Millised sammud jäävad tundide ja arve vahele?
Arvete koostamine tundide põhjal on enamasti kindlas järjekorras protsess. Kui jätate mõne sammu vahele, võib arvele minna liiga vähe, liiga palju või samad tunnid mitu korda.
- Valige periood, tavaliselt kalendrikuu, ja paluge kõigil see lõpuni täita.
- Kinnitage tunnid või vaadake need ise üle. Vaadake tööaja kinnitamine.
- Iga kliendi kohta valige sellest perioodist arveldatavad tunnid, mida pole veel arvele lisatud.
- Koostage neist arve mustand, grupeerides vastavalt kliendiga kokkulepitule.
- Kontrollige mustandit: hinnad, summad, kirjeldused ja tööaja jaotus.
- Saatke arve ja veenduge, et tunnid on märgitud arveldatuks.
Kuidas grupeerida tunde arvel ja kui palju detaile näidata?
Ühtset reeglit pole; see sõltub kliendi soovidest ja usaldusest. Pikaajaline klient eelistab sageli ühte rida projekti kohta. Uus klient või see, kes peab kulusid põhjendama, soovib rohkem detaile.
Praktiline kesktee: arvel üks rida projekti või tegevuse kohta koos tundide arvu ja hinnaga. Üksikasjalik info lisage manusesse.
| Detailide tase | Millal sobib |
|---|---|
| Üks rida kogusummaga | Püsiklient, sama tüüpi töö, kõrge usaldus |
| Projekti kaupa | Mitmed projektid sama kliendi jaoks |
| Tegevuse kaupa | Töö erinevate hindadega, nt nõustamine ja teostus |
| Kande kaupa | Uus klient, oodata arutelu või klient soovib seda |
Kas lisada arvele tööaja detailne ülevaade?
See pole alati kohustuslik, kuid ennetab enamiku küsimusi. Ülevaade näitab iga kande kuupäeva, töötajat, kirjeldust ja kestust. Klient näeb, mille eest ta maksab, ning teie ei pea midagi eraldi selgitama.
Seega jälgige kirjeldusi. Sisemised lühendid, failinimed või 'muu' ei sobi kliendile mõeldud dokumenti. Hea kirjelduse kohta loe lähemalt arveldatavad tunnid.
Milliseid tunde ei arveldata?
Kõik registreeritud tunnid ei kuulu arvele. Filtreerige enne arve koostamist.
- Mittearveldatavad tunnid, näiteks administreerimine, müük ja sisemised koosolekud.
- Puhkuse- ja haiguspäevad. Need on teie arvestuses palgaarvestuse jaoks, mitte kliendile esitamiseks.
- Sõidud ja sõiduaeg, välja arvatud juhul, kui kliendiga on kokku lepitud kindel tasu reisi kohta või madalam hind sõiduajale.
- Juba arveldatud tunnid, isegi kui neid hiljem muudeti.
- Kinnitamata tunnid, kui kasutate kinnitamise protsessi.
Kuidas vältida tundide topeltarveldamist?
Igal kandel olgu arve staatus: arveldatud või mitte. Määrake see staatus arve loomisel, mitte hiljem käsitsi. Järgmise arve jaoks valige ainult need tunnid, millel see staatus puudub.
Olge tähelepanelik tundide suhtes, mida on pärast arveldamist muudetud või hiljem lisatud juba arveldatud kuusse. Need jäävad teie perioodivalikust välja. Seetõttu filtreerige 'arveldamata' tunnuste järgi, mitte ainult kuupäeva alusel.
Kui kasutate raamatupidamistarkvara, looge esmalt arve mustand ja saatke alles pärast kontrolli. Mustandi kustutamine on lihtsam kui kreeditarve tegemine.
Kuidas toimida eelarve, ettemakstud tundide või kuutasuga?
Tundide eelarve puhul registreerite lihtsalt tunnid projekti alla ja jälgite, kui palju on alles. Andke kliendile teada enne, kui eelarve otsa saab, mitte pärast. Üle eelarve läinud tunde arveldate ainult siis, kui see on kokku lepitud.
Fikseeritud kuutasu või retaineri puhul arveldate kokkulepitud summa sõltumata tundidest. Tunde tasub siiski registreerida: nii näete, kas hind vastab tegelikule töömahule.
Nii teeb Half5 seda
Half5 aruannetes võimaldab "Koosta arve mustandid aruandest" koostada kõik arve mustandid korraga. Need sisaldavad ainult neid töö kandeid, millel on arveldatav tegevus (või tegevus puudub) ja mida pole veel arvele lisatud. Kui on sisse lülitatud "Kinnita tunnid enne arveldamist", siis ainult kinnitatud tunnid. Sõidud ja puhkused ei muutu kunagi arveridadeks. Kliendipõhised sõidutasud (fikseeritud summa reisi kohta, km või sõiduaja alusel) kajastuvad aruannetes, kuid lisate need arvele ise. Ülevaate saab eksportida CSV, Exceli või PDF-failina; arve staatuse veerg näitab, mis on juba arveldatud.
Arve ise on teie raamatupidamistarkvaras ning integratsioonid on erinevad. Moneybird saab arve mustandi, võimaldab selle e-postiga saata ning sünkroniseerib kontaktid ja projektid. WeFact saab arve mustandi, saadab selle e-postiga, sünkroniseerib võlgnikud ning võimaldab teha kreeditarveid ja märkida arveid tasutuks. Exact Online saab arve mustandi ja sünkroniseerib kontod; lõplik kinnitamine ja saatmine toimub Exactis. e-Boekhouden mustandeid ei saa: Half5 loob arve alles lõplikustamisel ning saatmine toimub käsitsi. Kontaktid ja kontoplaan sünkroniseeritakse.
Projektidel on tundide eelarve, näidates kasutatud mahtu ja hoiatades ületamise korral. Fikseeritud kuutasu või ettemakstud pakett ei ole Half5-s eraldi arvetüüp; need arveldate oma raamatupidamistarkvaras.
Korduma kippuvad küsimused
Kui tihti peaks tunde arvele panema?
Tavapärane on kord kuus, järgmise kuu alguses. Suurte projektide puhul aitab rahavoogu hoida ka etappide või kahe nädala kaupa arveldamine.
Kas pean iga kande arvele lisama?
Ei pea. Sageli piisab arvel ühest reast projekti või tegevuse kohta. Üksikasjaliku info saatke eraldi ülevaatena.
Mida teha tundidega, mis jäid arveldamata?
Lisage need järgmisele arvele, märkides selgelt, millise perioodi kohta need käivad. Seetõttu ongi parem filtreerida 'arveldamata' tunnuste järgi, mitte ainult kuupäeva alusel.
Kas sõidukulud võib lisada samale arvele?
Jah, kui see on kliendiga kokku lepitud. Lisage need eraldi reale, et klient eristaks tööaega ja sõidukulusid.
Mida teha, kui klient vaidlustab kande?
Parandage arve kreeditarve või parandusridadega ning fikseerige kokkulepe järgmiseks korraks. Selge kirjeldus igal kandel ennetab enamiku vaidlusi.
