Kaip galima sekti darbo laiką?
Yra keturi dažniausi būdai, o dauguma žmonių derina bent du. Skirtumas – ne tikslume, o kiek reikia disciplinos ir kas nutinka, jei ką nors pamirštate.
- Popierius, Excel ar Google Sheets. Įrašote eilutę po kiekvienos užduoties arba dienos pabaigoje.
- Start-stop laikmatis. Paspaudžiate pradžią, kai pradedate, ir stabdote, kai keičiate veiklą.
- Savaitės atkūrimas. Penktadienį užpildote savaitę pagal kalendorių, el. paštą ir atmintį.
- Automatinės užuominos. Programinė įranga fiksuoja veiklą, o jūs patvirtinate. Plačiau Automatinis laiko sekimas.
Atviri privalumai ir trūkumai
Nėra visiškai nemokamo būdo. Skaičiuoklė nieko nekainuoja, bet ją reikia nuolat pildyti. Laikmatis tikslus, bet tik jei nepamirštate jo įjungti. Atkūrimas iš atminties atrodo greitas, bet trumpi darbai ir skambučiai dažnai pradingsta – o tai dažnai apmokamos minutės.
| Būdas | Stiprybė | Silpnybė |
|---|---|---|
| Excel ar Google Sheets | Nemokama, lankstu, pažįstama | Klaidos, nėra patvirtinimo, sąskaitos rankiniu būdu |
| Start-stop laikmatis | Tikslu pagal užduotį | Pamirštama įjungti/išjungti, nepatogu dažnai keičiant veiklą |
| Savaitės atkūrimas | Mažai darbo savaitės eigoje | Prarandami trumpi darbai, aprašymai neaiškūs |
| Automatinės užuominos | Mažai pamirštama, mažai rašymo | Vis tiek reikia patvirtinti; reikia programos kompiuteryje ar telefone; skambučius žymite patys |
Kokie stulpeliai būtini gerai laiko sekimo skaičiuoklei?
Jei naudojate skaičiuoklę, iš karto ją susikurkite tinkamai. Viena eilutė – viena užduotis, ne diena, o klientą, projektą ir veiklą rinkitės iš fiksuotų sąrašų, kad vėliau galėtumėte filtruoti ir sumuoti.
- Data. Viena data kiekvienoje eilutėje, kaip data, ne tekstas.
- Klientas ir projektas. Iš fiksuoto sąrašo (duomenų tikrinimas), kad ‘Smith Ltd’ ir ‘Smith’ netaptų dviem klientais.
- Veikla. Pvz., konsultavimas, kūrimas, kelionė ar vidiniai darbai.
- Pradžios ir pabaigos laikas arba trukmė. Trukmė minutėmis arba dešimtainiu skaičiumi; laikai tik jei tikrai reikia.
- Aprašymas. Vienas sakinys, kurį gali perskaityti klientas.
- Apmokama. Taip arba ne. Kaip nuspręsti – Apmokamos valandos.
- Išrašyta sąskaita. Stulpelis arba sąskaitos numeris, kad niekas nebūtų išrašyta du kartus ar visai neišrašyta.
Patarimas: nerašykite įkainių kiekvienoje eilutėje – laikykite juos atskiroje lentelėje pagal klientą ar veiklą. Kai įkainis keičiasi, nereikės redaguoti šimtų eilučių.
Kada pakanka skaičiuoklės?
Jei dirbate vienas, turite kelis klientus ir sąskaitas išrašote kartą per mėnesį, skaičiuoklės visiškai pakanka. Matote viską, o laiko priežiūrai reikia nedaug. Jei valandas skaičiuojate tik sau, pavyzdžiui, dėl Nyderlandų urencriterium (valandų kriterijus savarankiškai dirbantiems mokesčių lengvatai), tvarkingas sąrašas dažnai irgi pakanka.
Svarbu pildyti nuosekliai ir saugoti duomenis. Skaičiuoklė, užpildyta iš karto už visus metus, yra silpnesnis įrodymas nei pildoma nuolat.
Kada skaičiuoklė pradeda nebeveikti?
Lūžis dažniausiai ateina nepastebimai. Antras žmogus atsiunčia savo failą, kažkas turi tikrinti valandas, ar norite matyti, kas dar neišrašyta klientui. Tada daugiau laiko praleidžiate jungdami failus nei dirbdami.
Jei Nyderlanduose turite darbuotojų, Darbo laiko įstatymas reikalauja tvarkyti darbo ir poilsio laiko apskaitą bent 52 savaites. Tai kita apskaita nei projektų valandos, bet rodo, kaip greitai atskiri failai tampa nepakankami.
- Komanda. Keli failai, skirtingi rašybos variantai, susimaišiusios versijos.
- Patvirtinimas. Kas tikrino kurią savaitę? Skaičiuoklėje to nematyti. Plačiau Valandų tvirtinimas.
- Sąskaitos. Sumuojant valandas, taikant įkainius ir žymint, kas jau išrašyta, lengva suklysti.
- Atskaitomybė. Audito metu reikia parodyti, kas, kada ir ką žymėjo bei ar buvo keista vėliau.
Kaip tai daro Half5
Half5 galite žymėti valandas pagal klientą, projektą ir veiklą – su laikmačiu, rankiniu būdu arba iš „Užuominų“ laiko juostoje. Ar valanda apmokama, priklauso nuo veiklos („Apmokama“ arba „Neapmokama“). Su „Patvirtinti valandas prieš sąskaitą“ valandos pirmiausia tikrinamos, o iš ataskaitos sukuriate juodraštines sąskaitas su „Kurti juodraštines sąskaitas iš ataskaitos“.
Jei norite išsaugoti skaičiuoklę, eksportuokite ataskaitą su „Eksportuoti į CSV“, į Excel ar PDF. CSV faile yra stulpeliai: Valandos, Minutės, Aprašymas, Kontaktas, Projektas, Veikla, Darbuotojas, Data, Apmokama, Sąskaitos būsena, Būsena, Atostogos/nedarbingumas, Įkainis, Suma, Savikainos įkainis, Savikaina, Marža ir Marža %. Prieš eksportuojant galite filtruoti pagal veiklą, darbuotoją, apmokamumą, patvirtinimo ir sąskaitos būseną ir kt.
Dažniausiai užduodami klausimai
Google Sheets ar Excel: ar yra skirtumas?
Laiko sekimui – beveik nėra. Google Sheets patogiau, kai dirba keli žmonės vienu metu, Excel – jei norite dirbti be interneto. Svarbiau stulpeliai ir fiksuoti sąrašai nei pati programa.
Ar reikia žymėti pradžios ir pabaigos laiką, ar pakanka trukmės?
Sąskaitų išrašymui dažniausiai pakanka trukmės. Pradžios ir pabaigos laikai naudingi, jei reikia parodyti darbo laiką ar klientas to prašo.
Ar yra nemokamas laiko sekimo šablonas?
Nereikia atskiro šablono: skaičiuoklė su aukščiau išvardytais stulpeliais, fiksuotais klientų, projektų ir veiklų sąrašais bei viena eilute kiekvienai užduočiai atitinka daugumą šablonų.
Ar galiu naudoti seną skaičiuoklę kartu su programa?
Taip, bet dažniausiai ilgai taip neišsilaiko. Dažniau valandas žymite programoje, o kai reikia duomenų skaičiuoklėje, eksportuojate į CSV ar Excel.
