Wat moet er minimaal in je WBSO-urenadministratie staan?
RVO is daar kort over: maak in ieder geval onderscheid per dag, per project en per medewerker. Een regel ‘Jan, maart, project A, 64 uur’ is dus te grof. Een regel ‘Jan, dinsdag 10 maart, project A, 6 uur’ is de basis.
De projecten in je urenadministratie zijn de projecten uit je S&O-verklaring. Gebruik dezelfde namen, zodat iemand bij een controle zonder uitleg ziet welke uren bij welk aangevraagd project horen.
- Medewerker: wie het S&O-werk deed.
- Datum: de dag waarop het werk gebeurde.
- Project: het S&O-project zoals het in je aanvraag staat.
- Uren: de bestede tijd aan S&O op die dag.
- Korte omschrijving: niet verplicht per regel, wel handig om de koppeling met je projectdocumenten te maken.
Hoe ziet een week eruit?
Hieronder een voorbeeld van één week voor twee medewerkers. Let op de woensdag van Sara: ze had verlof, dus er staan geen S&O-uren. En Tom werkte op vrijdag niet aan S&O, dus ook daar staat niets.
| Medewerker | Datum | Project | Uren | Omschrijving |
|---|---|---|---|---|
| Sara de Vries | ma 9 mrt | Voorspelmodel voorraad | 6 | Testopzet voor seizoenspatronen, eerste meetrun |
| Sara de Vries | di 10 mrt | Voorspelmodel voorraad | 5,5 | Analyse afwijkingen meetrun, aanpassing features |
| Sara de Vries | wo 11 mrt | — | 0 | Verlof |
| Tom Bakker | ma 9 mrt | Sensorbehuizing v2 | 4 | Prototype 3 geprint, warmtetest opgezet |
| Tom Bakker | di 10 mrt | Sensorbehuizing v2 | 7 | Warmtetest uitgevoerd, condensatie bij 40 °C vastgelegd |
| Tom Bakker | do 12 mrt | Voorspelmodel voorraad | 3 | Koppeling sensordata aan model, eerste validatie |
Werk je met een eigen systeem, dan hoeft het er niet zo uit te zien. Het moet alleen dezelfde informatie per dag, project en medewerker kunnen laten zien.
Hoe vaak moet je de uren bijwerken?
RVO vraagt het aantal gerealiseerde S&O-uren minstens elke 10 werkdagen bij te werken in je eigen S&O-urenadministratie. Dat is een minimum. Wie dagelijks registreert, hoeft niet na twee weken te reconstrueren wat er op maandag gebeurde.
Een praktisch ritme: iedereen boekt aan het eind van de dag, en een vaste persoon controleert elke twee weken of er gaten zijn. Zo blijf je ruim binnen de termijn, ook als iemand een paar dagen vergeet.
- Boek S&O-uren op de dag zelf, per project.
- Controleer elke twee weken op ontbrekende dagen en op uren op verlof- of ziektedagen.
- Leg na elk kwartaal de uren naast de projectdocumenten van dat kwartaal.
Wat doe je met verlof en ziekte?
Schrijf geen S&O-uren voor medewerkers die ziek zijn of verlof hebben. RVO kan je urenadministratie naast je verzuim- en verlofregistratie leggen. Een S&O-dag op een dag waarop iemand ook als ziek staat geregistreerd, valt dan direct op.
Registreer verlof en ziekte daarom in hetzelfde systeem als je uren, of vergelijk ze minstens elke twee weken. Hoe je verlof bijhoudt, lees je in Verlof registreren.
Hoe koppel je uren aan de projectadministratie?
Naast de uren houd je een projectadministratie bij die het soort werk, de inhoud en de voortgang laat zien. Denk aan verslagen van overleg, rapporten, tekeningen, foto's van prototypes, testresultaten en berekeningen. Voor software zijn dat bijvoorbeeld ontwerpen, code en commits, en testrapporten.
Bundel de documenten per project en zet er een datum en de naam van de opsteller op. De projectadministratie moet klaar zijn binnen twee maanden na afloop van elk kalenderkwartaal, en je bewaart haar zeven jaar. Tussen uren en documenten moet een verband te zien zijn: als Tom op 10 maart zeven uur aan een warmtetest schreef, hoort er een testverslag van die datum bij.
Een korte omschrijving per regel is niet verplicht, maar maakt die koppeling veel makkelijker. Voorbeelden staan in WBSO-activiteiten omschrijven.
RVO's model urenstaat of je eigen systeem?
RVO biedt een Excel-bestand aan, het ‘Model urenstaat WBSO’. Dat werkt voor een klein team met één of twee projecten. Met meer mensen of projecten wordt bijhouden in losse spreadsheets foutgevoelig: bestanden raken zoek, formules breken en niemand ziet of de weken compleet zijn.
Je mag ook je eigen urenregistratie gebruiken. Die heeft het voordeel dat S&O-uren, gewone uren en verlof in één plek staan. Kies wat je team echt dagelijks bijhoudt.
Zo doet Half5 het
In Half5 heeft elke registratie een datum, een medewerker, een project en een activiteit, en verlof (‘Vakantie’, ‘Ziek’, ‘Bijzonder’) staat in hetzelfde systeem. Maak een activiteit ‘WBSO’ aan op ‘Niet declareerbaar’ en een project per S&O-project. Het rapport ‘Per medewerker’ of ‘Per project’, gefilterd op die activiteit, toont dan de S&O-uren; ‘Afwezigheid’ laat het verlof zien om naast elkaar te leggen.
Half5 blokkeert geen S&O-uren op verlofdagen en heeft geen WBSO-export of RVO-formulier. Je exporteert met ‘Exporteer naar CSV’ of ‘Excel’; de kolommen Datum, Medewerker, Project, Activiteit, Uren en Beschrijving zitten erin.
Veelgestelde vragen
Moet ik per uur opschrijven wat ik deed?
RVO eist geen omschrijving per uur in de urenadministratie; de inhoud van het werk hoort in de projectadministratie. Een korte omschrijving per dag maakt de koppeling tussen beide wel veel makkelijker.
Mag ik WBSO-uren achteraf invullen?
Je werkt de uren minstens elke 10 werkdagen bij. Uren pas aan het eind van het jaar invullen past daar niet bij en is bij een controle lastig te onderbouwen.
Moet de urenstaat getekend worden?
RVO's pagina over de S&O-administratie noemt geen handtekening. Wat telt is dat de uren per dag, project en medewerker kloppen en aansluiten op de projectdocumenten.
Wanneer moet de projectadministratie klaar zijn?
Binnen twee maanden na afloop van elk kalenderkwartaal. Voor het eerste kwartaal is dat dus uiterlijk eind mei.
Kan ik mijn gewone urenregistratie gebruiken voor de WBSO?
Ja, RVO staat een eigen systeem toe. Zorg dat je de S&O-uren apart kunt tonen per dag, per project en per medewerker, bijvoorbeeld met een aparte activiteit.
Bronnen
- RVO, S&O-administratie bijhouden · geraadpleegd op
- RVO, WBSO · geraadpleegd op
