Miten tunteja voi kirjata?
Tapoja on neljä, ja useimmat yhdistävät niistä pari. Ero ei ole tarkkuudessa, vaan siinä, kuinka paljon kurinalaisuutta vaaditaan ja mitä tapahtuu, jos jotain unohtuu.
- Paperi, Excel tai Google Sheets. Kirjoitat rivin jokaisen tehtävän jälkeen tai päivän lopuksi.
- Aloita–lopeta-ajastin. Painat käynnistä, kun aloitat, ja pysäytät, kun vaihdat tehtävää.
- Viikkokohtainen täyttö. Perjantaina täytät viikon kalenterin, sähköpostien ja muistin perusteella.
- Automaattiset ehdotukset. Ohjelma kirjaa tekemäsi ja sinä vahvistat. Lue lisää Automaattinen tuntikirjaus.
Rehelliset plussat ja miinukset
Mikään tapa ei ole täysin ilmainen. Taulukko ei maksa mitään, mutta vaatii ylläpitoa viikoittain. Ajastin on tarkka, mutta vain jos muistat käyttää sitä. Jälkikäteen täyttö tuntuu nopealta, mutta lyhyet tehtävät ja puhelut unohtuvat helposti – ja ne ovat usein laskutettavia minuutteja.
| Tapa | Vahvuus | Heikkous |
|---|---|---|
| Excel tai Google Sheets | Ilmainen, joustava, tuttu | Kirjoitusvirheet, ei hyväksyntää, laskutus käsin |
| Aloita–lopeta-ajastin | Tarkka tehtäväkohtaisesti | Unohtuu helposti, hankala monella vaihdolla |
| Viikkokohtainen täyttö | Vähän vaivaa viikon aikana | Pienet työt unohtuvat, kuvaukset jäävät ylimalkaisiksi |
| Automaattiset ehdotukset | Vähän unohtuu, vähän kirjoitettavaa | Vahvistus silti tarvitaan; vaatii sovelluksen koneelle tai puhelimeen; puhelut kirjaat itse |
Mitä sarakkeita hyvä tuntitaulukko tarvitsee?
Jos käytät taulukkoa, rakenna se kunnolla heti alussa. Yksi rivi per tehtävä, ei per päivä, ja asiakas-, projekti- ja tehtävälistat valmiina, jotta voit myöhemmin suodattaa ja laskea yhteen.
- Päivämäärä. Yksi päivämäärä per rivi, oikeana päivämääränä, ei tekstinä.
- Asiakas ja projekti. Kiinteästä listasta (datavalidointi), jotta ‘Smith Oy’ ja ‘Smith’ eivät ole kaksi eri asiakasta.
- Tehtävä. Esim. konsultointi, kehitys, matkustus tai sisäinen työ.
- Aloitus- ja lopetusaika tai kesto. Kesto minuutteina tai desimaalina; kellonajat vain jos todella tarvitset ne.
- Kuvaus. Yksi lause, jonka asiakas ymmärtää.
- Laskutettava. Kyllä tai ei. Päätöksestä lisää kohdassa Laskutettavat tunnit.
- Laskutettu. Sarake tai laskun numero, jotta mikään ei tule laskutetuksi kahdesti tai jää laskuttamatta.
Vinkki: älä laita hintaa jokaiselle riville, vaan pidä hinnat erillisessä taulukossa asiakkaittain tai tehtävittäin. Kun hinta muuttuu, sinun ei tarvitse muokata satoja rivejä.
Milloin taulukko riittää?
Jos työskentelet yksin, asiakkaita on muutama ja laskutat kerran kuussa, taulukko toimii hyvin. Näet kaiken ja ylläpito vie vähän aikaa. Jos kirjaat tunteja lähinnä itsellesi, esimerkiksi Hollannin urencriterium eli yrittäjän verovähennyksen tuntirajaa varten, siisti lista riittää usein myös.
