Was ist der Unterschied zwischen abrechenbar und nicht abrechenbar?
Eine Stunde ist abrechenbar, wenn sie auf eine Rechnung darf. Das hängt nicht davon ab, wie viel du gearbeitet hast, sondern davon, was du mit dem Kunden vereinbart hast. Eine Entwurfsrunde im Auftrag ist abrechenbar; ein Angebot für denselben Kunden meist nicht.
Nicht abrechenbare Stunden sind nicht wertlos. Sie halten dein Unternehmen am Laufen. Bezahlt werden sie aber aus der Marge deiner abrechenbaren Stunden, deshalb willst du wissen, wie viele es sind.
| Meist abrechenbar | Meist nicht abrechenbar |
|---|---|
| Umsetzung im Rahmen des Auftrags | Angebote und Akquise |
| Besprechungen mit oder für den Kunden | Eigene Buchhaltung und Rechnungsstellung |
| Recherche im Auftrag des Kunden | Interne Meetings und Weiterbildung |
| Fahrzeit, wenn vereinbart | Nacharbeit wegen eigener Fehler |
Wie berechnest du deine abrechenbare Auslastung?
Die Formel ist einfach: abrechenbare Stunden ÷ gearbeitete Stunden × 100 %. Nimm gearbeitete Stunden, nicht Vertragsstunden, sonst sieht eine Woche mit Überstunden besser aus, als sie war. Urlaub und Krankheit lässt du weg.
Hilfreich ist auch der Abstand zwischen abrechenbar und tatsächlich abgerechnet. Stunden, die abrechenbar gewesen wären, die du aber nicht berechnet hast, etwa weil ein Auftrag länger dauerte, sind ein eigener Verlust.
- Beispiel: Du arbeitest in einer Woche 40 Stunden.
- Davon sind laut Vereinbarung 28 Stunden abrechenbar.
- Deine Auslastung ist 28 ÷ 40 × 100 % = 70 %.
- Du stellst am Ende 25 Stunden in Rechnung, weil du 3 Stunden Mehraufwand nicht berechnest. Dann sind 25 ÷ 28 ≈ 89 % deiner abrechenbaren Stunden tatsächlich abgerechnet.
Das ist ein Rechenbeispiel, kein Richtwert. Was ein gesunder Anteil ist, hängt von deiner Branche, deiner Rolle und dem Aufwand für Akquise und Verwaltung ab.
Wo geht abrechenbare Zeit verloren?
Fast nie in den großen Blöcken. Einen Tag beim Kunden oder einen Nachmittag Programmieren schreibst du auf. Verloren geht die kleine Arbeit dazwischen, an die du dich am Ende der Woche nicht mehr erinnerst.
- Kurze Anrufe. Zehn Minuten mit einem Kunden, dreimal am Tag, sind eine halbe Stunde, die nirgends steht.
- E-Mails. Eine ausführliche Antwort oder das Gegenlesen eines Dokuments ist Arbeit für diesen Kunden, fühlt sich aber nicht wie Projektarbeit an.
- Nachbetreuung. Eine kleine Änderung nach der Abnahme, eine Rückfrage zur Rechnung, eine kurze Prüfung.
- Fahrzeit. Wenn vereinbart ist, dass Fahrzeit zählt, musst du sie auch erfassen.
- Unterbrechungen. Arbeit, die du unterbrichst und später fertig machst, wird oft nur einmal erfasst.
Wie legst du Stundensätze fest: pro Tätigkeit, Projekt, Kunde oder Person?
Die meisten Zeiterfassungen arbeiten mit einer Reihenfolge: Der spezifischste Satz gewinnt. Ein Satz für eine Art von Arbeit geht vor dem Projektsatz, der geht vor dem Kundensatz und so weiter bis zu deinem Standardsatz.
