Kādas ir stundu uzskaites iespējas?
Ir četri izplatīti veidi, un vairums cilvēku apvieno divus. Atšķirība nav precizitātē, bet gan tajā, cik daudz disciplīnas tie prasa un kas notiek, ja kaut ko aizmirstat.
- Papīrs, Excel vai Google Sheets. Ierakstāt rindu pēc katra uzdevuma vai dienas beigās.
- Start-stop taimeris. Nospiežat 'sākt', kad uzsākat darbu, un 'apturēt', kad pārslēdzaties.
- Nedēļas rekonstrukcija. Piektdienā aizpildāt nedēļu pēc kalendāra, e-pastiem un atmiņas.
- Automātiski ieteikumi. Programmatūra reģistrē, ko darījāt, un jūs apstiprināt. Vairāk sadaļā Automātiskā stundu uzskaite.
Godīgi par plusiem un mīnusiem
Neviena metode nav bezmaksas. Tabula neko nemaksā, bet prasa regulāru uzturēšanu. Taimeris ir precīzs, ja vien neaizmirstat to ieslēgt. Rekonstruējot nedēļu, šķiet, ka ietaupāt laiku, bet īsie darbi un zvani bieži pazūd, un tie bieži ir apmaksājamas minūtes.
| Metode | Stiprā puse | Vājā puse |
|---|---|---|
| Excel vai Google Sheets | Bezmaksas, elastīga, jau pazīstama | Kļūdas, nav apstiprināšanas, rēķini jāveido manuāli |
| Start-stop taimeris | Precīzi pa uzdevumiem | Aizmirst ieslēgt vai izslēgt, neērti bieži pārslēdzoties |
| Nedēļas rekonstrukcija | Maz pūļu nedēļas laikā | Mazie darbi pazūd, apraksti kļūst neskaidri |
| Automātiski ieteikumi | Maz aizmirsta, maz jāraksta | Joprojām jāapstiprina; nepieciešama lietotne datorā vai telefonā; telefona zvanus jāievada pašiem |
Kādas kolonnas nepieciešamas labai stundu uzskaites tabulai?
Ja izmantojat tabulu, izveidojiet to pareizi jau sākumā. Viena rinda katram uzdevumam, nevis dienai, un fiksēti klientu, projektu un aktivitāšu saraksti, lai vēlāk varētu filtrēt un summēt.
- Datums. Viena diena katrā rindā, kā īsts datums, nevis teksts.
- Klients un projekts. No fiksēta saraksta (datu validācija), lai ‘SIA Smits’ un ‘Smits’ nekļūtu par diviem klientiem.
- Aktivitāte. Piemēram, konsultācijas, izstrāde, brauciens vai iekšējais darbs.
- Sākuma un beigu laiks vai ilgums. Ilgums minūtēs vai decimāldaļās; laikus norādiet tikai, ja tie tiešām nepieciešami.
- Apraksts. Viena teikuma apraksts, ko var izlasīt klients.
- Apmaksājams. Jā vai nē. Kā to noteikt, skatiet Apmaksājamās stundas.
- Izrakstīts rēķins. Kolonna vai rēķina numurs, lai nekas netiktu izrakstīts divreiz vai netiktu izlaists.
Padoms: nelieciet likmes katrā rindā; glabājiet tās atsevišķā tabulā pēc klienta vai aktivitātes. Kad likme mainās, nav jārediģē simtiem rindu.
Kad ar tabulu pietiek?
Ja strādājat viens, jums ir daži klienti un rēķinus izrakstāt reizi mēnesī, tabula ir pietiekama. Jūs visu pārskatāt, un uzturēšanai nav nepieciešams daudz laika. Ja stundas uzskaitāt galvenokārt sev, piemēram, lai atbilstu Nīderlandes urencriterium (stundu kritērijs pašnodarbināto nodokļu atvieglojumam), sakārtots saraksts arī bieži ir pietiekams.
Tomēr ievadiet datus regulāri un glabājiet tos droši. Tabula, kas aizpildīta vienā reizē gada beigās, ir vājāks pierādījums nekā tāda, kas papildināta visa gada garumā.
Kad tabula sāk pievilt?
Pārejas punkts parasti pienāk nemanāmi. Otrs cilvēks iesūta savu failu, kādam jāapstiprina stundas vai vēlaties redzēt, kas katram klientam vēl jāizraksta. Tad vairāk laika aiziet failu apvienošanai nekā pašam darbam.
Ja Nīderlandē nodarbināt darbiniekus, Darba laika likums prasa kārtīgu darba un atpūtas laiku uzskaiti, kas jāsaglabā vismaz 52 nedēļas. Tā ir cita uzskaite nekā projektu stundas, bet tas parāda, cik ātri individuāli faili kļūst nepietiekami.
- Komanda. Dažādi faili, atšķirīgi pieraksti, versijas sajaucas.
- Apstiprināšana. Kurš pārbaudīja kuru nedēļu? Tabulā to neredzēsiet. Skatiet Stundu apstiprināšana.
- Rēķinu izrakstīšana. Stundu summēšana pa klientiem, likmju piemērošana un atzīmēšana, kas izrakstīts, viegli kļūdās.
- Pārskatāmība. Audita gadījumā jāspēj parādīt, kurš ko un kad reģistrējis, un vai dati mainīti vēlāk.
Kā to dara Half5
Half5 ļauj reģistrēt stundas pēc klienta, projekta un aktivitātes — ar taimeri, manuāli vai izmantojot laika joslas “Ieteikumus”. Vai stunda ir apmaksājama, nosaka aktivitāte (“Apmaksājama” vai “Neapmaksājama”). Ar “Apstiprināt stundas pirms rēķina” vispirms notiek pārbaude, un no atskaites varat izveidot melnraksta rēķinus ar “Izveidot melnraksta rēķinus no atskaites”.
Ja vēlaties saglabāt savu tabulu, eksportējiet atskaiti ar “Eksportēt uz CSV”, uz Excel vai PDF. CSV satur kolonnas: Stundas, Minūtes, Apraksts, Kontakts, Projekts, Aktivitāte, Darbinieks, Datums, Apmaksājams, Rēķina statuss, Statuss, Atvaļinājums/neierašanās, Likme, Summa, Izmaksu likme, Izmaksas, Marža un Marža %. Pirms tam varat filtrēt pēc aktivitātes, darbinieka, apmaksājamības, apstiprināšanas un rēķina statusa u.c.
Biežāk uzdotie jautājumi
Google Sheets vai Excel: vai ir atšķirība?
Stundu uzskaitei — gandrīz nekādas. Google Sheets ērtāks, ja vairāki strādā vienlaikus, Excel — ja jāstrādā bezsaistē. Svarīgākas ir kolonnas un fiksētie saraksti, nevis programma.
Vai jāreģistrē sākuma un beigu laiks vai pietiek ar ilgumu?
Rēķinu izrakstīšanai parasti pietiek ar ilgumu. Sākuma un beigu laiki noder, ja jāuzrāda darba laiks vai klients tos prasa.
Vai ir pieejama bezmaksas stundu uzskaites veidlapa?
Nav nepieciešama īpaša veidlapa: tabula ar iepriekš minētajām kolonnām, fiksētiem klientu, projektu un aktivitāšu sarakstiem un viena rinda katram uzdevumam nodrošina to pašu, ko lielākā daļa veidlapu.
Vai varu paturēt veco tabulu paralēli lietotnei?
Varat, bet parasti tas nav ilgtspējīgi. Biežāk stundas reģistrē lietotnē un eksportē uz CSV vai Excel, ja nepieciešams strādāt ar datiem tabulā.
