Welche Schritte liegen zwischen Stunden und Rechnung?
Abrechnung nach Stunden ist vor allem eine Frage der festen Reihenfolge. Wer Schritte überspringt, berechnet zu wenig, zu viel oder doppelt.
- Wähle den Zeitraum, meist einen Kalendermonat, und lass alle ihn vollständig erfassen.
- Gib die Stunden frei oder prüfe sie selbst. Siehe Stunden freigeben.
- Wähle pro Kunde die abrechenbaren, noch nicht abgerechneten Stunden aus diesem Zeitraum.
- Mach daraus einen Rechnungsentwurf, gruppiert wie mit dem Kunden vereinbart.
- Prüfe den Entwurf: Sätze, Summen, Beschreibungen und die Aufstellung.
- Verschick die Rechnung und sorge dafür, dass die Stunden als abgerechnet markiert sind.
Wie gruppierst du Stunden auf der Rechnung, und wie detailliert?
Eine feste Regel gibt es nicht; es hängt davon ab, was der Kunde sehen will und wie viel Vertrauen da ist. Ein Stammkunde mit laufendem Auftrag will oft eine Zeile pro Projekt. Ein neuer Kunde oder einer, der intern Rechenschaft ablegen muss, will mehr Detail.
Ein praktischer Mittelweg: auf der Rechnung selbst eine Zeile pro Projekt oder Tätigkeit mit Stundenzahl und Satz. Das Detail pro Eintrag kommt in eine Anlage.
| Detailgrad | Wann passend |
|---|---|
| Eine Zeile mit Summe | Stammkunde, gleiche Art von Arbeit, viel Vertrauen |
| Pro Projekt | Mehrere Projekte beim selben Kunden |
| Pro Tätigkeit | Arbeit zu unterschiedlichen Sätzen, etwa Beratung und Umsetzung |
| Pro Eintrag | Neuer Kunde, Diskussion erwartet, oder der Kunde verlangt es |
Solltest du eine Stundenaufstellung beilegen?
Nicht immer Pflicht, aber sie verhindert die meisten Rückfragen. Eine Aufstellung zeigt pro Eintrag Datum, Person, Beschreibung und Dauer. Der Kunde sieht, wofür er zahlt, und du musst nichts erklären.
Achte deshalb auf die Beschreibungen. Interne Kürzel, Dateinamen oder ‚Div.‘ gehören nicht in ein Dokument, das der Kunde liest. Was eine gute Beschreibung ausmacht, steht bei abrechenbaren Stunden.
Welche Stunden berechnest du nicht?
Nicht alles, was erfasst ist, gehört auf eine Rechnung. Filtere vor der Abrechnung.
- Nicht abrechenbare Stunden, etwa Verwaltung, Akquise und interne Besprechungen.
- Urlaub und Krankheit. Die stehen für die Lohnabrechnung in deiner Erfassung, nicht für den Kunden.
- Fahrten und Fahrzeit, außer du hast mit dem Kunden etwas anderes vereinbart, etwa eine Pauschale pro Fahrt oder Fahrzeit zu einem niedrigeren Satz.
- Bereits abgerechnete Stunden, auch wenn sie später geändert wurden.
- Noch nicht freigegebene Stunden, wenn du mit Freigabe arbeitest.
Wie vermeidest du, Stunden doppelt abzurechnen?
Gib jedem Eintrag einen Rechnungsstatus: abgerechnet oder nicht. Setz diesen Status, wenn die Rechnung erstellt wird, nicht später von Hand. Bei der nächsten Rechnung wählst du nur Stunden ohne diesen Status.
Vorsicht bei Stunden, die nach der Abrechnung geändert oder nachträglich in einen bereits abgerechneten Monat gebucht werden. Die fallen aus deiner Zeitraumauswahl. Filtere deshalb nach ‚noch nicht abgerechnet‘, nicht nur nach Datum.
Arbeitest du mit einer Buchhaltungssoftware, erstelle Entwürfe und verschick erst nach der Prüfung. Einen Entwurf zu löschen ist einfacher als eine Gutschrift.
Wie läuft es bei Budget, Stundenkontingent oder Monatspauschale?
Bei einem Stundenbudget erfasst du die Stunden ganz normal auf dem Projekt und behältst im Blick, wie viel übrig ist. Warne den Kunden, bevor das Budget aufgebraucht ist, nicht danach. Stunden über Budget berechnest du nur, wenn das vereinbart ist.
Bei einer festen Monatspauschale berechnest du den vereinbarten Betrag, unabhängig von den Stunden. Erfasse die Stunden trotzdem: So siehst du, ob der Preis noch zum Aufwand passt.
So macht es Half5
In den Berichten von Half5 legst du mit einer Aktion Rechnungsentwürfe für den ganzen Bericht an. Darin landen nur Arbeitseinträge mit abrechenbarer Tätigkeit (oder ohne Tätigkeit), die noch nicht abgerechnet sind. Ist die Freigabe vor der Rechnungsstellung aktiv, nur freigegebene Stunden. Fahrten und Abwesenheiten werden nie zu Rechnungspositionen. Fahrtkosten pro Kunde (Pauschale pro Fahrt, pro km oder Fahrzeit) siehst du in den Berichten, setzt sie aber selbst auf die Rechnung. Die Aufstellung exportierst du als CSV, Excel oder PDF; eine Spalte zeigt den Rechnungsstatus.
Die Rechnung selbst entsteht in deiner Buchhaltungssoftware. Half5 bietet dafür Buchhaltungs-Integrationen; was sie können, etwa Entwürfe anlegen, per E-Mail versenden oder Kontakte synchronisieren, unterscheidet sich je Programm.
Projekte haben ein Budget in Stunden, mit verbrauchtem Budget und einem Hinweis, wenn du darüber liegst. Eine Monatspauschale oder ein Stundenkontingent als eigener Rechnungstyp gibt es nicht; die rechnest du in deiner Buchhaltungssoftware ab.
Häufige Fragen
Wie oft solltest du nach Stunden abrechnen?
Die meisten Unternehmen rechnen monatlich ab, zu Beginn des Folgemonats. Bei großen Projekten kann eine Abrechnung pro Meilenstein oder alle zwei Wochen die Liquidität verbessern.
Muss jeder Eintrag auf die Rechnung?
Nein. Eine Zeile pro Projekt oder Tätigkeit reicht auf der Rechnung oft aus. Das Detail pro Eintrag schickst du als Aufstellung mit.
Was mache ich mit vergessenen Stunden?
Rechne sie mit einer späteren Rechnung ab und beschreibe den Zeitraum klar. Deshalb funktioniert ein Filter auf ‚noch nicht abgerechnet‘ besser als einer nur nach Datum.
Kann ich Fahrtkosten auf dieselbe Rechnung setzen?
Ja, wenn du das mit dem Kunden vereinbart hast. Setz sie in eine eigene Zeile, damit der Kunde Stunden und Fahrtkosten auseinanderhalten kann.
Was, wenn der Kunde einen Eintrag bestreitet?
Korrigiere die Rechnung mit einer Gutschrift oder Korrekturzeile und halte die Vereinbarung für das nächste Mal fest. Eine klare Beschreibung pro Eintrag verhindert die meisten Diskussionen.
