Jak można rejestrować godziny?
Są cztery popularne sposoby i większość osób łączy dwa z nich. Różnica to nie dokładność, ale ile dyscypliny wymagają i co się dzieje, gdy coś ci umknie.
- Papier, Excel lub Google Sheets. Wpisujesz wiersz po każdym zadaniu lub na koniec dnia.
- Timer start-stop. Naciskasz start, gdy zaczynasz, stop przy zmianie zadania.
- Rekonstrukcja tygodniowa. W piątek uzupełniasz tydzień na podstawie kalendarza, maili i pamięci.
- Automatyczne sugestie. Oprogramowanie rejestruje, co robiłeś, a ty potwierdzasz. Więcej w Automatyczna rejestracja czasu.
Rzetelne plusy i minusy
Nie ma metody bez kosztów. Arkusz nic nie kosztuje, ale wymaga regularnej aktualizacji. Timer jest dokładny, ale tylko jeśli o nim pamiętasz. Rekonstrukcja wydaje się szybka, ale krótkie zadania i telefony często wypadają, a to zwykle fakturowane minuty.
| Sposób | Mocna strona | Słaba strona |
|---|---|---|
| Excel lub Google Sheets | Darmowe, elastyczne, znane narzędzie | Literówki, brak zatwierdzania, fakturowanie ręczne |
| Timer start-stop | Precyzja dla każdego zadania | Łatwo zapomnieć o starcie/stopie, niewygodne przy wielu przełączeniach |
| Rekonstrukcja tygodniowa | Mało pracy w tygodniu | Małe zadania giną, opisy są nieprecyzyjne |
| Automatyczne sugestie | Mało zapomnianych, mało pisania | Wciąż trzeba potwierdzić; wymaga aplikacji na komputerze lub telefonie; rozmowy telefoniczne wpisujesz sam |
Jakie kolumny powinien mieć dobry arkusz do ewidencji czasu?
Jeśli korzystasz z arkusza, od razu ustaw go porządnie. Jeden wiersz na zadanie, nie na dzień, i stałe listy klientów, projektów i czynności, żeby potem łatwo filtrować i sumować.
- Data. Jedna data na wiersz, jako prawdziwa data, nie tekst.
- Klient i projekt. Ze stałej listy (walidacja danych), żeby ‘Smith Ltd’ i ‘Smith’ nie były dwoma klientami.
- Czynność. Na przykład doradztwo, development, dojazd lub wewnętrzne.
- Godzina rozpoczęcia i zakończenia lub czas trwania. Czas trwania w minutach lub dziesiętnych; godziny tylko jeśli naprawdę są potrzebne.
- Opis. Jedno zdanie, które klient może przeczytać.
- Fakturowane. Tak lub nie. Jak to rozstrzygnąć – w Godziny do faktury.
- Zafakturowane. Kolumna lub numer faktury, żeby nic nie zostało zafakturowane dwa razy albo wcale.
Wskazówka: nie wpisuj stawek w każdym wierszu; trzymaj je w osobnej tabeli dla klienta lub czynności. Gdy zmieniasz stawkę, nie musisz edytować setek wierszy.
Kiedy arkusz wystarcza?
Jeśli pracujesz sam, masz kilku klientów i fakturujesz raz w miesiącu, arkusz jest w porządku. Widzisz wszystko, a czas na prowadzenie ewidencji jest ograniczony. Jeśli liczysz godziny głównie dla siebie, np. dla holenderskiego urencriterium (warunek godzinowy do ulgi podatkowej dla samozatrudnionych), porządna lista też zwykle wystarczy.
Prowadź ją jednak regularnie i bezpiecznie przechowuj. Arkusz wypełniony naraz po czasie to słabszy dowód niż taki, który powstaje na bieżąco przez cały rok.
Kiedy arkusz przestaje wystarczać?
Przełom zwykle przychodzi niepostrzeżenie. Druga osoba przesyła swój plik, ktoś musi sprawdzić godziny albo chcesz zobaczyć, co jeszcze trzeba zafakturować dla danego klienta. Wtedy więcej czasu schodzi na łączenie plików niż na samą pracę.
Jeśli zatrudniasz pracowników w Holandii, ustawa o czasie pracy wymaga też prowadzenia ewidencji czasu pracy i odpoczynku przez minimum 52 tygodnie. To inna ewidencja niż godziny projektowe, ale pokazuje, jak szybko osobne pliki na osobę przestają wystarczać.
- Zespół. Wiele plików, różne pisownie, wersje się mieszają.
- Zatwierdzanie. Kto sprawdził który tydzień? Arkusz tego nie pokaże. Zobacz Zatwierdzanie godzin.
- Fakturowanie. Sumowanie godzin na klienta, stosowanie stawek i zaznaczanie, co już zafakturowane, łatwo się myli.
- Rozliczalność. Przy kontroli chcesz pokazać, kto, kiedy i co wpisał oraz czy coś było później zmieniane.
Jak to robi Half5
W Half5 rejestrujesz godziny na klienta, projekt i czynność – timerem, ręcznie lub z „Sugestii” na osi czasu. To, czy godzina jest fakturowana, wynika z czynności („Fakturowane” lub „Niefakturowane”). Przy opcji „Zatwierdź godziny przed fakturowaniem” najpierw następuje kontrola, a z raportu tworzysz szkice faktur przez „Utwórz szkic faktury z raportu”.
Jeśli chcesz zachować swój arkusz, wyeksportuj raport przez „Eksportuj do CSV”, do Excela lub PDF. CSV zawiera kolumny: Godziny, Minuty, Opis, Kontakt, Projekt, Czynność, Pracownik, Data, Fakturowane, Status faktury, Status, Urlop/nieobecność, Stawka, Kwota, Stawka kosztowa, Koszt, Marża i Marża %. Przed eksportem możesz filtrować m.in. po czynności, pracowniku, fakturowaniu, statusie zatwierdzenia i fakturowania.
Najczęstsze pytania
Google Sheets czy Excel – ma to znaczenie?
Przy rejestracji czasu – prawie żadne. Google Sheets jest wygodniejsze, gdy kilka osób pracuje jednocześnie, Excel gdy chcesz działać offline. Ważniejsze są kolumny i stałe listy niż sam program.
Czy wpisywać godziny rozpoczęcia i zakończenia, czy tylko czas trwania?
Do fakturowania zwykle wystarczy czas trwania. Godziny rozpoczęcia i zakończenia przydają się, gdy musisz pokazać czas pracy lub klient o nie poprosi.
Czy jest darmowy szablon arkusza do ewidencji czasu?
Nie jest potrzebny: arkusz z powyższymi kolumnami, stałymi listami klienta, projektu i czynności oraz jednym wierszem na zadanie pokrywa to, co oferuje większość szablonów.
Czy mogę prowadzić stary arkusz równolegle z aplikacją?
Tak, ale zwykle to nie trwa długo. Najczęściej wpisujesz w aplikacji i eksportujesz do CSV lub Excela, gdy chcesz dalej pracować na danych w arkuszu.
