Πώς μπορείτε να καταγράψετε ώρες;
Υπάρχουν τέσσερις συνηθισμένοι τρόποι και οι περισσότεροι συνδυάζουν δύο. Η διαφορά δεν είναι στην ακρίβεια, αλλά στην πειθαρχία που απαιτούν και στο τι συμβαίνει αν ξεχάσετε κάτι.
- Χαρτί, Excel ή Google Sheets. Πληκτρολογείτε μια γραμμή μετά από κάθε εργασία ή στο τέλος της ημέρας.
- Χρονομέτρηση έναρξης-λήξης. Πατάτε έναρξη όταν ξεκινάτε και λήξη όταν αλλάζετε εργασία.
- Εβδομαδιαία ανασύνθεση. Την Παρασκευή συμπληρώνετε την εβδομάδα από το ημερολόγιο, τα email και τη μνήμη σας.
- Αυτόματες προτάσεις. Λογισμικό καταγράφει τι κάνατε και εσείς το επιβεβαιώνετε. Δείτε περισσότερα στο Αυτόματη καταγραφή ωρών.
Τα ειλικρινή πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα
Καμία μέθοδος δεν είναι χωρίς κόστος. Το υπολογιστικό φύλλο δεν κοστίζει, αλλά θέλει τακτική ενημέρωση. Η χρονομέτρηση είναι ακριβής, μόνο αν δεν την ξεχνάτε. Η ανασύνθεση φαίνεται γρήγορη, αλλά μικρές εργασίες και κλήσεις χάνονται — και συχνά αυτές είναι χρεώσιμες.
| Μέθοδος | Δυνατό πλεονέκτημα | Αδύναμο σημείο |
|---|---|---|
| Excel ή Google Sheets | Δωρεάν, ευέλικτο, γνώριμο | Λάθη, χωρίς έγκριση, χειροκίνητη τιμολόγηση |
| Χρονομέτρηση έναρξης-λήξης | Ακρίβεια ανά εργασία | Ξεχνάτε να ξεκινήσετε ή να σταματήσετε, άβολο με πολλές εναλλαγές |
| Εβδομαδιαία ανασύνθεση | Λίγος κόπος μέσα στην εβδομάδα | Χάνονται μικρές εργασίες, ασαφείς περιγραφές |
| Αυτόματες προτάσεις | Λιγότερα ξεχασμένα, λιγότερη πληκτρολόγηση | Επιβεβαιώνετε εσείς, χρειάζεται εφαρμογή σε υπολογιστή ή κινητό, τηλεφωνικές κλήσεις τις καταγράφετε μόνοι σας |
Ποιες στήλες χρειάζεται ένα καλό φύλλο καταγραφής ωρών;
Αν χρησιμοποιείτε υπολογιστικό φύλλο, στήστε το σωστά από την αρχή. Μία γραμμή ανά εργασία, όχι ανά ημέρα, και σταθερές λίστες για πελάτη, έργο και δραστηριότητα ώστε να μπορείτε να φιλτράρετε και να συγκεντρώνετε αργότερα.
- Ημερομηνία. Μία ημερομηνία ανά γραμμή, ως πραγματική ημερομηνία, όχι κείμενο.
- Πελάτης και έργο. Από σταθερή λίστα (έλεγχος δεδομένων), ώστε το ‘Smith Ltd’ και το ‘Smith’ να μην γίνουν δύο πελάτες.
- Δραστηριότητα. Π.χ. συμβουλευτική, ανάπτυξη, μετακίνηση ή εσωτερική εργασία.
- Ώρα έναρξης και λήξης ή διάρκεια. Διάρκεια σε λεπτά ή δεκαδικά· ώρες μόνο αν τις χρειάζεστε πραγματικά.
- Περιγραφή. Μία πρόταση που μπορεί να διαβάσει ο πελάτης.
- Χρεώσιμη. Ναι ή όχι. Πώς αποφασίζετε, δείτε στο Χρεώσιμες ώρες.
- Τιμολογημένο. Μία στήλη ή αριθμός τιμολογίου, ώστε να μην τιμολογηθεί κάτι δύο φορές ή να μείνει απλήρωτο.
Συμβουλή: μην βάζετε τιμές σε κάθε γραμμή· κρατήστε τις σε ξεχωριστό πίνακα ανά πελάτη ή δραστηριότητα. Όταν αλλάξει τιμή, δεν χρειάζεται να διορθώσετε εκατοντάδες γραμμές.
Πότε αρκεί το υπολογιστικό φύλλο;
Αν εργάζεστε μόνοι, έχετε λίγους πελάτες και τιμολογείτε μία φορά το μήνα, το φύλλο είναι επαρκές. Βλέπετε τα πάντα και ο χρόνος συντήρησης είναι περιορισμένος. Αν καταγράφετε ώρες κυρίως για εσάς, π.χ. για το ολλανδικό urencriterium (κριτήριο ωρών για φορολογική απαλλαγή αυτοαπασχολούμενων), μια τακτοποιημένη λίστα συχνά αρκεί.
