Hvordan kan du føre timer?
Det finnes fire vanlige måter, og de fleste kombinerer to. Forskjellen handler ikke om nøyaktighet, men hvor mye disiplin som kreves – og hva som skjer når du glemmer noe.
- Papir, Excel eller Google Sheets. Du skriver inn en rad etter hver oppgave eller på slutten av dagen.
- Start-stopp-timer. Du trykker start når du begynner, og stopp når du bytter.
- Ukentlig oppsummering. På fredag fyller du ut uka fra kalender, e-post og hukommelse.
- Automatiske forslag. Programmet registrerer hva du gjør, og du bekrefter. Mer i Automatisk timeregistrering.
Ærlige fordeler og ulemper
Ingen metode er gratis. Et regneark koster ingenting, men må holdes ved like hver uke. En timer er presis, men bare hvis du husker å bruke den. Å rekonstruere føles effektivt, men korte oppdrag og samtaler faller ofte ut – og det er ofte fakturerbare minutter.
| Metode | Styrke | Svakhet |
|---|---|---|
| Excel eller Google Sheets | Gratis, fleksibelt, kjent fra før | Tastefeil, ingen godkjenning, fakturering er manuelt |
| Start-stopp-timer | Presis per oppgave | Lett å glemme start/stopp, tungvint med mange bytter |
| Ukentlig oppsummering | Lite arbeid i løpet av uka | Småjobber forsvinner, beskrivelsene blir vage |
| Automatiske forslag | Lite glemt, lite tasting | Du må fortsatt bekrefte; krever app på PC eller mobil; telefonsamtaler må du føre selv |
Hvilke kolonner bør et timeregnskap ha?
Hvis du bruker regneark, sett det opp riktig fra start. Én rad per oppgave, ikke per dag, og faste lister for kunde, prosjekt og aktivitet så du kan filtrere og summere senere.
- Dato. Én dato per rad, som faktisk dato, ikke tekst.
- Kunde og prosjekt. Fra faste lister (datavalidering), så ikke ‘Smith Ltd’ og ‘Smith’ blir to ulike kunder.
- Aktivitet. For eksempel rådgivning, utvikling, reise eller internt.
- Start- og sluttid, eller varighet. Varighet i minutter eller desimal; klokkeslett bare hvis du faktisk trenger det.
- Beskrivelse. Én setning kunden kan lese.
- Fakturerbar. Ja eller nei. Hvordan du avgjør det, står i Fakturerbare timer.
- Fakturert. En kolonne eller fakturanummer, så ingenting faktureres dobbelt eller glemmes.
Tips: ikke legg inn timesats på hver rad; hold dem i en egen tabell per kunde eller aktivitet. Når satsen endres, slipper du å endre hundrevis av rader.
Når er regneark nok?
Jobber du alene, har noen få kunder og fakturerer én gang i måneden, holder regneark fint. Du har oversikt, og tiden du bruker på å holde det oppdatert er begrenset. Teller du timer mest for deg selv, for eksempel for det nederlandske urencriterium (krav til antall timer for skattefordel), er en ryddig liste ofte nok.
Før jevnlig og ta vare på filen. Et regneark som fylles ut i etterkant er svakere dokumentasjon enn ett som vokser gjennom året.
Når begynner regnearket å sprekke?
Overgangen kommer ofte snikende. En kollega sender sitt eget regneark, noen må kontrollere timer, eller du vil se hva som gjenstår å fakturere per kunde. Da bruker du mer tid på å slå sammen filer enn på selve arbeidet.
Har du ansatte i Nederland, krever arbeidstidsloven også oversikt over arbeidstid og hviletid, lagret i minst 52 uker. Det er noe annet enn prosjektimer, men viser hvor fort løse filer per person ikke strekker til.
- Team. Flere filer, ulike skrivemåter, versjoner blandes.
- Godkjenning. Hvem sjekket hvilken uke? Regnearket viser det ikke. Se Godkjenne timer.
- Fakturering. Å summere timer per kunde, bruke riktige satser og merke hva som er fakturert, går fort galt.
- Etterprøvbarhet. Ved revisjon vil du vise hvem som førte hva, når, og om det er endret i ettertid.
Slik gjør Half5 det
I Half5 fører du timer per kunde, prosjekt og aktivitet – med timer, manuelt eller fra «Forslag» i tidslinjen. Om timen er fakturerbar, bestemmes av aktiviteten («Fakturerbar» eller «Ikke fakturerbar»). Med «Godkjenn timer før fakturering» sjekkes timene først, og fra en rapport kan du lage kladdfakturaer med «Opprett kladdfaktura fra rapport».
Vil du beholde regnearket, kan du eksportere rapport med «Eksporter til CSV», til Excel eller PDF. CSV-filen har kolonnene Timer, Minutter, Beskrivelse, Kontakt, Prosjekt, Aktivitet, Ansatt, Dato, Fakturerbar, Fakturastatus, Status, Fravær, Sats, Beløp, Kostnadssats, Kostnad, Margin og Margin %. Du kan filtrere på aktivitet, ansatt, fakturerbar, godkjenningsstatus og fakturastatus, blant annet.
Ofte stilte spørsmål
Google Sheets eller Excel – spiller det noen rolle?
Nesten ikke, for timeregistrering. Google Sheets er enklest når flere jobber samtidig, Excel hvis du vil jobbe offline. Kolonnene og faste lister er viktigere enn hvilket program du bruker.
Bør jeg føre start- og sluttid eller bare varighet?
For fakturering holder det som regel med varighet. Start- og sluttid er nyttig hvis du må dokumentere arbeidstid eller kunden ber om det.
Finnes det en gratis mal for timeliste?
Du trenger egentlig ikke det: et ark med kolonnene over, faste lister for kunde, prosjekt og aktivitet, og én rad per oppgave dekker det de fleste maler gjør.
Kan jeg beholde det gamle regnearket ved siden av en app?
Ja, men det varer sjelden lenge. Vanligst er å føre i appen og eksportere til CSV eller Excel når du vil jobbe videre med tallene i regneark.
