Welche Möglichkeiten gibt es, Stunden zu erfassen?
Es gibt vier gängige Wege, und die meisten nutzen in der Praxis zwei davon gemischt. Der Unterschied liegt nicht darin, wie genau sie sein können, sondern wie viel Disziplin sie verlangen und was passiert, wenn du etwas vergisst.
- Papier, Excel oder Google Sheets. Du trägst nach jeder Aufgabe oder am Tagesende eine Zeile ein.
- Start-Stopp-Timer. Du drückst Start, wenn du anfängst, und Stopp, wenn du wechselst.
- Wöchentlich rekonstruieren. Am Freitag füllst du die Woche aus Kalender, E-Mails und Gedächtnis aus.
- Automatische Vorschläge. Software hält fest, was du getan hast, und du bestätigst. Mehr dazu in Automatische Zeiterfassung.
Die ehrlichen Vor- und Nachteile
Keine Methode ist umsonst. Eine Tabelle kostet nichts, braucht aber jede Woche Pflege. Ein Timer ist genau, aber nur, wenn du ihn nicht vergisst. Rekonstruieren wirkt effizient, doch gerade kurze Aufgaben und Telefonate fallen weg, und das sind oft abrechenbare Minuten.
| Methode | Stärke | Schwäche |
|---|---|---|
| Excel oder Google Sheets | Kostenlos, flexibel, vertraut | Tippfehler, keine Freigabe, Abrechnung bleibt Handarbeit |
| Start-Stopp-Timer | Genau pro Aufgabe | Starten oder Stoppen vergessen, mühsam bei vielen Wechseln |
| Wöchentlich rekonstruieren | Wenig Aufwand unter der Woche | Kleine Aufgaben gehen verloren, Beschreibungen werden vage |
| Automatische Vorschläge | Wenig vergessen, wenig tippen | Du bestätigst noch; braucht eine App auf Computer oder Smartphone |
Welche Spalten braucht eine gute Stundentabelle?
Wenn du mit einer Tabelle arbeitest, richte sie gleich richtig ein. Eine Zeile pro Aufgabe, nicht pro Tag, und feste Listen für Kunde, Projekt und Tätigkeit, damit du später filtern und summieren kannst.
- Datum. Ein Datum pro Zeile, als echtes Datum, nicht als Text.
- Kunde und Projekt. Aus einer festen Liste (Datenüberprüfung), damit ‚Müller GmbH‘ und ‚Müller‘ nicht zwei Kunden werden.
- Tätigkeit. Zum Beispiel Beratung, Entwicklung, Fahrtzeit oder intern.
- Beginn und Ende oder Dauer. Dauer in Minuten oder als Dezimalzahl; Uhrzeiten nur, wenn du sie wirklich brauchst.
- Beschreibung. Ein Satz, den ein Kunde lesen kann.
- Abrechenbar. Ja oder nein. Wie du das festlegst, steht in Abrechenbare Stunden.
- Abgerechnet. Eine Spalte oder Rechnungsnummer, damit nichts doppelt oder gar nicht abgerechnet wird.
Tipp: Schreib Stundensätze nicht in jede Zeile, sondern in eine eigene Tabelle pro Kunde oder Tätigkeit. Ändert sich ein Satz, musst du nicht Hunderte Zeilen anpassen.
Wann reicht eine Tabelle?
Arbeitest du allein, hast eine Handvoll Kunden und stellst einmal im Monat Rechnungen, ist eine Tabelle völlig in Ordnung. Du behältst den Überblick, und der Pflegeaufwand bleibt überschaubar.
Wichtig ist, dass du sie konsequent führst und sicher aufbewahrst. Eine Tabelle, die du nachträglich in einem Rutsch ausfüllst, ist als Nachweis schwächer als eine, die über das Jahr wächst.
Wann stößt eine Tabelle an Grenzen?
Der Kipppunkt kommt meist unbemerkt. Eine zweite Person schickt ihre eigene Datei, jemand muss Stunden prüfen, oder du willst pro Kunde sehen, was noch abzurechnen ist. Dann verbringst du mehr Zeit mit dem Zusammenführen von Dateien als mit der Arbeit selbst.
Dazu kommt: Projektstunden sind nicht dasselbe wie die Erfassung der Arbeitszeit, die Arbeitgeber je nach Land zusätzlich führen müssen. Mit einzelnen Dateien pro Person behältst du beides nur schwer im Griff.
- Team. Mehrere Dateien, unterschiedliche Schreibweisen, Versionen geraten durcheinander.
- Freigabe. Wer hat welche Woche geprüft? Eine Tabelle zeigt es nicht. Siehe Stunden freigeben.
- Abrechnung. Stunden pro Kunde summieren, Sätze anwenden und markieren, was schon abgerechnet ist, geht leicht schief.
- Nachweis. Bei einer Prüfung willst du zeigen können, wer was wann erfasst hat und ob es später geändert wurde.
So macht es Half5
In Half5 erfasst du Stunden pro Kunde, Projekt und Tätigkeit, per Timer, manuell oder aus den Vorschlägen deiner Zeitachse (Bereich „Vorschläge“). Ob eine Stunde abrechenbar ist, ergibt sich aus der Tätigkeit („Abrechenbar“ oder nicht). Mit „Stunden vor Rechnungsstellung genehmigen“ werden Stunden zuerst geprüft, und aus einem Bericht erstellst du mit „Entwurfsrechnungen aus Bericht erstellen“ Rechnungsentwürfe. Rechnungen aus Stunden erklärt den Ablauf.
Willst du deine Tabelle behalten, exportierst du einen Bericht mit „Als CSV exportieren“, nach Excel oder als PDF. Die CSV enthält Stunden, Minuten, Beschreibung, Kontakt, Projekt, Tätigkeit, Mitarbeiter, Datum, Abrechenbar, Rechnungsstatus, Status, Abwesenheit, Tarif, Betrag, Kostensatz, Kosten, Marge und %. Vorher filterst du unter anderem nach Tätigkeit, Mitarbeiter, abrechenbar sowie Freigabe- und Rechnungsstatus.
Häufige Fragen
Google Sheets oder Excel: Macht das einen Unterschied?
Für die Stundenerfassung kaum. Google Sheets ist praktischer, wenn mehrere gleichzeitig arbeiten, Excel, wenn du offline arbeiten willst. Spalten und feste Listen sind wichtiger als das Programm.
Soll ich Beginn und Ende notieren oder nur die Dauer?
Für die Abrechnung reicht meist die Dauer. Beginn und Ende helfen, wenn du Arbeitszeiten nachweisen musst oder ein Kunde danach fragt.
Brauche ich eine Vorlage für meine Stundentabelle?
Nicht unbedingt: Eine Tabelle mit den oben genannten Spalten, festen Listen für Kunde, Projekt und Tätigkeit und einer Zeile pro Aufgabe leistet, was die meisten Vorlagen leisten.
Kann ich meine Tabelle neben einer App weiterführen?
Ja, aber doppelte Pflege hält selten lange. Üblicher ist es, in der App zu erfassen und nach CSV oder Excel zu exportieren, wenn du die Zahlen in einer Tabelle bearbeiten willst.
