geraadpleegd op
