Hoe werkt uren factureren in e-Boekhouden?
Een factuur in e-Boekhouden hoort bij een relatie en bestaat uit regels. Elke regel heeft een omschrijving, een aantal met een eenheid, een prijs, een btw-code en een grootboekrekening. Opmaak en vaste gegevens komen uit een factuursjabloon; nummering en betaaltermijn uit je administratie.
Omdat e-Boekhouden een boekhoudpakket is, is een factuur daar meteen een boeking: de omzet en de btw komen op de rekeningen die je per regel kiest. Dat maakt de controle vóóraf belangrijker dan bij een pakket waarin je eerst rustig een concept bewerkt.
Uren zijn gewoon regels met de eenheid uur. Het werk zit in de stap ervoor: de juiste uren verzamelen, zeker weten dat ze gecontroleerd zijn en dat je ze niet al eerder hebt gefactureerd.
Wat richt je in voordat je de eerste urenfactuur maakt?
Deze basis leg je één keer vast in e-Boekhouden. Ontbreekt er iets, dan kan een factuur via een koppeling niet worden aangemaakt.
| Onderdeel | Waarom |
|---|---|
| Relaties met factuuradres | Elke factuur hoort bij een relatie. |
| Omzet-grootboekrekeningen | Bijvoorbeeld aparte rekeningen voor advies en uitvoering. |
| Btw-codes | Hoog (21%), laag (9%) of geen btw, afhankelijk van de klant. |
| Factuursjabloon | Je logo, bedrijfsgegevens, IBAN en betaaltermijn. |
| Eenheid ‘uur’ | Zodat regels als uren op de factuur staan. |
Omdat de factuur in e-Boekhouden direct definitief is, controleer je de regels vóórdat je hem laat aanmaken, niet erna.
Stap voor stap: uren uit Half5 naar e-Boekhouden
Met e-Boekhouden werkt de route anders dan bij Moneybird, WeFact of Exact Online. Het concept blijft in Half5; e-Boekhouden krijgt de factuur pas als hij definitief is.
- Koppel e-Boekhouden onder Integraties. Je maakt in e-Boekhouden een API-token aan met de naam en einddatum die Half5 toont, en plakt het token in Half5.
- Half5 haalt je relaties en grootboekrekeningen op. Nieuwe klanten die je in Half5 aanmaakt, komen als relatie in e-Boekhouden.
- Kies bij de koppeling de grootboekrekening waarop facturen standaard geboekt worden, en geef activiteiten die op een andere rekening horen een eigen ‘Grootboekrekening’. Zet bij elke activiteit ‘Declareerbaar’ of ‘Niet declareerbaar’.
- Laat je team uren registreren. Staat ‘Uren goedkeuren vóór facturatie’ aan, dan komen alleen goedgekeurde uren mee.
- Open het rapport, filter op periode of klant en kies ‘Maak conceptfacturen van rapport’. Half5 maakt één conceptfactuur per klant. Dat concept staat alleen in Half5, onder Facturatie.
- Controleer en bewerk het concept in Half5: regels, omschrijvingen, btw.
- Kies ‘Definitief maken’. Half5 maakt de factuur aan in e-Boekhouden met je factuursjabloon, de grootboekrekening en btw-code per regel, en neemt het factuurnummer over.
- Verstuur de factuur vanuit e-Boekhouden of op je eigen manier. Half5 mailt e-Boekhouden-facturen niet.
Wat gaat wel en niet over?
De koppeling is bewust eenvoudig: relaties en grootboekrekeningen blijven gelijk, en een definitieve factuur gaat één keer van Half5 naar e-Boekhouden.
- Ritten en verlof worden nooit factuurregels.
- Uren op een activiteit met ‘Niet declareerbaar’ komen niet op de factuur.
- Wat je na het aanmaken in e-Boekhouden wijzigt, gaat niet terug naar Half5.
| Gegeven | Gaat over? | Opmerking |
|---|---|---|
| Relaties | Ja | Relaties komen in Half5; nieuwe klanten in Half5 komen in e-Boekhouden. |
| Grootboekrekeningen | Ja, e-Boekhouden naar Half5 | Per activiteit te kiezen, met een standaardrekening als terugval. |
| Conceptfactuur | Nee | Het concept bestaat alleen in Half5. |
| Definitieve factuur | Ja, bij ‘Definitief maken’ | Met factuurnummer terug naar Half5. |
| Btw-code | Ja | Nederlandse verkoopcodes voor 21%, 9% en 0%. |
| Versturen per e-mail | Nee | Je verstuurt zelf. |
| Projecten | Nee | De projectnaam kan wel in de regelomschrijving staan. |
Waar let je op bij btw en buitenlandse klanten?
Half5 kiest het btw-tarief op basis van jouw land en dat van de klant. Naar e-Boekhouden gaan de Nederlandse verkoopcodes: 21% wordt hoog, 9% laag, 0% wordt geen btw.
Factureer je een zakelijke klant in een ander EU-land, dan zet Half5 0% met btw verlegd. In e-Boekhouden komt die regel binnen als ‘geen btw’. Controleer in dat geval de btw-code in e-Boekhouden, zodat je aangifte klopt.
Zo doet Half5 het
Half5 koppelt met e-Boekhouden via een API-token en synchroniseert relaties en grootboekrekeningen. ‘Maak conceptfacturen van rapport’ maakt één concept per klant met de declarabele, nog niet gefactureerde uren (met goedkeuring aan alleen ‘Goedgekeurd’). Dat concept staat alleen in Half5: met e-Boekhouden is er geen conceptfactuur in het pakket zelf.
Met ‘Definitief maken’ maakt Half5 de factuur aan in e-Boekhouden, op de ‘Grootboekrekening’ van de activiteit of de standaardrekening, en neemt het factuurnummer over. Versturen doe je zelf; Half5 mailt e-Boekhouden-facturen niet. Meer over goedkeuren in Uren goedkeuren en over het geheel in Facturen maken van uren.
Veelgestelde vragen
Waarom zie ik mijn conceptfactuur niet in e-Boekhouden?
Dat klopt: met e-Boekhouden blijft het concept in Half5. De factuur komt pas in e-Boekhouden als je in Half5 ‘Definitief maken’ kiest.
‘Definitief maken’ lukt niet. Waar ligt het aan?
Meestal ontbreekt een grootboekrekening (geen rekening op de activiteit en geen standaardrekening), staat de klant nog niet als relatie in e-Boekhouden, of is er geen factuursjabloon. Ook een btw-tarief anders dan 21%, 9% of 0% kan niet worden doorgezet.
Verstuurt Half5 de factuur naar mijn klant?
Nee, niet met e-Boekhouden. Je verstuurt de factuur vanuit e-Boekhouden of zelf, bijvoorbeeld als pdf per e-mail.
Welk factuursjabloon gebruikt de koppeling?
Het eerste factuursjabloon in je e-Boekhouden-administratie. Heb je er meer, controleer dan bij je eerste factuur of het juiste sjabloon is gebruikt.
Hoe corrigeer ik een factuur die al in e-Boekhouden staat?
Die correctie doe je in e-Boekhouden, op de manier die je daar voor andere facturen gebruikt. Wijzigingen daar gaan niet terug naar Half5.
