Welke stappen zitten tussen uren en factuur?
Factureren op uren is vooral een kwestie van een vaste volgorde. Wie stappen overslaat, factureert te weinig, te veel of twee keer.
- Kies de periode, meestal een kalendermaand, en laat iedereen die periode compleet maken.
- Keur de uren goed of loop ze zelf na. Zie uren goedkeuren.
- Selecteer per klant de declarabele uren uit die periode die nog niet gefactureerd zijn.
- Maak er een conceptfactuur van, gegroepeerd zoals je met de klant hebt afgesproken.
- Controleer het concept: tarieven, totalen, omschrijvingen en de specificatie.
- Verstuur de factuur en zorg dat de uren als gefactureerd gemarkeerd staan.
Hoe groepeer je uren op een factuur, en hoeveel detail geef je?
Er is geen vaste regel; het hangt af van wat de klant wil zien en hoe vertrouwd jullie zijn. Een vaste klant met een doorlopende opdracht wil vaak één regel per project. Een nieuwe klant of een klant die intern moet verantwoorden, wil meer detail.
Een praktische middenweg: op de factuur zelf één regel per project of activiteit, met het aantal uren en het tarief. Het detail per registratie zet je in een bijlage.
| Detailniveau | Wanneer passend |
|---|---|
| Eén regel met totaal | Vaste klant, vast type werk, veel vertrouwen |
| Per project | Meerdere projecten bij dezelfde klant |
| Per activiteit | Werk met verschillende tarieven, zoals advies en uitvoering |
| Per registratie | Nieuwe klant, discussie verwacht, of de klant vraagt erom |
Moet je een urenspecificatie meesturen?
Het is niet altijd verplicht, maar het voorkomt de meeste vragen. Een specificatie toont per registratie de datum, de medewerker, de omschrijving en de duur. De klant ziet zo wat hij betaalt, en jij hoeft niets uit te leggen.
Let daarom op de omschrijvingen. Interne afkortingen, bestandsnamen of ‘div.’ horen niet in een document dat de klant leest. Wat een goede omschrijving is, lees je bij declarabele uren.
Welke uren factureer je niet?
Niet alles wat geregistreerd staat, hoort op een factuur. Filter vóór je factureert.
- Niet-declarabele uren, zoals administratie, acquisitie en intern overleg.
- Verlof en ziekte. Die staan in je registratie voor de salarisadministratie, niet voor de klant.
- Ritten en reistijd, tenzij je met de klant iets anders hebt afgesproken, zoals een vast bedrag per rit of reistijd tegen een lager tarief.
- Uren die al gefactureerd zijn, ook als ze later nog zijn aangepast.
- Uren die nog niet zijn goedgekeurd, als je met goedkeuring werkt.
Hoe voorkom je dat je uren twee keer factureert?
Geef elke registratie een factuurstatus: wel of niet gefactureerd. Zet die status op het moment dat de factuur wordt gemaakt, niet later met de hand. Selecteer bij de volgende factuur alleen uren zonder die status.
Pas op met uren die na facturatie nog worden gewijzigd of die met terugwerkende kracht in een al gefactureerde maand worden geboekt. Die vallen buiten je periode-selectie. Werk daarom met ‘nog niet gefactureerd’ als filter, niet alleen met een datumbereik.
Werk je met een boekhoudpakket, maak dan conceptfacturen en verstuur pas na controle. Een concept verwijderen is makkelijker dan een creditnota.
Hoe werkt het bij een budget, strippenkaart of vaste maandprijs?
Bij een urenbudget registreer je gewoon uren op het project en houd je bij hoeveel er nog over is. Waarschuw de klant voordat het budget op is, niet erna. Uren boven budget factureer je alleen als dat zo is afgesproken.
Bij een vaste prijs per maand of een abonnement factureer je het afgesproken bedrag, los van de uren. Blijf de uren wel registreren: dan zie je of de prijs nog klopt bij wat het werk kost.
Zo doet Half5 het
In de rapporten van Half5 zet je met "Maak conceptfacturen van rapport" in één keer conceptfacturen klaar. Daarin komen alleen werkregistraties met een declarabele activiteit (of zonder activiteit) die nog niet gefactureerd zijn. Staat "Uren goedkeuren vóór facturatie" aan, dan alleen goedgekeurde uren. Ritten en verlof worden nooit factuurregels. Rittenvergoeding per klant (vast bedrag per rit, per km of reistijd) zie je in de rapporten, maar zet je zelf op de factuur. De specificatie exporteer je met "Exporteer naar CSV", "Excel" of "PDF"; de kolom "Factuurstatus" laat zien wat al gefactureerd is.
De factuur zelf komt in je boekhoudpakket, en de koppelingen verschillen. Moneybird maakt een conceptfactuur, kan hem per e-mail versturen en synchroniseert contacten én projecten. WeFact maakt een conceptfactuur, verstuurt per e-mail, synchroniseert debiteuren en kan creditfacturen maken en facturen als betaald markeren. Exact Online maakt een conceptfactuur en synchroniseert contacten en grootboekrekeningen; versturen doe je in Exact zelf. e-Boekhouden kent geen conceptfactuur: Half5 maakt de factuur aan en je verstuurt hem handmatig; contacten en grootboekrekeningen worden gesynchroniseerd.
Projecten hebben een budget in uren, met "Budget verbruikt" en een melding als je erboven zit. Een vaste maandprijs of strippenkaart als factuurtype is er niet; die factureer je in je boekhoudpakket.
Veelgestelde vragen
Hoe vaak moet je op basis van uren factureren?
De meeste bedrijven factureren maandelijks, aan het begin van de volgende maand. Bij grote projecten kan tussentijds factureren per mijlpaal of per twee weken je liquiditeit helpen.
Moet ik elke registratie op de factuur zetten?
Nee. Op de factuur volstaat vaak één regel per project of activiteit. Het detail per registratie stuur je als specificatie mee.
Wat doe ik met uren die ik vergeten ben te factureren?
Factureer ze alsnog op een volgende factuur, met een duidelijke omschrijving van de periode. Daarom werkt een filter op ‘nog niet gefactureerd’ beter dan alleen op datum.
Kan ik reiskosten op dezelfde factuur zetten?
Ja, als je dat met de klant hebt afgesproken. Zet ze op een aparte regel, zodat de klant uren en reiskosten uit elkaar kan houden.
Wat als de klant een registratie betwist?
Pas de factuur aan met een creditnota of correctieregel en leg de afspraak voor de volgende keer vast. Een duidelijke omschrijving per registratie voorkomt de meeste discussies.
