Kuidas saab tunde arvestada?
Levinud on neli lähenemist ja enamasti kasutatakse neist kahte korraga. Erinevus pole niivõrd täpsuses, vaid selles, kui palju distsipliini need nõuavad ja mis juhtub, kui midagi ununeb.
- Paber, Excel või Google Sheets. Sisestate rea pärast iga ülesannet või päeva lõpus.
- Start-stop taimer. Vajutate alustamisel „Start” ja lõpetamisel „Stop”.
- Nädala rekonstrueerimine. Reedel täidate nädala ära kalendri, e-kirjade ja mälu järgi.
- Automaatne soovitus. Tarkvara salvestab tegevused, teie kinnitate. Loe lähemalt Automaatne tundide arvestus.
Ausad plussid ja miinused
Ükski meetod pole täiesti tasuta. Tabeli pidamine ei maksa midagi, kuid vajab iganädalast hoolt. Taimer on täpne vaid siis, kui te seda ei unusta. Rekonstrueerimine tundub kiire, kuid lühikesed tööd ja kõned jäävad sageli kirja panemata – need on aga tihti arveldatavad minutid.
| Meetod | Tugevus | Nõrkus |
|---|---|---|
| Excel või Google Sheets | Tasuta, paindlik, tuttav | Vead sisestamisel, puudub kinnitamine, arveldamine käsitsi |
| Start-stop taimer | Täpne iga ülesande kohta | Unustate alustada või lõpetada, ebamugav sagedaste vahetustega |
| Nädala rekonstrueerimine | Vähe vaeva nädala sees | Väikesed tööd lähevad kaduma, kirjeldused muutuvad ebamääraseks |
| Automaatne soovitus | Vähe ununeb, vähe käsitsi sisestamist | Kinnitamine jääb teie teha; vajab rakendust arvutis või telefonis; telefonikõned tuleb ise lisada |
Millised veerud peaksid olema korralikus tundide tabelis?
Kui kasutate tabelit, seadistage see kohe õigesti. Üks rida iga ülesande kohta, mitte päeva kohta, ning kliendi, projekti ja tegevuse jaoks fikseeritud valikud, et hiljem saaksite andmeid filtreerida ja summeerida.
- Kuupäev. Iga rida üks kuupäev, päris kuupäevana, mitte tekstina.
- Klient ja projekt. Fikseeritud nimekirjast (andmete valideerimine), et ‘Smith OÜ’ ja ‘Smith’ ei muutuks kaheks erinevaks kliendiks.
- Tegevus. Näiteks nõustamine, arendus, sõitmine või sisetöö.
- Algus- ja lõppaeg või kestus. Kestus minutites või kümnendikuna; kellaaegu ainult siis, kui neid tõesti vajate.
- Kirjeldus. Üks lause, mida klient saab lugeda.
- Arveldatav. Jah või ei. Kuidas otsustada, loe Arveldatavad tunnid.
- Arveldatud. Veerg või arve number, et midagi ei läheks topelt ega jääks arveldamata.
Nipp: ärge lisage hinda igale reale; hoidke hinnad eraldi tabelis kliendi või tegevuse kaupa. Kui hind muutub, ei pea te sadu ridu muutma.
Millal piisab tabelist?
Kui töötate üksi, teil on mõned kliendid ja arveldate kord kuus, sobib tabel hästi. Kõik on silme ees ja selle täitmine ei võta palju aega. Kui peate tunde peamiselt enda jaoks, näiteks Hollandi urencriterium ehk iseseisva ettevõtja maksusoodustuse jaoks, piisab sageli ka lihtsast nimekirjast.
Oluline on pidada arvestust järjepidevalt ja turvaliselt. Tagantjärele korraga täidetud tabel on nõrgem tõend kui aasta jooksul jooksvalt täidetud.
Millal hakkab tabel piirama?
Muutus tuleb tavaliselt märkamatult. Teine inimene saadab oma faili, keegi peab tunde kontrollima või soovite näha, mis kliendil on veel arveldamata. Siis kulub failide ühendamisele rohkem aega kui tööle endale.
Kui teie töötajad on Hollandis, nõuab tööaja seadus ka töö- ja puhkeaegade korrektset arvestust, mida tuleb säilitada vähemalt 52 nädalat. See on eraldi arvestus projektitundidest, kuid näitab, kui kiiresti isiklikud failid jäävad vajaka.
- Meeskond. Mitmed failid, erinevad kirjapildid, versioonid lähevad segi.
- Kinnitamine. Kes kontrollis millist nädalat? Tabel seda ei näita. Vaadake Tundide kinnitamine.
- Arveldamine. Tundide summeerimine kliendi kaupa, hindade rakendamine ja arveldatud märked lähevad kergesti sassi.
- Tõendamine. Auditi korral on vaja näidata, kes mida ja millal sisestas ning kas seda on hiljem muudetud.
Nii teeb Half5 seda
Half5-s saate tunde sisestada kliendi, projekti ja tegevuse kaupa – taimeriga, käsitsi või ajajoone „Soovitused” kaudu. Kas tund on arveldatav, sõltub tegevusest („Arveldatav” või „Mittearveldatav”). Funktsiooniga „Kinnita tunnid enne arveldamist” kontrollitakse tunnid üle ning raportist saab koostada eelnõuarved valikuga „Koosta eelnõuarved raportist”.
Kui soovite tabelit alles hoida, saate raporti eksportida valikuga „Ekspordi CSV”, Excelisse või PDF-i. CSV sisaldab veerge Tunnid, Minutid, Kirjeldus, Kontakt, Projekt, Tegevus, Töötaja, Kuupäev, Arveldatav, Arve staatus, Staatus, Puhkus/puudumine, Hind, Summa, Omahind, Kulu, Marginaal ja Marginaal %. Enne eksporti saate filtreerida näiteks tegevuse, töötaja, arveldatavuse, kinnituse ja arve staatuse järgi.
Korduma kippuvad küsimused
Google Sheets või Excel: kas on vahet?
Tundide arvestuse jaoks peaaegu mitte. Google Sheets sobib paremini, kui mitu inimest töötab korraga, Excel siis, kui soovite töötada ilma internetita. Olulisemad on õiged veerud ja fikseeritud nimekirjad kui programm ise.
Kas peaksin kirja panema algus- ja lõpuajad või ainult kestuse?
Arveldamiseks piisab enamasti kestusest. Algus- ja lõpuajad on vajalikud, kui peate tõendama tööaega või klient seda küsib.
Kas on olemas tasuta tundide tabeli mall?
Erilist malli pole vaja: tabel ülaltoodud veergudega, fikseeritud nimekirjad kliendi, projekti ja tegevuse jaoks ning üks rida iga ülesande kohta katab enamiku mallide vajadused.
Kas saan hoida vana tabelit paralleelselt rakendusega?
Jah, kuid mõlemat korraga pidamine ei kesta tavaliselt kaua. Levinum on sisestada tunnid rakendusse ja eksportida vajadusel CSV või Exceli faili, kui soovite andmeid tabelis töödelda.
Allikad
- Dutch Working Hours Act (Arbeidstijdenwet), article 4:3 · vaadatud kuupäeval