So musst du nicht bei jedem Eintrag einen Satz wählen. Du legst einen Standard fest und hältst nur Ausnahmen fest: einen Kunden mit vereinbartem Rabatt, ein Projekt mit festem Stundensatz oder Arbeit, die immer einen eigenen Preis hat.
| Ebene | Wann sinnvoll? |
|---|---|
| Art der Arbeit (Tätigkeit) | Arbeit mit eigenem Preis, etwa Beratung gegenüber Umsetzung |
| Projekt | Ein Angebot mit vereinbartem Stundensatz für dieses Projekt |
| Kunde | Rahmenvertrag oder Rabatt für alles, was du für ihn machst |
| Person | Senior und Junior mit unterschiedlichen Sätzen |
| Organisation | Dein Standardsatz, wenn nichts anderes gilt |
Wie vereinbarst du mit Kunden, was abrechenbar ist?
Halte es vor Beginn schriftlich fest, im Angebot oder in der Auftragsbestätigung. Streit über eine Rechnung dreht sich fast immer um Arbeit, von der der Kunde nicht wusste, dass sie zählt.
Sei bei den Grenzfällen konkret. Zählt Fahrzeit, und zu welchem Satz? Rundest du auf Viertelstunden oder sechs Minuten? Ist die interne Abstimmung zu seinem Projekt abrechenbar? Berechnest du Korrekturen nach der Abnahme?
Schreib zu jedem Eintrag eine kurze Beschreibung, die der Kunde lesen kann. Dann ist die Aufstellung zur Rechnung gleich die Begründung. Mehr dazu in Rechnung nach Stunden.
So macht es Half5
In Half5 entscheidet die Tätigkeit (Aktivität), ob eine Stunde abrechenbar ist: Jede Aktivität ist entweder abrechenbar oder nicht abrechenbar. Ein Eintrag ohne Aktivität zählt als abrechenbar. Projekte und Kunden haben keinen eigenen Schalter dafür; für interne Arbeit legst du also eine nicht abrechenbare Aktivität an, etwa ‚Verwaltung‘ oder ‚Akquise‘.
Der Stundensatz wird in der Reihenfolge Aktivität → Projekt → Kunde → Person → Organisation bestimmt. Eine Aktivität kann einen eigenen Stundensatz haben, der deinen Standardsatz überschreibt. Ein Projekt zeigt erfasste Stunden, Budgetstunden, verbrauchtes Budget und den abrechenbaren Betrag. In den Berichten gibt es eine Ansicht für noch abzurechnende Arbeit und eine für die Rentabilität.
Für die kleine Arbeit, die verloren geht, hilft die Desktop-App: Deine Timeline zeigt genutzte Programme, Kalendertermine und Dateien als Vorschläge zum Erfassen. Diese Timeline ist privat; deine Organisation sieht nur, was du selbst erfasst. Siehe automatische Zeiterfassung.
Häufige Fragen
Was ist eine gute abrechenbare Auslastung?
Einen festen Richtwert gibt es nicht. Es hängt von Branche und Rolle ab: Wer auch verkauft oder führt, hat automatisch mehr nicht abrechenbare Stunden. Vergleiche vor allem mit deinen eigenen Vormonaten.
Zählen Urlaub und Krankheit bei der Auslastung mit?
Meist nicht. Du teilst abrechenbare Stunden durch gearbeitete Stunden, und Urlaub ist keine Arbeitszeit. Legt im Unternehmen aber eine gemeinsame Definition fest, sonst vergleicht ihr Unterschiedliches.
Soll ich nicht abrechenbare Stunden überhaupt erfassen?
Ja, wenn du wissen willst, was deine Zeit kostet. Ohne sie siehst du nicht, wie viel deiner Woche in Verwaltung oder Akquise fließt, und kannst deinen Stundensatz schlecht begründen.
Ist Fahrzeit abrechenbar?
Nur, wenn du das mit dem Kunden vereinbart hast. Viele berechnen Fahrzeit zu einem niedrigeren Satz oder als Pauschale pro Fahrt; halte es vorab im Angebot fest.
Was ist der Unterschied zwischen Auslastung und Produktivität?
Die Auslastung beschreibt, welchen Anteil deiner Stunden du berechnen kannst. Produktivität wird oft weiter gefasst. Wie du sie misst, ohne Menschen zu kontrollieren, steht in Produktivität ohne Kontrolle.
