Hoeveel verlof heeft een medewerker?
Het wettelijk minimum is vier keer de overeengekomen arbeidsduur per week. Wie 40 uur per week werkt, bouwt dus minstens 160 uur op; wie 24 uur werkt 96 uur. Werkt iemand maar een deel van het jaar bij je, dan bouwt hij naar verhouding op.
Alles wat je daarbovenop geeft, via het contract of de cao, heet bovenwettelijk verlof. Voor die dagen gelden andere vervalregels, dus houd ze in je administratie apart.
| Uren per week | Minimaal verlof per jaar |
|---|---|
| 40 | 160 uur |
| 32 | 128 uur |
| 24 | 96 uur |
Wanneer vervalt verlof?
Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het einde van het jaar waarin ze zijn opgebouwd (art. 7:640a BW). Dagen uit 2026 vervallen op 1 juli 2027. Dat geldt niet als de medewerker redelijkerwijs niet in staat was ze op te nemen.
Bovenwettelijke dagen vervallen niet na zes maanden, maar verjaren pas vijf jaar na het jaar van opbouw (art. 7:642 BW).
Eindigt het dienstverband, dan geef je de medewerker een verklaring van het verlof dat nog over is (art. 7:641 lid 2 BW). Dat kan alleen als je saldo per medewerker klopt.
Laat medewerkers ruim voor 1 juli weten hoeveel wettelijke dagen van vorig jaar nog openstaan. Dan kunnen ze die nog opnemen.
Wat moet je registreren en hoe lang bewaren?
De Arbeidstijdenwet (art. 4:3) verplicht de werkgever tot ‘een deugdelijke registratie’ van arbeids- en rusttijden. Die registratie bewaar je minstens 52 weken (Arbeidstijdenbesluit art. 3.2:1). Een registratie van verlof en ziekte hoort daar logisch bij: het verklaart waarom iemand op een dag niet werkte.
Doe je mee aan de WBSO, dan is er nog een reden. RVO zegt: schrijf geen S&O-uren voor medewerkers die ziek zijn of verlof hebben, en kan je S&O-uren naast je verlof- en verzuimadministratie leggen. Meer daarover in WBSO-urenadministratie.
- Per medewerker de datum en de soort afwezigheid: vakantie, ziekte of bijzonder verlof.
- Of het een hele of halve dag is.
- Wie het verlof goedkeurde, en bij afwijzing waarom.
- Het saldo: opgebouwd, opgenomen en wat nog over is, wettelijk en bovenwettelijk apart.
Een werkbare route: aanvragen, goedkeuren, vastleggen
Verlof gaat het vaakst mis als het via losse berichten en een gedeelde agenda loopt. Een vaste route voorkomt dat dagen dubbel of helemaal niet worden afgeboekt.
- De medewerker vraagt het verlof aan, met datum, soort en hele of halve dag.
- De leidinggevende keurt goed of wijst af. Bij een afwijzing geeft hij een reden, zodat de medewerker weet wat er anders moet.
- Na goedkeuring staat de dag vast in de urenregistratie, met de juiste soort.
- Het saldo wordt bijgewerkt in de administratie waar je het bijhoudt, meestal je salaris- of HR-pakket.
Houd ziekte gescheiden van vakantie en bijzonder verlof. Een ziektedag die als vakantiedag is geboekt, maakt het saldo onjuist.
Ziek, vakantie of bijzonder verlof: wat is het verschil?
Vakantie is het verlof dat de medewerker opbouwt en zelf aanvraagt. Ziekte is geen verlof dat je plant: een medewerker meldt zich ziek. Bijzonder verlof is afwezigheid om een specifieke reden, volgens wat in het contract of de cao is afgesproken.
Leg ze als aparte soorten vast. Dan kun je per soort rapporteren en zie je bijvoorbeeld of het verzuim in een team oploopt, zonder dat het door vakantiedagen wordt vertroebeld.
Zo doet Half5 het
In Half5 registreert een medewerker afwezigheid als ‘Vakantie’, ‘Ziek’ of ‘Bijzonder’, voor een ‘Hele dag’ of ‘Halve dag’, met een ‘Notitie (optioneel)’. Aanvragen komen bij de goedkeurder binnen in het scherm voor uren goedkeuren, onder ‘Open aanvragen’. Wijst de goedkeurder af, dan vult hij een ‘Reden van afwijzen’ in die de medewerker ziet. Het rapport ‘Afwezigheid’ toont wie wanneer afwezig was, en in de export staat per regel de kolom ‘Verlof/verzuim’. Verlof wordt nooit een factuurregel.
Half5 houdt vandaag geen verlofsaldo bij: er is geen opbouw, geen resterend saldo en geen vervaldatum per medewerker. Houd het saldo daarom bij in je salaris- of HR-pakket en gebruik Half5 voor de aanvraag, de goedkeuring en de registratie van de dagen zelf.
Veelgestelde vragen
Wanneer vervallen vakantiedagen uit 2026?
Wettelijke vakantiedagen uit 2026 vervallen op 1 juli 2027, tenzij de medewerker redelijkerwijs niet in staat was ze op te nemen. Bovenwettelijke dagen verjaren pas na vijf jaar.
Hoeveel verlof krijgt iemand die 32 uur per week werkt?
Minstens vier keer de wekelijkse arbeidsduur, dus 128 uur per jaar. Wat contract of cao daarbovenop geeft, is bovenwettelijk verlof.
Moet ik bij uitdiensttreding iets over het verlof meegeven?
Ja. De werkgever geeft bij het einde van het dienstverband een verklaring van het verlof dat de medewerker nog tegoed heeft (art. 7:641 lid 2 BW).
Hoe lang moet ik de registratie van werktijden bewaren?
De registratie van arbeids- en rusttijden onder de Arbeidstijdenwet bewaar je minstens 52 weken.
Kan een medewerker op een verlofdag WBSO-uren schrijven?
Nee. RVO zegt dat je geen S&O-uren schrijft voor medewerkers die ziek zijn of verlof hebben, en kan dat naast je verlof- en verzuimadministratie leggen.
Houdt Half5 mijn verlofsaldo bij?
Nee, vandaag niet. Half5 legt de aanvraag, goedkeuring en de verlofdagen vast; het saldo houd je bij in je salaris- of HR-pakket.
Bronnen
- Burgerlijk Wetboek Boek 7, vakantie en verlof (art. 7:634, 7:640a, 7:641, 7:642) · geraadpleegd op
- Arbeidstijdenwet, art. 4:3 (registratie arbeids- en rusttijden) · geraadpleegd op
- RVO, S&O-administratie bijhouden (WBSO) · geraadpleegd op