Να το ενημερώνετε σταθερά και να το κρατάτε ασφαλές. Ένα φύλλο που συμπληρώνεται εκ των υστέρων είναι πιο αδύναμη απόδειξη από ένα που ενημερώνεται σταδιακά μέσα στη χρονιά.
Πότε το υπολογιστικό φύλλο δεν φτάνει;
Το σημείο καμπής έρχεται συνήθως αθόρυβα. Ένα δεύτερο άτομο στέλνει το δικό του αρχείο, κάποιος πρέπει να ελέγξει ώρες ή θέλετε να δείτε ανά πελάτη τι απομένει να τιμολογηθεί. Τότε ξοδεύετε περισσότερο χρόνο στη συγχώνευση αρχείων παρά στη δουλειά.
Αν απασχολείτε προσωπικό στην Ολλανδία, ο νόμος περί ωραρίου απαιτεί επίσης σωστή καταγραφή εργάσιμων και διαλειμμάτων, που διατηρείται τουλάχιστον 52 εβδομάδες. Είναι διαφορετικό αρχείο από τις ώρες έργου, αλλά δείχνει πόσο γρήγορα τα μεμονωμένα αρχεία δεν επαρκούν.
- Ομάδα. Πολλά αρχεία, διαφορετικές ορθογραφίες, μπερδεμένες εκδόσεις.
- Έγκριση. Ποιος έλεγξε ποια εβδομάδα; Το φύλλο δεν το δείχνει. Δείτε Έγκριση ωρών.
- Τιμολόγηση. Άθροιση ωρών ανά πελάτη, εφαρμογή τιμών και σήμανση τιμολογημένων ωρών συχνά οδηγούν σε λάθη.
- Απόδειξη. Σε έλεγχο θέλετε να δείξετε ποιος κατέγραψε τι, πότε και αν άλλαξε μετά.
Έτσι λειτουργεί το Half5
Στο Half5 καταγράφετε ώρες ανά πελάτη, έργο και δραστηριότητα, με χρονομέτρηση, χειροκίνητα ή από τις «Προτάσεις» στο χρονολόγιό σας. Αν μια ώρα είναι χρεώσιμη προκύπτει από τη δραστηριότητα («Χρεώσιμη» ή «Μη χρεώσιμη»). Με την επιλογή «Έγκριση ωρών πριν την τιμολόγηση» οι ώρες ελέγχονται πρώτα και από μια αναφορά δημιουργείτε πρόχειρα τιμολόγια με «Δημιουργία πρόχειρων τιμολογίων από αναφορά».
Αν θέλετε να κρατήσετε το φύλλο σας, εξάγετε αναφορά με «Εξαγωγή σε CSV», σε Excel ή PDF. Το CSV περιλαμβάνει τις στήλες Ώρες, Λεπτά, Περιγραφή, Επαφή, Έργο, Δραστηριότητα, Εργαζόμενος, Ημερομηνία, Χρεώσιμη, Κατάσταση τιμολογίου, Κατάσταση, Άδεια/απουσία, Τιμή, Ποσό, Κόστος ανά ώρα, Κόστος, Περιθώριο και Περιθώριο %. Φιλτράρετε εκ των προτέρων ανά δραστηριότητα, εργαζόμενο, χρεώσιμη, κατάσταση έγκρισης και τιμολογίου, μεταξύ άλλων.
Συχνές ερωτήσεις
Google Sheets ή Excel: έχει διαφορά;
Ελάχιστη, για καταγραφή ωρών. Το Google Sheets είναι πιο βολικό αν εργάζονται πολλοί ταυτόχρονα, το Excel αν θέλετε να δουλεύετε εκτός σύνδεσης. Περισσότερη σημασία έχουν οι στήλες και οι σταθερές λίστες παρά το πρόγραμμα.
Να καταγράφω ώρες έναρξης-λήξης ή μόνο διάρκεια;
Για τιμολόγηση, η διάρκεια συνήθως αρκεί. Ώρες έναρξης-λήξης βοηθούν αν πρέπει να αποδείξετε ωράριο ή το ζητήσει ο πελάτης.
Υπάρχει δωρεάν πρότυπο φύλλου καταγραφής ωρών;
Δεν χρειάζεστε: ένα φύλλο με τις παραπάνω στήλες, σταθερές λίστες για πελάτη, έργο και δραστηριότητα και μία γραμμή ανά εργασία καλύπτει ό,τι κάνουν τα περισσότερα πρότυπα.
Μπορώ να κρατήσω το παλιό μου φύλλο μαζί με μια εφαρμογή;
Ναι, αλλά σπάνια διαρκεί. Συνήθως καταγράφετε στην εφαρμογή και εξάγετε σε CSV ή Excel όταν θέλετε να δουλέψετε με τα δεδομένα σε φύλλο.
Πηγές
- Dutch Working Hours Act (Arbeidstijdenwet), article 4:3 · ανακτήθηκε στις
