Wat is het verschil tussen declarabel en niet-declarabel?
Een uur is declarabel als je het op een factuur mag zetten. Dat hangt niet af van hoe hard je werkte, maar van wat je met de klant hebt afgesproken. Een ontwerpronde binnen de opdracht is declarabel; een offerte schrijven voor diezelfde klant meestal niet.
Niet-declarabele uren zijn niet waardeloos. Ze houden je bedrijf draaiende. Maar ze moeten betaald worden uit de marge op je declarabele uren, dus je wilt weten hoeveel het er zijn.
| Meestal declarabel | Meestal niet declarabel |
|---|---|
| Uitvoerend werk binnen de opdracht | Offertes en acquisitie |
| Overleg met of voor de klant | Eigen administratie en facturatie |
| Onderzoek dat de klant vraagt | Intern overleg en opleiding |
| Reistijd, als dat is afgesproken | Herstelwerk door eigen fouten |
Hoe bereken je je declarabiliteit?
De formule is eenvoudig: declarabele uren ÷ gewerkte uren × 100%. Gebruik gewerkte uren, niet contracturen, anders lijkt een week met overwerk beter dan hij is. Verlof en ziekte laat je buiten de som.
Het verschil tussen declarabel en daadwerkelijk gefactureerd is ook nuttig om te volgen. Uren die declarabel waren maar die je toch niet in rekening bracht, bijvoorbeeld omdat een klus uitliep, zijn een aparte vorm van weglekken.
- Voorbeeld: in een week werk je 40 uur.
- Daarvan zijn 28 uur declarabel volgens je afspraken.
- Je declarabiliteit is 28 ÷ 40 × 100% = 70%.
- Je factureert er uiteindelijk 25, omdat je 3 uur meerwerk niet doorrekent. Dan is 25 ÷ 28 ≈ 89% van je declarabele uren ook echt gefactureerd.
Dit is een rekenvoorbeeld, geen norm. Wat een gezond percentage is, hangt af van je vak, je rol en hoeveel tijd acquisitie en beheer vragen.
Waar lekt declarabele tijd weg?
Bijna nooit in de grote blokken. Een dag op locatie of een middag programmeren schrijf je wel op. Het verlies zit in het kleine werk tussendoor, dat je aan het eind van de week niet meer terugweet.
- Korte telefoontjes. Tien minuten met een klant over een vraag, drie keer per dag, is een half uur dat nergens staat.
- E-mail. Een uitgebreid antwoord of een stuk nalezen is werk voor die klant, maar voelt niet als ‘aan het project zitten’.
- Nazorg. Een kleine aanpassing na oplevering, een vraag over een factuur, een korte check.
- Reistijd. Als je met de klant hebt afgesproken dat reistijd telt, moet je hem ook vastleggen.
- Contextwissels. Werk dat je onderbreekt en later afmaakt, wordt vaak maar één keer geschreven.
Hoe stel je tarieven in: per activiteit, project, klant of medewerker?
De meeste urenregistraties werken met een volgorde van tarieven: het meest specifieke tarief wint. Een tarief voor een soort werk gaat voor het tarief van een project, dat weer voor het tarief van de klant, enzovoort tot je standaardtarief.
Zo hoef je niet per registratie een tarief te kiezen. Je zet een standaard neer en legt alleen uitzonderingen vast: een klant met een afgesproken korting, een project met een vaste prijs per uur, of werk dat altijd een eigen tarief heeft.
| Niveau | Wanneer gebruik je het? |
|---|---|
| Soort werk (activiteit) | Werk met een eigen prijs, zoals advies tegenover uitvoering |
| Project | Een offerte met een afgesproken uurtarief voor dat project |
| Klant | Raamafspraak of korting voor alles wat je voor die klant doet |
| Medewerker | Senior en junior met een verschillend tarief |
| Organisatie | Je standaardtarief als niets anders geldt |
Hoe spreek je met klanten af wat declarabel is?
Leg het vast voordat je begint, in de offerte of opdrachtbevestiging. Discussies over een factuur gaan bijna altijd over werk waarvan de klant niet wist dat het meetelde.
Wees specifiek over de randgevallen. Telt reistijd, en tegen welk tarief? Rond je af op een kwartier of op zes minuten? Is overleg met je eigen team over hun project declarabel? Rekenen ze herstelwerk na oplevering?
Schrijf bij elke registratie een korte omschrijving die de klant kan lezen. Dan is de specificatie bij je factuur meteen de onderbouwing. Meer daarover in Factureren op basis van uren.
Zo doet Half5 het
In Half5 bepaalt de activiteit of een uur declarabel is: per activiteit kies je "Declareerbaar" of "Niet declareerbaar". Een registratie zonder activiteit telt als declarabel. Projecten en klanten hebben geen eigen declarabel-vinkje; voor intern werk maak je dus een niet-declarabele activiteit, bijvoorbeeld ‘Administratie’ of ‘Acquisitie’.
Tarieven worden gekozen in de volgorde activiteit → project → klant → medewerker → organisatie. Een activiteit kan een eigen "Uurtarief (€)" hebben, dat je standaardtarief overschrijft. Op een project zie je "Geregistreerde uren", "Budget uren", "Budget verbruikt" en het "Facturabel bedrag". In de rapporten laat "Te factureren" zien wat nog openstaat en "Winstgevendheid" hoe tarief en kosten zich verhouden.
Voor het kleine werk dat weglekt kan de desktop-app helpen: je tijdlijn toont gewerkte programma's, agenda-afspraken en bestanden als "Suggesties" om alsnog te registreren. Die tijdlijn is privé; je organisatie ziet alleen wat je zelf registreert. Zie automatisch uren registreren.
Veelgestelde vragen
Wat is een goede declarabiliteit?
Daar is geen vaste norm voor. Het hangt af van je vak en je rol: iemand die ook verkoopt of leidinggeeft, heeft vanzelf meer niet-declarabele uren. Vergelijk vooral met je eigen eerdere maanden.
Tellen verlof en ziekte mee in de declarabiliteit?
Meestal niet. Je deelt declarabele uren door gewerkte uren, en verlof en ziekte zijn geen gewerkte uren. Spreek binnen je bedrijf wel één definitie af, anders vergelijk je appels met peren.
Moet ik niet-declarabele uren eigenlijk wel registreren?
Ja, als je wilt weten wat je tijd kost. Zonder die uren weet je niet hoeveel van je week naar administratie of acquisitie gaat, en kun je je tarief niet goed onderbouwen.
Is reistijd declarabel?
Alleen als je dat met de klant hebt afgesproken. Veel bedrijven rekenen reistijd tegen een lager tarief of een vast bedrag per rit; leg het vooraf vast in de offerte.
Wat is het verschil tussen declarabiliteit en productiviteit?
Declarabiliteit gaat over welk deel van je uren je kunt doorberekenen. Productiviteit wordt vaak breder gebruikt. Hoe je dat meet zonder mensen te controleren, lees je in productiviteit zonder controle.
