Quelles sont les façons de suivre ses heures ?
Il existe quatre approches courantes, et la plupart des gens en combinent deux. La différence ne tient pas à leur précision possible, mais à la discipline qu’elles demandent et à ce qui se passe quand vous oubliez quelque chose.
- Papier, Excel ou Google Sheets. Vous saisissez une ligne après chaque tâche ou en fin de journée.
- Chronomètre start-stop. Vous lancez le chrono en commençant et l’arrêtez quand vous changez de tâche.
- Reconstitution hebdomadaire. Le vendredi, vous remplissez la semaine à partir de l’agenda, des e-mails et de votre mémoire.
- Propositions automatiques. Un logiciel enregistre ce que vous faites et vous confirmez. Voir Suivi du temps automatique.
Avantages et limites, honnêtement
Aucune méthode n’est gratuite. Un tableur ne coûte rien, mais demande de l’entretien chaque semaine. Un chronomètre est précis, à condition de ne pas l’oublier. La reconstitution semble efficace, mais les tâches courtes et les appels disparaissent, et ce sont souvent des minutes facturables.
| Méthode | Point fort | Point faible |
|---|---|---|
| Excel ou Google Sheets | Gratuit, souple, déjà connu | Fautes de frappe, pas de validation, facturation manuelle |
| Chronomètre start-stop | Précis par tâche | Oubli de démarrer ou d’arrêter, pénible avec beaucoup de changements |
| Reconstitution hebdomadaire | Peu d’effort en semaine | Petites tâches perdues, descriptions vagues |
| Propositions automatiques | Peu d’oublis, peu de saisie | Il faut encore confirmer ; demande une application sur ordinateur ou téléphone |
Quelles colonnes pour un bon tableau de suivi des heures ?
Si vous utilisez un tableur, construisez-le correctement dès le départ. Une ligne par tâche, pas par jour, et des listes fixes pour le client, le projet et l’activité, afin de pouvoir filtrer et totaliser ensuite.
- Date. Une date par ligne, au format date et non texte.
- Client et projet. Choisis dans une liste fixe (validation des données), pour que « Dupont SARL » et « Dupont » ne deviennent pas deux clients.
- Activité. Par exemple conseil, développement, déplacement ou interne.
- Heures de début et de fin, ou durée. Durée en minutes ou en décimal ; les horaires seulement si vous en avez vraiment besoin.
- Description. Une phrase lisible par le client.
- Facturable. Oui ou non. Comment trancher : Heures facturables.
- Facturé. Une colonne ou un numéro de facture, pour ne rien facturer deux fois ni oublier.
Conseil : ne mettez pas les tarifs sur chaque ligne, mais dans un tableau séparé par client ou par activité. En cas de changement de tarif, vous n’avez pas à modifier des centaines de lignes.
Quand un tableur suffit-il ?
Si vous travaillez seul, avec une poignée de clients et une facturation mensuelle, un tableur convient très bien. Vous gardez une vue d’ensemble et le temps de tenue reste limité.
Tenez-le simplement avec régularité et conservez-le en lieu sûr. Un tableau rempli d’un coup après coup a moins de valeur comme justificatif qu’un tableau qui s’enrichit au fil de l’année.
Quand le tableur atteint-il ses limites ?
Le point de bascule arrive souvent sans prévenir. Un deuxième collaborateur envoie son propre fichier, quelqu’un doit contrôler les heures, ou vous voulez voir par client ce qui reste à facturer. Vous passez alors plus de temps à fusionner des fichiers qu’à travailler.
Par ailleurs, les heures par projet ne remplacent pas le décompte du temps de travail que les employeurs doivent, selon le pays, tenir à part. Avec un fichier par personne, il devient difficile de maîtriser les deux.
- Équipe. Plusieurs fichiers, des orthographes différentes, des versions qui se mélangent.
- Validation. Qui a vérifié quelle semaine ? Un tableur ne le montre pas. Voir Valider les heures.
- Facturation. Totaliser par client, appliquer les tarifs et marquer ce qui est déjà facturé : les erreurs sont faciles.
- Justification. Lors d’un contrôle, vous voulez montrer qui a saisi quoi, quand, et si cela a été modifié ensuite.
Comment Half5 s'y prend
Dans Half5, vous saisissez les heures par client, projet et activité, au chronomètre, à la main ou à partir des « Suggestions » de votre chronologie. Le caractère facturable découle de l’activité (« Déclarable » ou non). Avec « Approuver les heures avant facturation », les heures sont d’abord contrôlées, et depuis un rapport vous créez des brouillons avec « Créer des factures brouillon à partir du rapport ». Le déroulé est expliqué dans Facturer à partir des heures.
Pour garder votre tableur, exportez un rapport avec « Exporter en CSV », vers Excel ou en PDF. Le CSV contient heures, minutes, description, contact, projet, activité, employé, date, facturable, statut de la facture, statut, congé/absence, tarif, montant, coût horaire, coût, marge et %. Vous filtrez au préalable notamment par activité, employé, caractère facturable, statut de validation et statut de facture.
Questions fréquentes
Google Sheets ou Excel : quelle différence ?
Pour le suivi des heures, presque aucune. Google Sheets est plus pratique quand plusieurs personnes travaillent en même temps, Excel quand vous voulez travailler hors ligne. Les colonnes et les listes fixes comptent plus que le logiciel.
Faut-il noter les heures de début et de fin ou seulement la durée ?
Pour facturer, la durée suffit généralement. Les horaires sont utiles si vous devez justifier des temps de travail ou si un client les demande.
Ai-je besoin d’un modèle de feuille de temps ?
Pas forcément : un tableau avec les colonnes ci-dessus, des listes fixes pour client, projet et activité et une ligne par tâche fait ce que font la plupart des modèles.
Puis-je garder mon tableur en parallèle d’une application ?
Oui, mais la double saisie tient rarement. Le plus courant est de saisir dans l’application et d’exporter en CSV ou Excel quand vous voulez retravailler les chiffres.
