Hvernig er hægt að skrá vinnustundir?
Fjórar algengar leiðir eru í boði og flestir blanda saman tveimur. Munurinn liggur ekki í nákvæmni heldur hversu mikla reglufestu þær krefjast og hvað gerist ef þú gleymir einhverju.
- Blað, Excel eða Google Sheets. Þú slærð inn röð eftir hvert verk eða í lok dags.
- Tímamælir (start-stop). Þú ýtir á start þegar þú byrjar og stoppar þegar þú skiptir um verk.
- Vikuyfirlit. Á föstudegi fyllir þú inn vikuna út frá dagatali, tölvupósti og minni.
- Sjálfvirkar tillögur. Hugbúnaður skráir hvað þú gerðir og þú staðfestir. Meira í Sjálfvirk skráning vinnustunda.
Hreinskilin kostir og gallar
Engin aðferð er alveg ókeypis. Reikniblað kostar ekkert en þarf viðhald vikulega. Tímamælir er nákvæmur, en bara ef þú gleymir honum ekki. Að fylla inn eftir á virðist fljótlegt, en stutt verk og símtöl detta oft út – og það eru oft rukkanlegar mínútur.
| Aðferð | Styrkleiki | Veikleiki |
|---|---|---|
| Excel eða Google Sheets | Ókeypis, sveigjanlegt, kunnuglegt | Insláttarvillur, ekkert samþykki, reikningar handvirkir |
| Tímamælir (start-stop) | Nákvæmt á hvert verk | Auðvelt að gleyma að ýta, óþægilegt með mörg verk |
| Vikuyfirlit | Lítil fyrirhöfn yfir vikuna | Smáverk gleymast, lýsingar verða óljósar |
| Sjálfvirkar tillögur | Lítið gleymist, lítið að slá inn | Þú þarft samt að staðfesta; þarfnast apps í tölvu eða síma; símtöl þarf að skrá sjálfur |
Hvaða dálka þarf gott vinnustundareikniblað að hafa?
Ef þú notar reikniblað, stilltu það rétt frá byrjun. Ein röð á hvert verk, ekki á dag, og fastar listir fyrir viðskiptavin, verkefni og verk svo þú getir síað og lagt saman síðar.
- Dagsetning. Ein dagsetning á röð, sem raunveruleg dagsetning, ekki texti.
- Viðskiptavinur og verkefni. Úr föstum lista (gagnaval), svo ‘Smith ehf’ og ‘Smith’ verði ekki tveir viðskiptavinir.
- Verk. Til dæmis ráðgjöf, þróun, ferðalag eða innanhúss.
- Upphafs- og lokatími, eða lengd. Lengd í mínútum eða sem tugabrot; tímasetningar aðeins ef þú þarft þær.
- Lýsing. Ein setning sem viðskiptavinur skilur.
- Rukkanlegt. Já eða nei. Hvernig þú ákveður það er í Rukkanlegir tímar.
- Rukkað. Dálkur eða reikningsnúmer, svo ekkert sé rukkað tvisvar eða gleymist.
Gott ráð: ekki setja taxta í hverja röð; haltu þeim í sér töflu eftir viðskiptavini eða verki. Þegar taxti breytist þarftu ekki að breyta hundruðum raða.
Hvenær dugar reikniblað?
Ef þú vinnur einn, ert með fáa viðskiptavini og rukkar einu sinni í mánuði, dugar reikniblað vel. Þú hefur yfirsýn og það tekur ekki mikinn tíma að halda því við. Ef þú telur aðallega tíma fyrir sjálfan þig, til dæmis fyrir hollenska urencriterium (skilyrði fyrir skattfrádrátt sjálfstæðra), dugar snyrtilegur listi oft líka.
Haltu því samt reglulega og geymdu það öruggt. Reikniblað sem er fyllt út allt í einu eftir á er veikari sönnun en það sem vex jafnt og þétt yfir árið.
Hvenær hættir reikniblað að duga?
Vendipunkturinn kemur oft hljóðlega. Annar aðili sendir sitt eigið skjal, einhver þarf að yfirfara tíma eða þú vilt sjá hvað á eftir að rukka hjá hverjum viðskiptavin. Þá fer meiri tími í að sameina skrár en í vinnuna sjálfa.
Ef þú ert með starfsfólk í Hollandi krefst vinnustundalögin einnig skráningar á vinnu- og hvíldartímum, geymd í að minnsta kosti 52 vikur. Það er önnur skráning en verkefnastundir, en sýnir hversu fljótt laus skjöl eftir einstaklingum duga ekki lengur.
- Teymi. Margar skrár, mismunandi stafsetningar, útgáfur ruglast saman.
- Samþykki. Hver yfirfór hvaða viku? Reikniblað sýnir það ekki. Sjá Samþykkt vinnustunda.
- Rukkanir. Samtala tíma eftir viðskiptavini, að setja inn taxta og merkja hvað hefur verið rukkað getur auðveldlega klikkað.
- Reikningsskil. Í úttekt viltu geta sýnt hver skráði hvað, hvenær og hvort það var breytt síðar.
Svona gerir Half5 þetta
Í Half5 skráir þú tíma eftir viðskiptavini, verkefni og verki, með tímamæli, handvirkt eða úr „Tillögur“ í tímalínunni þinni. Hvort tími sé rukkanlegur ræðst af verkinu („Rukkanlegt“ eða „Ekki rukkanlegt“). Með „Samþykkja tíma fyrir rukkun“ eru tímarnir yfirfarnir fyrst og úr skýrslu býrðu til drög að reikningum með „Búa til drög að reikningum úr skýrslu“.
Ef þú vilt halda áfram með reikniblaðið þitt geturðu flutt út skýrslu með „Flytja út í CSV“, í Excel eða PDF. CSV skráin inniheldur dálkana Tímar, Mínútur, Lýsing, Tengiliður, Verkefni, Verk, Starfsmaður, Dagsetning, Rukkanlegt, Staða reiknings, Staða, Frí/fjarvera, Taxti, Upphæð, Kostnaðartaxti, Kostnaður, Álagning og Álagning %. Þú síað fyrirfram eftir verki, starfsmanni, rukkanleika, samþykkisstöðu og stöðu reiknings, meðal annars.
Algengar spurningar
Google Sheets eða Excel: skiptir það máli?
Varla, þegar kemur að vinnustundaskráningu. Google Sheets hentar betur ef fleiri vinna samtímis, Excel ef þú vilt vinna án nettengingar. Dálkarnir og föstu listarnir skipta meira máli en forritið sjálft.
Á ég að skrá upphafs- og lokatíma eða bara lengd?
Fyrir rukkun dugar oftast að skrá lengd. Upphafs- og lokatímar hjálpa ef þú þarft að sýna vinnustundir eða viðskiptavinur biður um það.
Er til ókeypis sniðmát fyrir vinnustundaskrá?
Þú þarft þess ekki: blað með dálkunum hér að ofan, föstum listum fyrir viðskiptavin, verkefni og verk og ein röð á hvert verk nær yfir það sem flest sniðmát bjóða.
Get ég haldið gamla reikniblaðinu mínu með appi?
Já, en það endist sjaldan lengi. Algengara er að skrá í appinu og flytja út í CSV eða Excel þegar þú vilt vinna með tölurnar í reikniblaði.
Heimildir
- Dutch Working Hours Act (Arbeidstijdenwet), article 4:3 · skoðað þann