Pidä taulukko ajan tasalla ja varmassa tallessa. Koko vuoden kerralla täytetty taulukko on heikompaa näyttöä kuin vähitellen täyttyvä.
Milloin taulukko alkaa pettää?
Käännekohta tulee usein huomaamatta. Toinen henkilö lähettää oman tiedostonsa, joku tarkistaa tunteja tai haluat nähdä asiakkaittain, mitä on vielä laskuttamatta. Silloin tiedostojen yhdistelyyn menee enemmän aikaa kuin itse työhön.
Jos palkkaat työntekijöitä Alankomaissa, Työaikalaki vaatii myös työ- ja lepoaikojen kirjaamista vähintään 52 viikoksi. Se on eri kirjanpito kuin projektitunnit, mutta osoittaa, miten nopeasti henkilökohtaiset tiedostot eivät enää riitä.
- Tiimi. Useita tiedostoja, eri kirjoitusasuja, versiot sekoittuvat.
- Hyväksyntä. Kuka tarkisti minkä viikon? Taulukko ei näytä sitä. Katso Tuntien hyväksyntä.
- Laskutus. Tuntien yhteenveto asiakkaittain, hinnan lisääminen ja laskutuksen merkintä menevät helposti pieleen.
- Todennettavuus. Tarkastuksessa haluat näyttää, kuka kirjasi mitä ja milloin sekä onko tietoja muutettu jälkeenpäin.
Näin Half5 toimii
Half5:ssä kirjaat tunnit asiakkaan, projektin ja tehtävän mukaan – ajastimella, käsin tai aikajanan “Ehdotukset”-toiminnolla. Onko tunti laskutettava, määräytyy tehtävän mukaan (“Laskutettava” tai “Ei laskutettava”). “Hyväksy tunnit ennen laskutusta” -toiminnolla tunnit tarkistetaan ensin, ja raportista voit luoda luonnoslaskut kohdalla “Luo luonnoslaskut raportista”.
Jos haluat pitää taulukkosi, voit viedä raportin kohdalla “Vie CSV-tiedostoon”, Exceliin tai PDF:ksi. CSV sisältää sarakkeet Tunnit, Minuutit, Kuvaus, Kontakti, Projekti, Tehtävä, Työntekijä, Päivämäärä, Laskutettava, Laskun tila, Tila, Poissaolo, Hinta, Summa, Kustannushinta, Kustannus, Kate ja Kate %. Voit suodattaa etukäteen mm. tehtävän, työntekijän, laskutettavuuden, hyväksynnän ja laskun tilan mukaan.
Usein kysytyt kysymykset
Google Sheets vai Excel – onko väliä?
Tuntikirjauksessa tuskin lainkaan. Google Sheets on kätevämpi, jos useampi tekee samaan aikaan, Excel jos haluat työskennellä ilman nettiä. Sarakkeet ja kiinteät listat ovat tärkeämpiä kuin ohjelma.
Pitääkö kirjata alku- ja loppuaika vai riittääkö kesto?
Laskutukseen kesto yleensä riittää. Alku- ja loppuaika auttavat, jos sinun pitää todistaa työaikoja tai asiakas niitä pyytää.
Onko olemassa ilmaista tuntitaulukkopohjaa?
Et tarvitse erillistä pohjaa: taulukko yllä mainituilla sarakkeilla, kiinteät listat asiakkaalle, projektille ja tehtävälle sekä yksi rivi per tehtävä kattaa sen, mitä useimmat pohjat tarjoavat.
Voinko pitää vanhan taulukkoni sovelluksen rinnalla?
Voit, mutta molempien ylläpito harvoin jatkuu pitkään. Yleisemmin kirjataan sovellukseen ja viedään CSV- tai Excel-tiedostoon, kun haluat käsitellä lukuja taulukossa.
Lähteet
- Dutch Working Hours Act (Arbeidstijdenwet), article 4:3 · tarkistettu
