Hur kan du rapportera tid?
Det finns fyra vanliga sätt, och de flesta blandar två. Skillnaden är inte hur noggrant det kan bli, utan hur mycket disciplin som krävs och vad som händer när du glömmer något.
- Papper, Excel eller Google Sheets. Du fyller i en rad efter varje uppgift eller i slutet av dagen.
- Start-stopp-timer. Du trycker på start när du börjar och stopp när du byter.
- Veckosummering. På fredagen fyller du i veckan utifrån kalender, mejl och minne.
- Automatiska förslag. Programmet registrerar vad du gjort och du bekräftar. Mer i Automatisk tidrapportering.
Ärliga för- och nackdelar
Inget sätt är gratis. Kalkylblad kostar inget men kräver underhåll varje vecka. Timer är exakt – om du inte glömmer. Att fylla i i efterhand känns effektivt, men småjobb och samtal faller bort, och det är ofta fakturerbara minuter.
| Metod | Styrka | Svaghet |
|---|---|---|
| Excel eller Google Sheets | Gratis, flexibelt, redan bekant | Stavfel, ingen attest, fakturering är manuell |
| Start-stopp-timer | Exakt per uppgift | Lätt att glömma start/stopp, krångligt vid många byten |
| Veckosummering | Lite jobb under veckan | Småjobb tappas bort, beskrivningar blir vaga |
| Automatiska förslag | Lite glömt, lite att skriva | Du bekräftar ändå; kräver app på dator eller mobil; samtal loggar du själv |
Vilka kolumner behöver ett bra tidrapporteringsblad?
Om du använder kalkylblad, bygg det rätt från början. En rad per uppgift, inte per dag, och fasta listor för kund, projekt och aktivitet så du kan filtrera och summera senare.
- Datum. Ett datum per rad, som riktigt datum – inte text.
- Kund och projekt. Från fasta listor (datavalidering), så att ‘Smith AB’ och ‘Smith’ inte blir två olika kunder.
- Aktivitet. Till exempel rådgivning, utveckling, resa eller internt.
- Start- och sluttid, eller varaktighet. Varaktighet i minuter eller decimaltal; tider bara om du verkligen behöver dem.
- Beskrivning. En mening som kunden kan läsa.
- Fakturerbar. Ja eller nej. Hur du avgör det finns i Fakturerbara timmar.
- Fakturerad. En kolumn eller fakturanummer, så inget faktureras dubbelt eller missas.
Tips: lägg inte timpriser på varje rad – håll dem i en separat tabell per kund eller aktivitet. När priset ändras slipper du ändra hundratals rader.
När räcker ett kalkylblad?
Om du jobbar själv, har några kunder och fakturerar en gång i månaden räcker kalkylbladet fint. Du ser allt och tiden för att hålla det uppdaterat är begränsad. Om du mest rapporterar timmar för egen del, till exempel för det nederländska urencriterium (krav för skatteavdrag för egenföretagare), räcker ofta en ordentlig lista också.
Men håll det uppdaterat och säkert. Ett kalkylblad som fylls i allt på en gång i efterhand är svagare bevis än ett som växer under året.
När börjar kalkylbladet brista?
Brytpunkten kommer ofta smygande. En till person skickar sin egen fil, någon måste granska timmar, eller du vill se per kund vad som återstår att fakturera. Då lägger du mer tid på att slå ihop filer än på jobbet i sig.
Om du har anställda i Nederländerna kräver arbetstidslagen dessutom att du sparar korrekta uppgifter om arbetad och vilad tid i minst 52 veckor. Det är en annan typ av rapport än projekttimmar, men visar hur snabbt lösa filer per person inte räcker.
- Team. Flera filer, olika stavningar, versioner blandas ihop.
- Attest. Vem granskade vilken vecka? Kalkylbladet visar det inte. Se Attestera timmar.
- Fakturering. Summera timmar per kund, lägga på rätt pris och markera vad som är fakturerat går lätt fel.
- Spårbarhet. Vid revision vill du visa vem som rapporterat vad, när och om det ändrats i efterhand.
Så gör Half5
I Half5 rapporterar du timmar per kund, projekt och aktivitet – med timer, manuellt eller från “Förslag” i din tidslinje. Om en timme är fakturerbar styrs av aktiviteten (“Fakturerbar” eller “Icke fakturerbar”). Med “Godkänn timmar före fakturering” granskas timmarna först, och från en rapport skapar du utkastfakturor med “Skapa utkastfakturor från rapport”.
Vill du behålla ditt kalkylblad kan du exportera en rapport med “Exportera till CSV”, till Excel eller PDF. CSV-filen innehåller kolumnerna Timmar, Minuter, Beskrivning, Kontakt, Projekt, Aktivitet, Medarbetare, Datum, Fakturerbar, Fakturastatus, Status, Frånvaro, Pris, Belopp, Kostnadspris, Kostnad, Marginal och Marginal %. Du filtrerar i förväg bland annat på aktivitet, medarbetare, fakturerbarhet, attest och fakturastatus.
Vanliga frågor
Google Sheets eller Excel – spelar det någon roll?
Nästan inte, för tidrapportering. Google Sheets är smidigare om flera jobbar samtidigt, Excel om du vill jobba offline. Kolumnerna och fasta listor är viktigare än programmet.
Ska jag ange start- och sluttid eller bara varaktighet?
För fakturering räcker oftast varaktighet. Start- och sluttid är bra om du behöver visa arbetstid eller om kunden vill se det.
Finns det en gratis mall för tidrapportering?
Du behöver ingen: ett blad med kolumnerna ovan, fasta listor för kund, projekt och aktivitet och en rad per uppgift täcker det mesta mallar gör.
Kan jag behålla mitt gamla kalkylblad bredvid en app?
Ja, men det brukar inte hålla i längden. Vanligare är att rapportera i appen och exportera till CSV eller Excel när du vill jobba vidare med siffrorna i kalkylblad.
