Hogyan lehet órákat vezetni?
Négy elterjedt módszer van, a legtöbben kettőt kevernek. Nem a pontosságban különböznek, hanem abban, mennyi önfegyelmet igényelnek, és mi történik, ha valami kimarad.
- Papír, Excel vagy Google Táblázat. Minden feladat után vagy nap végén beírsz egy sort.
- Start-stop stopper. Indítod, amikor elkezded, leállítod, amikor váltasz.
- Heti visszatöltés. Pénteken a naptáradból, e-mailből és emlékezetből töltöd ki a hetet.
- Automatikus javaslatok. Szoftver rögzíti, mit csináltál, te csak jóváhagyod. Részletek: Automatikus óraregisztráció.
Őszinte előnyök és hátrányok
Nincs ingyen módszer. A táblázat nem kerül pénzbe, de hetente gondozni kell. A stopper pontos, de csak ha nem felejted el. A visszatöltés gyorsnak tűnik, de a rövid munkák, hívások kiesnek – pedig ezek gyakran számlázható percek.
| Módszer | Előny | Hátrány |
|---|---|---|
| Excel vagy Google Táblázat | Ingyenes, rugalmas, ismerős | Elírások, nincs jóváhagyás, a számlázás kézi marad |
| Start-stop stopper | Feladatonként pontos | Elfelejted indítani/leállítani, sok váltásnál kényelmetlen |
| Heti visszatöltés | Hét közben kevés munka | A kis munkák elvesznek, a leírások elmosódnak |
| Automatikus javaslatok | Kevés felejtődik el, kevés gépelés | Így is jóvá kell hagynod; kell hozzá app gépen vagy telefonon; telefonhívásokat magad írod be |
Milyen oszlopok kellenek egy jó óranyilvántartó táblázatba?
Ha táblázatot használsz, érdemes jól beállítani az elején. Egy sor = egy feladat, nem naponta, és ügyfél, projekt, tevékenység fix listából választható, hogy később szűrni, összesíteni tudd.
- Dátum. Egy dátum soronként, valódi dátumként, ne szövegként.
- Ügyfél és projekt. Fix listából (adatellenőrzés), hogy a ‘Smith Kft’ és ‘Smith’ ne legyen két külön ügyfél.
- Tevékenység. Például tanácsadás, fejlesztés, utazás vagy belső munka.
- Kezdés és befejezés, vagy időtartam. Időtartam percben vagy tizedesben; pontos időpont csak ha tényleg kell.
- Leírás. Egy mondat, amit az ügyfél is megért.
- Számlázható. Igen vagy nem. Döntési szempontok: Számlázható órák.
- Számlázva. Egy oszlop vagy számlaszám, hogy ne legyen duplán vagy egyáltalán nem számlázva.
Tipp: ne írd be az óradíjat minden sorba; tartsd külön táblázatban ügyfelenként vagy tevékenységenként. Ha változik a díj, nem kell száz sort átírni.
Mikor elég a táblázat?
Ha egyedül dolgozol, pár ügyfeled van, és havonta egyszer számlázol, a táblázat tökéletes. Átlátsz mindent, a karbantartás nem vesz el sok időt. Ha csak magadnak vezeted, például a holland urencriterium – azaz az önfoglalkoztatói adókedvezményhez szükséges óraszám – miatt, egy rendezett lista általában elég.
De vezesd rendszeresen, és tartsd biztonságban. Egy utólag, egyszerre kitöltött táblázat gyengébb bizonyíték, mint egy, ami év közben folyamatosan bővül.
Mikor törik el a táblázat?
A fordulópont általában észrevétlenül jön. Egy második ember saját fájlt küld, valakinek ellenőrizni kell az órákat, vagy ügyfelenként szeretnéd látni, mi nincs még számlázva. Ilyenkor több idő megy el a fájlok összefésülésére, mint magára a munkára.
Ha Hollandiában alkalmazottad van, a Munkaidő Törvény előírja a munka- és pihenőidők pontos vezetését, legalább 52 hétig megőrizve. Ez más, mint a projekthez kötött órák, de jól mutatja, mennyire gyorsan kevés lesz a személyenkénti külön fájl.
- Csapat. Több fájl, eltérő írásmódok, keveredő verziók.
- Jóváhagyás. Ki nézte át melyik hetet? A táblázatból nem derül ki. Lásd: Órák jóváhagyása.
- Számlázás. Ügyfelenkénti összesítés, díjak alkalmazása, számlázott státusz könnyen elcsúszik.
- Elszámoltathatóság. Egy ellenőrzésnél fontos, ki, mikor, mit rögzített, és változott-e utólag.
Így csinálja a Half5
A Half5-ben ügyfél, projekt és tevékenység szerint rögzítheted az órákat – stopperrel, kézzel vagy az idővonal „Javaslatok” nézetéből. Hogy egy óra számlázható-e, a tevékenységtől függ („Számlázható” vagy „Nem számlázható”). A „Számlázás előtti jóváhagyás” funkcióval előbb ellenőrizhetők az órák, majd a jelentésből a „Piszkozat számlák létrehozása jelentésből” gombbal készíthetsz számlatervezetet.
Ha megtartanád a táblázatodat, jelentést exportálhatsz „Exportálás CSV-be”, Excelbe vagy PDF-be. A CSV tartalmazza: Óra, Perc, Leírás, Kapcsolat, Projekt, Tevékenység, Dolgozó, Dátum, Számlázható, Számla státusz, Státusz, Távollét, Óradíj, Összeg, Költségdíj, Költség, Marzs és Marzs %. Előzetesen szűrhetsz például tevékenység, dolgozó, számlázhatóság, jóváhagyás és számla státusz szerint.
Gyakori kérdések
Google Táblázat vagy Excel: számít?
Óraregisztrációhoz alig. Google Táblázat több felhasználónál kényelmesebb, Excel offline munkához jobb. Az oszlopok és a fix listák fontosabbak, mint maga a program.
Kezdési és befejezési időt vagy csak időtartamot vezessem?
Számlázáshoz általában elég az időtartam. Kezdési és befejezési idő akkor kell, ha munkaidőt kell igazolni vagy az ügyfél kéri.
Van ingyenes óranyilvántartó sablon?
Nincs rá szükséged: egy táblázat a fent felsorolt oszlopokkal, ügyfél, projekt és tevékenység fix listával, és egy sor/feladat – ez lefedi a legtöbb sablont.
Használhatom a régi táblázatomat az app mellett?
Igen, de ritka, hogy hosszú távon mindkettőt vezeted. Gyakoribb, hogy az appban rögzítesz, és amikor kell, exportálsz CSV-be vagy Excelbe, hogy táblázatban dolgozz az adatokkal.
Források
- Dutch Working Hours Act (Arbeidstijdenwet), article 4:3 · lekérdezve ekkor
