Come puoi registrare le ore?
Ci sono quattro modi comuni, e spesso si finisce per usarne due insieme. La differenza non è nella precisione, ma nella disciplina richiesta e in cosa succede se dimentichi qualcosa.
- Carta, Excel o Google Sheets. Scrivi una riga dopo ogni attività o a fine giornata.
- Timer start-stop. Premi start quando inizi e stop quando cambi attività.
- Ricostruzione settimanale. Il venerdì compili la settimana usando calendario, email e memoria.
- Suggerimenti automatici. Il software registra cosa hai fatto e tu confermi. Maggiori dettagli in Registrazione automatica delle ore.
Pro e contro reali
Nessun metodo è gratis davvero. Un foglio di calcolo non costa nulla ma va aggiornato ogni settimana. Il timer è preciso, ma solo se non lo dimentichi. Ricostruire sembra veloce, ma i lavori brevi e le chiamate si perdono facilmente, e spesso sono minuti fatturabili.
| Metodo | Punto di forza | Punto debole |
|---|---|---|
| Excel o Google Sheets | Gratis, flessibile, già conosciuto | Errori di battitura, niente approvazione, fatturazione manuale |
| Timer start-stop | Preciso per attività | Dimenticare start o stop, scomodo con molti cambi |
| Ricostruzione settimanale | Poco impegno durante la settimana | I lavori brevi si perdono, descrizioni poco chiare |
| Suggerimenti automatici | Poco dimenticato, poca digitazione | Devi comunque confermare; serve un’app su PC o telefono; le chiamate vanno inserite a mano |
Quali colonne servono in un buon foglio ore?
Se usi un foglio di calcolo, impostalo bene da subito. Una riga per ogni attività, non per giorno, e liste fisse per cliente, progetto e attività così puoi filtrare e sommare facilmente.
- Data. Una data per riga, come data vera, non testo.
- Cliente e progetto. Da una lista fissa (convalida dati), così ‘Smith Srl’ e ‘Smith’ non diventano due clienti diversi.
- Attività. Ad esempio consulenza, sviluppo, trasferte o interno.
- Ora inizio e fine, o durata. Durata in minuti o decimale; gli orari solo se davvero servono.
- Descrizione. Una frase che il cliente possa leggere.
- Fatturabile. Sì o no. Come decidere lo trovi in Ore fatturabili.
- Fatturato. Una colonna o numero fattura, così nulla viene fatturato due volte o dimenticato.
Consiglio: non inserire le tariffe su ogni riga; tienile in una tabella a parte per cliente o attività. Se la tariffa cambia, non devi modificare centinaia di righe.
Quando basta un foglio di calcolo?
Se lavori da solo, hai pochi clienti e fatturi una volta al mese, un foglio di calcolo va benissimo. Hai tutto sotto controllo e il tempo per aggiornarlo è limitato. Se ti serve solo per contare le ore per te stesso, ad esempio per l’urencriterium olandese (requisito ore per agevolazioni fiscali da autonomo), una lista ordinata spesso è sufficiente.
Tieni il foglio aggiornato e al sicuro. Un foglio compilato tutto insieme a fine anno vale meno come prova rispetto a uno aggiornato durante l’anno.
Quando il foglio di calcolo non basta più?
Il punto critico arriva senza accorgersene. Un secondo collega invia il suo file, qualcuno deve controllare le ore, oppure vuoi vedere per ogni cliente cosa resta da fatturare. Così perdi più tempo a unire file che a lavorare.
Se hai dipendenti nei Paesi Bassi, la legge sugli orari di lavoro richiede anche un registro preciso di orari di lavoro e riposo, da conservare almeno 52 settimane. È diverso dal registro delle ore progetto, ma mostra quanto velocemente i file separati per persona diventano insufficienti.
- Team. Più file, nomi scritti in modo diverso, versioni che si confondono.
- Approvazione. Chi ha controllato quale settimana? Un foglio non lo mostra. Vedi Approvare le ore.
- Fatturazione. Sommare le ore per cliente, applicare le tariffe e segnare cosa è stato fatturato può facilmente creare errori.
- Tracciabilità. In caso di controllo vuoi mostrare chi ha registrato cosa, quando, e se è stato modificato dopo.
Ecco come funziona Half5
In Half5 registri le ore per cliente, progetto e attività, con timer, a mano o dai “Suggerimenti” nella timeline. Se un’ora è fatturabile dipende dall’attività (“Fatturabile” o “Non fatturabile”). Con “Approvare ore prima di fatturare” le ore vengono prima controllate, e dal report crei bozze di fattura con “Crea bozze fattura dal report”.
Se vuoi tenere il tuo foglio, esporta un report con “Esporta in CSV”, in Excel o PDF. Il CSV contiene le colonne Ore, Minuti, Descrizione, Contatto, Progetto, Attività, Collaboratore, Data, Fatturabile, Stato fattura, Stato, Permessi/assenze, Tariffa, Importo, Costo orario, Costo, Margine e Margine %. Puoi filtrare prima per attività, collaboratore, fatturabile, stato approvazione e stato fattura, tra gli altri.
Domande frequenti
Google Sheets o Excel: cambia qualcosa?
Per registrare le ore, quasi nulla. Google Sheets è più comodo se lavorano più persone insieme, Excel se vuoi lavorare offline. Contano di più le colonne e le liste fisse che il programma.
Devo segnare ora di inizio e fine o solo la durata?
Per la fatturazione, di solito basta la durata. Inizio e fine servono se devi dimostrare gli orari di lavoro o se il cliente li richiede.
C’è un modello gratuito di foglio ore?
Non serve: un foglio con le colonne sopra, liste fisse per cliente, progetto e attività e una riga per attività copre quello che fanno la maggior parte dei modelli.
Posso tenere il vecchio foglio insieme a un’app?
Sì, ma di solito dura poco. È più comune registrare nell’app ed esportare in CSV o Excel quando vuoi lavorare sui dati in un foglio.
Fonti
- Dutch Working Hours Act (Arbeidstijdenwet), article 4:3 · consultato il
