Какви са начините за следене на часове?
Има четири основни подхода, като повечето хора комбинират два. Разликата не е в точността, а в нужната дисциплина и какво се случва, ако нещо бъде пропуснато.
- Хартия, Excel или Google Sheets. Въвеждате ред след всяка задача или в края на деня.
- Таймер старт-стоп. Натискате старт при начало и стоп при смяна на дейност.
- Седмична реконструкция. В петък попълвате седмицата по календар, имейли и спомени.
- Автоматични предложения. Софтуерът записва какво сте правили, Вие само потвърждавате. Вижте повече в Автоматично следене на часове.
Реалните плюсове и минуси
Няма напълно безплатен метод. Таблицата не струва нищо, но изисква поддръжка всяка седмица. Таймерът е точен, но само ако не го забравите. Реконструкцията изглежда бърза, но кратките задачи и обаждания често се изпускат, а те са фактурируеми минути.
| Метод | Силна страна | Слаба страна |
|---|---|---|
| Excel или Google Sheets | Безплатно, гъвкаво, познато | Грешки при въвеждане, няма одобрение, фактурирането е ръчно |
| Таймер старт-стоп | Точност по задача | Лесно се забравя старт/стоп, неудобно при чести смени |
| Седмична реконструкция | Малко усилия през седмицата | Малките задачи се губят, описанията са неясни |
| Автоматични предложения | Малко пропуснато, малко писане | Пак потвърждавате; изисква приложение на компютър или телефон; телефонните обаждания се въвеждат ръчно |
Кои колони са нужни в добра таблица за часове?
Ако използвате таблица, настройте я правилно от самото начало. Един ред на задача, не на ден, и фиксирани списъци за клиент, проект и дейност, за да може после да филтрирате и обобщавате.
- Дата. Една дата на ред, като реална дата, не текст.
- Клиент и проект. От фиксиран списък (data validation), за да не станат ‘Smith Ltd’ и ‘Smith’ два различни клиента.
- Дейност. Например консултация, разработка, пътуване или вътрешна работа.
- Начален и краен час, или продължителност. Продължителност в минути или десетичен формат; часове само ако наистина са нужни.
- Описание. Едно изречение, което клиентът може да прочете.
- Фактурируемо. Да или не. Как да решите – вижте Фактурируеми часове.
- Фактурирано. Колона или номер на фактура, за да не се дублира или пропусне фактуриране.
Съвет: не въвеждайте ставки във всеки ред; пазете ги в отделна таблица по клиент или дейност. При промяна на ставка няма да редактирате стотици редове.
Кога таблицата е достатъчна?
Ако работите самостоятелно, имате няколко клиента и фактурирате веднъж месечно, таблицата е напълно подходяща. Виждате всичко и времето за поддръжка е ограничено. Ако следите часове основно за себе си, например за холандския hours criterion за данъчно облекчение на самонаети, подреден списък също е достатъчен.
Водете я редовно и я пазете сигурно. Таблица, попълнена наведнъж накрая, е по-слабо доказателство от такава, която се попълва през годината.
Кога таблицата вече не стига?
Прагът често се преминава неусетно. Втори човек изпраща свой файл, някой трябва да проверява часове или искате да видите по клиент какво остава за фактуриране. Тогава губите повече време в обединяване на файлове, отколкото в същинската работа.
Ако имате служители в Нидерландия, Законът за работното време изисква и отделен регистър на работните и почивните часове, пазен поне 52 седмици. Това е различен отчет от проектните часове, но показва колко бързо отделните файлове по човек стават недостатъчни.
- Екип. Няколко файла, различни изписвания, смесени версии.
- Одобрение. Кой е проверил коя седмица? Таблицата не го показва. Вижте Одобряване на часове.
- Фактуриране. Обобщаването на часове по клиент, прилагането на ставки и отбелязването на фактурираното лесно води до грешки.
- Отчетност. При одит трябва да покажете кой е въвел какво, кога и дали е променяно по-късно.
Как Half5 го прави
В Half5 въвеждате часове по клиент, проект и дейност – с таймер, ръчно или чрез „Предложения“ в хронологията. Дали часът е фактурируем зависи от дейността („Фактурируемо“ или „Нефактурируемо“). С „Одобри часове преди фактуриране“ първо се прави проверка, а от отчет създавате чернови на фактури с „Създай чернова на фактура от отчет“.
Ако искате да запазите таблицата си, експортирайте отчет с „Експортирай в CSV“, към Excel или PDF. CSV файлът съдържа колоните Часове, Минути, Описание, Контакт, Проект, Дейност, Служител, Дата, Фактурируемо, Статус на фактура, Статус, Отсъствие, Ставка, Сума, Разходна ставка, Разход, Марж и Марж %. Преди това може да филтрирате по дейност, служител, фактурируемо, статус на одобрение и статус на фактура и др.
Често задавани въпроси
Google Sheets или Excel: има ли значение?
Почти няма, що се отнася до следене на часове. Google Sheets е по-удобен при работа от няколко души едновременно, Excel – ако работите офлайн. По-важни са колоните и фиксираните списъци, отколкото самата програма.
Трябва ли да записвам начален и краен час или само продължителност?
За фактуриране обикновено е достатъчна продължителността. Начален и краен час са полезни, ако трябва да покажете работно време или клиентът ги изисква.
Има ли безплатен шаблон за таблица с часове?
Не Ви е нужен: таблица с изброените по-горе колони, фиксирани списъци за клиент, проект и дейност и по един ред на задача покрива нуждите на повечето шаблони.
Мога ли да ползвам старата си таблица заедно с приложение?
Да, но рядко се поддържат и двете дълго. По-често се въвежда в приложението и се експортира към CSV или Excel, когато искате да работите с числата в таблица.
Източници
- Dutch Working Hours Act (Arbeidstijdenwet), article 4:3 · консултирано на
