Mis vahe on arvestataval ja mittearvestataval tunnil?
Tund on arvestatav, kui saate selle arvele panna. See ei sõltu sellest, kui palju vaeva nägite, vaid sellest, mida kliendiga kokku leppisite. Kujundusvoor projekti sees on arvestatav; hinnapakkumise koostamine samale kliendile tavaliselt mitte.
Mittearvestatavad tunnid hoiavad teie ettevõtet töös, kuid nende eest maksate arvestatavate tundide kasumimarginaalist. Seetõttu on oluline teada, kui palju neid on.
| Tavaliselt arvestatav | Tavaliselt mittearvestatav |
|---|---|
| Töö kliendile kokkulepitud mahus | Hinnapakkumised ja müük |
| Koosolekud kliendiga või kliendi jaoks | Oma administreerimine ja arveldamine |
| Kliendi tellitud uuringud | Sisemised koosolekud ja koolitused |
| Sõiduaeg, kui on kokku lepitud | Parandustööd enda vigade tõttu |
Kuidas arvutada arvestatavate tundide kasutust?
Valem on lihtne: arvestatavad tunnid ÷ töötatud tunnid × 100%. Kasutage tegelikult töötatud tunde, mitte lepingujärgseid tunde, muidu jätab ületundidega nädal parema mulje, kui see oli. Puhkused ja haiguspäevad jätke arvutusest välja.
Kasulik on jälgida ka vahet arvestatavate ja tegelikult arvele pandud tundide vahel. Tunnid, mis olid arvestatavad, kuid jäid arveldamata – näiteks kui töö läks üle aja – on eraldi kadu.
- Näide: töötate nädalas 40 tundi.
- Neist 28 on teie kokkulepete järgi arvestatavad.
- Teie kasutus on 28 ÷ 40 × 100% = 70%.
- Arvele panete lõpuks 25 tundi, sest 3 tundi lisatööd kustutate maha. Seega 25 ÷ 28 ≈ 89% arvestatavatest tundidest jõudis arvele.
See on arvutusnäide, mitte võrdlusnumber. Terviklik osakaal sõltub valdkonnast, rollist ja sellest, kui palju aega kulub müügile ja juhtimisele.
Kuhu arvestatav aeg kaob?
Suured tööplokid lähevad harva kaduma. Päev objektil või pärastlõuna koodi kirjutades saab alati kirja. Kadu tekib väikestes vahepealsetes töödes, mida nädala lõpuks enam ei mäleta.
- Lühikesed kõned. Kümme minutit kliendiga küsimuse arutamiseks, kolm korda päevas, on pool tundi, mis jääb kirja panemata.
- E-post. Põhjalik vastus või dokumendi ülevaatus on töö kliendile, kuid ei tundu „projektitööna“.
- Järeltegevused. Väike muudatus pärast üleandmist, küsimus arve kohta, kiire kontroll.
- Sõidud. Kui olete kokku leppinud, et sõiduaeg on arvestatav, tuleb see ka kirja panna.
- Töö katkestused. Töö, mille katkestate ja hiljem lõpetate, kipub kirja minema vaid korra.
Kuidas määrata hinnad: tegevuse, projekti, kliendi või isiku kaupa?
Paljud ajaarvestusrakendused kasutavad hinnastamisel hierarhiat: kõige täpsem hind kehtib. Tööliigi hind on olulisem kui projekti hind, mis omakorda on olulisem kui kliendi hind jne kuni vaikimisi hinnani.
Nii ei pea te igale kirjele hinda valima. Määrate vaikimisi hinna ja märgite ainult erandid: klient, kellega on kokkulepitud soodustus, projekt kindla tunnitasuga või töö, millel on alati oma hind.
| Tase | Millal kasutada |
|---|---|
| Töö liik (tegevus) | Töö, millel on oma hind, nt nõustamine vs teostus |
| Projekt | Pakkumine kokkulepitud tunnitasuga konkreetsele projektile |
| Klient | Raamleping või soodustus kogu tööle selle kliendiga |
| Isik | Erinevad hinnad vanem- ja nooremspetsialistidele |
| Organisatsioon | Vaikimisi hind, kui muud ei kehti |
Kuidas leppida kliendiga kokku, mis on arvestatav?
