Wat moet er in een rittenregistratie staan?
De Belastingdienst noemt twee soorten gegevens: één keer de gegevens van de auto, en daarna een regel per rit. Een vast formaat is er niet; een notitieboekje, een spreadsheet of een app is allemaal goed, zolang deze gegevens erin staan.
Het doel van de rit (bijvoorbeeld de klant die je bezocht) staat niet in het rijtje van de Belastingdienst. Het is wel handig: het maakt je registratie bij een controle makkelijker uit te leggen.
- Auto: merk, type en kenteken, en de periode waarin je de auto gebruikte.
- Per rit: de datum, de kilometerstand bij begin en eind, het vertrek- en aankomstadres.
- Route: alleen als je een andere route reed dan de gebruikelijke.
- Zakelijk of privé: per rit aangegeven.
- Omrijkilometers: reed je tijdens een zakelijke rit privé om, dan noteer je die privékilometers apart.
Werk de registratie bij terwijl je rijdt, niet achteraf aan het eind van het jaar. Een reconstructie uit je geheugen klopt zelden met de tellerstanden.
De 500-kilometergrens en bijtelling in 2026
Rijd je in een auto van de zaak, dan telt het privégebruik mee als inkomen: de bijtelling. In 2026 zijn er twee percentages. Voor een auto zonder CO2-uitstoot geldt 18% tot een cataloguswaarde van €30.000 en 22% over het deel daarboven. Voor een auto op brandstof is het 22%. Het percentage dat voor jouw auto geldt, staat 60 maanden vast.
Je betaalt geen bijtelling als je aantoont dat je in een kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. Een ondernemer doet dat met een rittenregistratie. Een werknemer vraagt daarnaast een ‘verklaring geen privégebruik auto’ aan.
| Soort auto | Bijtelling |
|---|---|
| Geen CO2-uitstoot, tot €30.000 cataloguswaarde | 18% |
| Geen CO2-uitstoot, deel boven €30.000 | 22% |
| Auto op brandstof | 22% |
Verklaring geen privégebruik en de bestelauto
Met een verklaring geen privégebruik geef je aan dat je per kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé rijdt. Woon-werkverkeer telt daarbij als zakelijk: die kilometers horen niet bij de 500. Heb je de auto maar een deel van het jaar, dan geldt de grens naar verhouding.
Rijd je toch meer dan 500 kilometer privé, dan trek je de verklaring in. Doe je dat niet en blijkt het bij een controle, dan volgt een naheffingsaanslag. Je rittenregistratie is precies het bewijs dat je dan nodig hebt.
Voor een bestelauto bestaat een aparte verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto. Die blijft geldig tot je hem intrekt, maar werkt niet terug: hij geldt vanaf het moment dat je hem aanvraagt.
Kilometervergoeding 2026: €0,25 onbelast
Rijdt een medewerker zakelijk met de eigen auto, dan mag de werkgever in 2026 maximaal €0,25 per kilometer onbelast vergoeden. In 2025 was dat €0,23. De verhoging werkt terug tot 1 januari 2026: heeft een werkgever sinds januari €0,23 betaald, dan mag hij de extra €0,02 per kilometer achteraf nog onbelast uitbetalen.
De vergoeding mag ook voor woon-werkverkeer. Let wel: een medewerker heeft er niet automatisch recht op. Of en hoeveel je krijgt, hangt af van je arbeidsovereenkomst, je cao of het beleid van je werkgever.
Ben je zelf ondernemer en rijd je met je eigen auto, lees dan ook het urencriterium: beide gaan over wat je achteraf aannemelijk moet kunnen maken.
Welke registratie heb je nodig in jouw situatie?
