¿Cómo puedes registrar horas?
Hay cuatro formas habituales, y la mayoría acaba combinando dos. La diferencia no está en la precisión, sino en la disciplina que requieren y en qué pasa si olvidas algo.
- Papel, Excel o Google Sheets. Escribes una fila tras cada tarea o al final del día.
- Temporizador de inicio y parada. Pulsas iniciar al empezar y parar al cambiar.
- Reconstrucción semanal. El viernes rellenas la semana mirando calendario, emails y memoria.
- Sugerencias automáticas. El software registra lo que haces y tú confirmas. Más en Registro automático de horas.
Ventajas e inconvenientes reales
Ningún método es gratis. Una hoja de cálculo no cuesta nada pero hay que mantenerla cada semana. Un temporizador es preciso, pero solo si no lo olvidas. Reconstruir parece eficiente, pero se pierden tareas cortas y llamadas, que suelen ser minutos facturables.
| Método | Ventaja | Inconveniente |
|---|---|---|
| Excel o Google Sheets | Gratis, flexible, ya lo conoces | Errores, sin aprobación, la facturación es manual |
| Temporizador inicio-parada | Preciso por tarea | Olvidar iniciar o parar, incómodo con muchos cambios |
| Reconstrucción semanal | Poco esfuerzo durante la semana | Se pierden tareas pequeñas, descripciones vagas |
| Sugerencias automáticas | Poco olvido, poco que escribir | Aún tienes que confirmar; necesitas app en ordenador o móvil; las llamadas hay que apuntarlas a mano |
¿Qué columnas debe tener una buena hoja de horas?
Si usas hoja de cálculo, configúrala bien desde el principio. Una fila por tarea, no por día, y listas fijas para cliente, proyecto y actividad para poder filtrar y sumar después.
- Fecha. Una fecha por fila, como fecha real, no texto.
- Cliente y proyecto. De una lista fija (validación de datos), así ‘Smith Ltd’ y ‘Smith’ no acaban siendo dos clientes distintos.
- Actividad. Por ejemplo asesoría, desarrollo, desplazamiento o interna.
- Hora de inicio y fin, o duración. Duración en minutos o decimal; horas solo si realmente las necesitas.
- Descripción. Una frase que pueda leer el cliente.
- Facturable. Sí o no. Cómo decidirlo está en Horas facturables.
- Facturado. Una columna o número de factura, para no facturar dos veces o dejar algo sin facturar.
Consejo: no pongas tarifas en cada fila; guárdalas en una tabla aparte por cliente o actividad. Así, si cambias una tarifa, no tienes que editar cientos de filas.
¿Cuándo basta una hoja de cálculo?
Si trabajas solo, tienes pocos clientes y facturas una vez al mes, una hoja de cálculo es suficiente. Lo ves todo y el tiempo de mantenimiento es limitado. Si solo cuentas horas para ti, por ejemplo para el criterio de horas neerlandés para la deducción fiscal de autónomos, una lista ordenada suele bastar también.
Eso sí, llévala al día y guárdala bien. Una hoja rellenada de golpe al final es peor prueba que una que crece durante el año.
¿Cuándo se queda corta una hoja de cálculo?
El punto crítico suele llegar sin avisar. Una segunda persona manda su propio archivo, alguien tiene que revisar horas o quieres ver por cliente lo pendiente de facturar. Entonces pasas más tiempo uniendo archivos que trabajando.
Si tienes empleados en Países Bajos, la Ley de Jornada Laboral exige además un registro de horas de trabajo y descanso, guardado al menos 52 semanas. Es distinto del registro de horas por proyecto, pero muestra lo rápido que los archivos sueltos por persona se quedan cortos.
- Equipo. Varios archivos, nombres distintos, versiones mezcladas.
- Aprobación. ¿Quién revisó cada semana? Una hoja no lo muestra. Ver Aprobar horas.
- Facturación. Sumar horas por cliente, aplicar tarifas y marcar lo facturado suele fallar.
- Justificación. En una auditoría necesitas mostrar quién apuntó qué, cuándo y si se modificó después.
Así lo hace Half5
En Half5 registras horas por cliente, proyecto y actividad, con temporizador, a mano o desde las “Sugerencias” de tu cronología. Si una hora es facturable depende de la actividad (“Facturable” o “No facturable”). Con “Aprobar horas antes de facturar” primero se revisan, y desde un informe creas borradores de factura con “Crear borradores de factura desde informe”.
Si quieres seguir usando tu hoja, exporta un informe con “Exportar a CSV”, a Excel o a PDF. El CSV incluye las columnas Horas, Minutos, Descripción, Contacto, Proyecto, Actividad, Empleado, Fecha, Facturable, Estado de factura, Estado, Ausencia/baja, Tarifa, Importe, Tarifa de coste, Coste, Margen y Margen %. Puedes filtrar antes por actividad, empleado, facturable, estado de aprobación y estado de factura, entre otros.
Preguntas frecuentes
¿Google Sheets o Excel: importa cuál?
Apenas, para registrar horas. Google Sheets es más cómodo si varias personas trabajan a la vez, Excel si prefieres trabajar sin conexión. Importan más las columnas y listas fijas que el programa.
¿Debo anotar hora de inicio y fin o solo duración?
Para facturar, normalmente basta con la duración. Las horas de inicio y fin ayudan si tienes que justificar jornada o un cliente te las pide.
¿Hay alguna plantilla gratuita de hoja de horas?
No te hace falta: una hoja con las columnas de arriba, listas fijas para cliente, proyecto y actividad, y una fila por tarea cubre lo que hacen la mayoría de plantillas.
¿Puedo seguir usando mi hoja junto a una app?
Sí, pero mantener ambas no suele durar. Lo habitual es registrar en la app y exportar a CSV o Excel cuando quieras trabajar los datos en hoja de cálculo.
Fuentes
- Dutch Working Hours Act (Arbeidstijdenwet), article 4:3 · consultado el