Pange kokkulepped kirja enne töö algust – pakkumises või töövõtulepingus. Arvevaidlused tekivad peaaegu alati töö üle, mille arvestamist klient ei teadnud.
Olge piirjuhtumite osas täpne. Kas sõiduaeg on arvestatav ja mis hinnaga? Kas ümardate 15 või 6 minuti kaupa? Kas teie meeskonna sisearutelu kliendi projekti üle on arvestatav? Kas parandused pärast üleandmist on tasulised?
Kirjutage igale kirjereale lühike selgitus, mida klient võiks lugeda. Siis on arvele lisatud spetsifikatsioon teie põhjendus. Loe lähemalt Arveldamine tundide põhjal.
Nii teeb Half5 seda
Half5-s määrab tegevus, kas tund on arvestatav: igale tegevusele saab valida „Arvestatav“ või „Mittearvestatav“. Kirje ilma tegevuseta loetakse arvestatavaks. Projektidel ja klientidel eraldi arvestatavuse lülitit ei ole, seega sisetööde jaoks looge mittearvestatav tegevus, näiteks „Admin“ või „Müük“.
Hinnad määratakse järjekorras tegevus → projekt → klient → kasutaja → organisatsioon. Tegevusele saab määrata oma „Tunnitasu“, mis asendab vaikimisi hinna. Projektis kuvatakse registreeritud tunnid, eelarvetunnid, kasutatud eelarve ja arvestatav summa. Raportites on vaade veel arveldamata töödele ning kasumlikkuse vaade, mis võrdleb hindu kuludega.
Väikeste tööde jaoks, mis kipuvad kaduma, aitab töölaua rakendus: teie ajajoon näitab kasutatud programme, kalendrisündmusi ja faile kui „Soovitusi“ kirje tegemiseks. Programmid ja failid on otsast lõpuni krüpteeritud ning kalendrisündmused nähtavad vaid teile: teie juht, administraatorid ega Half5 ise neid ei näe. Organisatsioon näeb ainult neid tunde, mille ise kirja panete. Vaadake automaatne ajaarvestus.
Korduma kippuvad küsimused
Mis on hea arvestatavate tundide kasutus?
Kindlat standardit pole. See sõltub valdkonnast ja rollist: kui tegelete ka müügi või juhtimisega, on mittearvestatavaid tunde rohkem. Võrrelge eelkõige iseenda varasemate kuudega.
Kas puhkus ja haiguspäevad lähevad kasutuse arvestusse?
Tavaliselt mitte. Arvestatavad tunnid jagatakse töötatud tundidega ja puhkus pole töötatud aeg. Lepige ettevõttes kokku üks definitsioon, et võrdleksite samu asju.
Kas mittearvestatavaid tunde peaks üldse kirja panema?
Jah, kui soovite teada, mis teie aeg maksab. Ilma nendeta ei näe, kui palju nädalast kulub administreerimisele või müügile, ega saa oma hinda põhjendada.
Kas sõiduaeg on arvestatav?
Ainult siis, kui olete kliendiga selles kokku leppinud. Paljud ettevõtted arvestavad sõiduaega madalama hinnaga või fikseeritud summaga reisi kohta; märkige see pakkumises kindlasti ära.
Kuidas erineb kasutus tootlikkusest?
Kasutus näitab, kui suur osa teie ajast on arveldatav. Tootlikkust kasutatakse sageli laiemalt. Kuidas seda mõõta ilma inimesi jälgimata, loe tootlikkus ilma jälgimiseta.
