Como pode registar horas?
Existem quatro abordagens comuns, e a maioria das pessoas acaba por combinar duas. A diferença não está na precisão, mas sim na disciplina exigida e no que acontece se se esquecer de registar algo.
- Papel, Excel ou Google Sheets. Escreve uma linha após cada tarefa ou no final do dia.
- Cronómetro iniciar-parar. Carrega em iniciar quando começa e parar quando muda de tarefa.
- Reconstrução semanal. À sexta-feira preenche a semana com base na agenda, emails e memória.
- Sugestões automáticas. O software regista o que fez e confirma. Saiba mais em Registo automático de horas.
Vantagens e desvantagens reais
Nenhum método é isento de custos. Uma folha de cálculo não tem custo, mas exige manutenção semanal. O cronómetro é preciso, mas só se não se esquecer de o usar. Reconstruir parece eficiente, mas pequenas tarefas e chamadas perdem-se — e muitas vezes são minutos faturáveis.
| Método | Vantagem | Desvantagem |
|---|---|---|
| Excel ou Google Sheets | Gratuito, flexível, já conhece | Erros de digitação, sem aprovação, faturação manual |
| Cronómetro iniciar-parar | Preciso por tarefa | Esquecer de iniciar ou parar, pouco prático com muitas trocas |
| Reconstrução semanal | Pouco esforço durante a semana | Pequenas tarefas perdem-se, descrições ficam vagas |
| Sugestões automáticas | Pouco esquecimento, pouco texto a escrever | Confirma sempre; precisa de app no computador ou telemóvel; chamadas telefónicas regista manualmente |
Que colunas deve ter uma boa folha de registo de horas?
Se optar por uma folha de cálculo, configure-a bem desde início. Uma linha por tarefa, não por dia, e listas fixas para cliente, projeto e atividade, para poder filtrar e somar mais tarde.
- Data. Uma data por linha, como data real, não texto.
- Cliente e projeto. De uma lista fixa (validação de dados), para que ‘Smith Lda’ e ‘Smith’ não sejam dois clientes diferentes.
- Atividade. Por exemplo, consultoria, desenvolvimento, deslocação ou interna.
- Hora de início e fim, ou duração. Duração em minutos ou decimal; horas só se realmente precisar.
- Descrição. Uma frase que o cliente possa ler.
- Faturável. Sim ou não. Como decidir está em Horas faturáveis.
- Faturado. Uma coluna ou número de fatura, para garantir que nada é faturado duas vezes ou fica por faturar.
Sugestão: não coloque as tarifas em cada linha; mantenha-as numa tabela à parte por cliente ou atividade. Quando a tarifa muda, não precisa de alterar centenas de linhas.
Quando é que uma folha de cálculo chega?
Se trabalha sozinho, tem poucos clientes e fatura uma vez por mês, uma folha de cálculo serve. Vê tudo e o tempo de manutenção é limitado. Se regista horas só para si, por exemplo para o urencriterium holandês (critério de horas para benefícios fiscais a independentes), uma lista organizada costuma ser suficiente.
Mantenha sempre o registo atualizado e seguro. Uma folha preenchida toda de uma vez no fim é prova mais fraca do que uma que cresce ao longo do ano.
Quando é que a folha de cálculo deixa de servir?
O ponto de rutura chega sem aviso. Uma segunda pessoa envia o seu ficheiro, alguém tem de validar horas ou quer ver por cliente o que falta faturar. Acaba por gastar mais tempo a juntar ficheiros do que no trabalho em si.
Se tem colaboradores nos Países Baixos, a Lei do Tempo de Trabalho exige também registo rigoroso dos tempos de trabalho e descanso, guardado por pelo menos 52 semanas. É um registo diferente das horas de projeto, mas mostra como rapidamente ficheiros soltos por pessoa deixam de chegar.
- Equipa. Vários ficheiros, grafias diferentes, versões trocadas.
- Aprovação. Quem validou que semana? A folha não mostra. Veja Aprovação de horas.
- Faturação. Somar horas por cliente, aplicar tarifas e marcar o que já foi faturado facilmente corre mal.
- Justificação. Em auditoria, precisa de mostrar quem registou o quê, quando, e se foi alterado depois.
Como a Half5 faz
No Half5 regista horas por cliente, projeto e atividade, com cronómetro, manualmente ou a partir das “Sugestões” na sua linha temporal. Se a hora é faturável depende da atividade (“Faturável” ou “Não faturável”). Com “Aprovar horas antes de faturar”, as horas são validadas primeiro e, a partir de um relatório, pode criar faturas provisórias com “Criar faturas provisórias a partir do relatório”.
Se quiser manter a folha de cálculo, exporte um relatório com “Exportar para CSV”, para Excel ou PDF. O CSV inclui as colunas Horas, Minutos, Descrição, Contacto, Projeto, Atividade, Colaborador, Data, Faturável, Estado da fatura, Estado, Ausência, Tarifa, Valor, Tarifa de custo, Custo, Margem e Margem %. Pode filtrar antes por atividade, colaborador, faturável, estado de aprovação e estado de faturação, entre outros.
Perguntas frequentes
Google Sheets ou Excel: faz diferença?
Para registo de horas, quase nenhuma. Google Sheets é mais prático para trabalho em equipa, Excel para trabalhar offline. As colunas e listas fixas são mais importantes do que o programa.
Devo registar hora de início e fim ou só duração?
Para faturação, a duração costuma chegar. Hora de início e fim ajudam se precisar de comprovar horários de trabalho ou se o cliente pedir.
Existe um modelo gratuito de folha de horas?
Não precisa: uma folha com as colunas acima, listas fixas para cliente, projeto e atividade, e uma linha por tarefa cobre o que a maioria dos modelos faz.
Posso manter a minha folha antiga ao usar uma app?
Pode, mas manter ambos raramente dura. O mais comum é registar na app e exportar para CSV ou Excel quando quiser trabalhar os dados na folha.
Fontes
- Dutch Working Hours Act (Arbeidstijdenwet), article 4:3 · consultado em