Welke administratie je nodig hebt, hangt af van wie de auto bezit en welke afspraak je met de Belastingdienst hebt. Het overzicht hieronder vat het samen.
| Situatie | Wat je bijhoudt | Waarom |
|---|---|---|
| Eigen auto, werkgever vergoedt kilometers | Overzicht van zakelijke (en eventueel woon-werk) kilometers | Onderbouwing van de vergoeding, maximaal €0,25 per km onbelast |
| Auto van de zaak, je betaalt bijtelling | Geen volledige rittenregistratie nodig voor de bijtelling | Het privégebruik wordt al belast |
| Auto van de zaak, verklaring geen privégebruik | Volledige rittenregistratie met tellerstanden | Bewijs dat je niet meer dan 500 km privé rijdt |
| Bestelauto, verklaring uitsluitend zakelijk gebruik | De verklaring; houd ritten bij om het zakelijk gebruik te kunnen laten zien | De verklaring geldt alleen bij uitsluitend zakelijk gebruik |
Zo doet Half5 het
In Half5 kies je per voertuig een belastingregime: ‘Eigen auto, zakelijke kilometers vergoed’, ‘Auto van de zaak, mét bijtelling’, ‘Auto van de zaak, verklaring geen privégebruik’ of ‘Bestelauto, verklaring uitsluitend zakelijk gebruik’. Het regime bepaalt welke velden het ritformulier vraagt; bij de verklaring geen privégebruik is dat een volledige rittenregistratie. De iPhone- en Android-app ‘zet autoritten automatisch klaar ter controle’. ‘Onbevestigde ritten zie alleen jij zelf’; je bevestigt ze per rit of in één keer met ‘Bevestig week’, en kiest per rit ‘Zakelijk’, ‘Privé’ of ‘Woon-werk’. Bij een privérit staat: ‘Wordt niet bewaard’.
Met ‘Export rittenadministratie’ download je een CSV voor Excel of je accountant, met de kolommen Datum, Doel, Van, Naar, Afstand (km), Kenteken, Voertuig, Tellerstand start, Tellerstand eind, Klant, Medewerker, Compleet en Bevestigd. Voor de vergoeding aan medewerkers met een eigen auto stel je ‘Kilometervergoeding voor medewerkers’ in op ‘Geen’, ‘Zakelijke kilometers’ of ‘Zakelijk + woon-werk’. Ritten worden nooit factuurregels; wat je per klant voor ritten rekent, zie je terug in de rapporten. Hoe goedkeuring werkt, lees je in Uren goedkeuren.
Veelgestelde vragen
Moet ik het doel van elke rit noteren?
De Belastingdienst noemt het doel niet in de lijst met verplichte gegevens. Wel moet per rit vaststaan of hij zakelijk of privé was, en het noteren van de klant maakt dat makkelijk aan te tonen.
Telt woon-werkverkeer mee voor de 500 privékilometers?
Nee. Kilometers voor woon-werkverkeer zijn volgens de Belastingdienst zakelijke kilometers en tellen niet mee voor de grens van 500 privékilometers.
Heb ik recht op €0,25 per kilometer?
Niet automatisch. €0,25 is het maximum dat een werkgever in 2026 onbelast mag vergoeden; of je een vergoeding krijgt hangt af van je contract, cao of het beleid van je werkgever.
Wat gebeurt er als ik toch meer dan 500 km privé rijd?
Dan moet je de verklaring geen privégebruik intrekken. Blijkt het later bij een controle, dan legt de Belastingdienst een naheffingsaanslag op.
Hoe lang blijft mijn bijtellingspercentage gelden?
Het bijtellingspercentage van je auto staat 60 maanden vast. Wijzigingen in de regels gedurende die periode veranderen jouw percentage dus niet.
Bronnen
- Belastingdienst, Rittenregistratie · geraadpleegd op
- Belastingdienst, Bijtelling privégebruik auto 2026 · geraadpleegd op
- Belastingdienst, Verklaring geen privégebruik auto (500 privékilometers) · geraadpleegd op
- Belastingdienst, Verhoging onbelaste kilometervergoeding (25 juni 2026) · geraadpleegd op
- Belastingdienst, Uw werknemer rijdt in zijn eigen auto voor uw onderneming · geraadpleegd op
