Hoe werkt uren factureren in Moneybird?
Een factuur in Moneybird bestaat uit een contact, een of meer factuurregels en de instellingen van je administratie: factuurnummering, betaaltermijn, je bedrijfsgegevens en de opmaak. Uren zijn gewoon regels met een aantal, een prijs per eenheid, een omschrijving, een btw-tarief en een grootboekrekening waarop de omzet wordt geboekt.
Moneybird kent daarnaast projecten. Hang je een factuurregel aan een project, dan zie je later per project wat er gefactureerd is. Dat is handig als je per opdracht wilt terugkijken, maar niet verplicht.
Het lastige deel zit zelden in Moneybird zelf. Het zit in de stap ervoor: weten welke uren declarabel zijn, welke al gefactureerd zijn en of ze gecontroleerd zijn. Daar gaat het meestal mis als je uren uit een spreadsheet overtypt.
Wat richt je in voordat je de eerste urenfactuur maakt?
Een paar dingen leg je één keer vast. Daarna gaat elke factuur sneller en kloppen je cijfers beter.
| Onderdeel | Waarom |
|---|---|
| Contacten met adres en e-mailadres | Zonder factuuradres of e-mailadres kun je niet goed versturen. |
| Omzet-grootboekrekeningen | Bijvoorbeeld aparte rekeningen voor advies en ontwikkeling, zodat je omzet per soort werk ziet. |
| Btw-tarieven | De regel krijgt een tarief; 21%, 9%, 0% of verlegd bij een zakelijke klant in een ander EU-land. |
| Factuursjabloon en e-mailtekst | Je logo, bedrijfsgegevens, IBAN en betaaltermijn staan op elke factuur. |
| Projecten (optioneel) | Om per opdracht te zien wat er gefactureerd is. |
Specificeer genoeg om vragen te voorkomen: een regel per werkzaamheid of per dag met een korte omschrijving werkt voor de meeste klanten beter dan één regel ‘werkzaamheden oktober’.
Stap voor stap: uren uit Half5 naar Moneybird
Met de koppeling typ je geen regels meer over. Half5 maakt de conceptfactuur, Moneybird blijft de plek waar je verstuurt en boekt.
- Koppel Moneybird onder Integraties. Je logt in bij Moneybird (OAuth) en kiest de administratie. Je deelt geen wachtwoord of API-sleutel.
- Half5 haalt je contacten, projecten, grootboekrekeningen en btw-tarieven op. Nieuwe klanten en projecten die je in Half5 aanmaakt, komen ook in Moneybird.
- Kies bij de koppeling een standaard-grootboekrekening, en geef activiteiten die op een andere rekening horen een eigen ‘Grootboekrekening’. Zet bij elke activiteit ‘Declareerbaar’ of ‘Niet declareerbaar’.
- Laat je team uren registreren op klant, project en activiteit. Staat ‘Uren goedkeuren vóór facturatie’ aan, dan keurt een goedkeurder de uren eerst goed.
- Open het rapport, filter op periode of klant en kies ‘Maak conceptfacturen van rapport’. Half5 maakt één conceptfactuur per klant met de declarabele, nog niet gefactureerde uren.
- De conceptfactuur staat direct ook in Moneybird, met per regel het project, de grootboekrekening en het btw-tarief. Pas je het concept in Half5 aan, dan wordt het concept in Moneybird bijgewerkt.
- Verstuur met ‘Verstuur via Moneybird’: Moneybird mailt de factuur naar de klant. Of kies ‘Definitief maken’ als je hem zelf verstuurt; Moneybird markeert hem dan als handmatig verzonden.
Wat gaat wel en niet over?
De koppeling met Moneybird is van de vier boekhoudkoppelingen in Half5 de enige die ook projecten synchroniseert. Verder werkt hij in de richting die je verwacht: uren en concepten gaan van Half5 naar Moneybird, status komt terug.
- Regels die je in Moneybird zelf aanpast, gaan niet terug naar Half5. Pas het concept daarom bij voorkeur in Half5 aan.
- Ritten en verlof worden nooit factuurregels, ook niet als ze in het rapport staan.
- Uren op een activiteit met ‘Niet declareerbaar’ komen niet op de factuur.
| Gegeven | Richting | Opmerking |
|---|---|---|
| Contacten | Beide kanten | Nieuwe klanten in Half5 komen in Moneybird; Moneybird-contacten staan in Half5. |
| Projecten | Beide kanten | Factuurregels worden aan het Moneybird-project gehangen. |
| Grootboekrekeningen en btw-tarieven | Moneybird naar Half5 | Je kiest ze in Half5, Moneybird blijft de bron. |
| Conceptfactuur | Half5 naar Moneybird | Wijzigingen in Half5 werken het concept bij. |
| Verzonden of betaald | Moneybird naar Half5 | Verstuur je of markeer je als betaald in Moneybird, dan ziet Half5 dat, met het factuurnummer. |
Wat controleer je voordat je verstuurt?
Kijk in het concept of het aantal uren per klant klopt met wat je verwacht en of de omschrijvingen leesbaar zijn voor de klant. Een klant betaalt sneller als hij in één oogopslag ziet waarvoor.
Controleer bij buitenlandse klanten het btw-tarief. Half5 kiest het tarief op basis van jouw land en dat van de klant; bij een zakelijke klant in een ander EU-land is dat 0% met btw verlegd, en dan moet het btw-nummer van de klant bekend zijn.
Zo doet Half5 het
Half5 koppelt met Moneybird via OAuth. Contacten, projecten, grootboekrekeningen en btw-tarieven worden gesynchroniseerd. Vanuit het rapport maakt ‘Maak conceptfacturen van rapport’ één concept per klant met de declarabele, nog niet gefactureerde uren; met goedkeuring aan alleen de uren met status ‘Goedgekeurd’. Het concept staat meteen in Moneybird.
Je verstuurt met ‘Verstuur via Moneybird’ (Moneybird mailt) of ‘Definitief maken’ (je verstuurt zelf). Verzenden en betalingen in Moneybird komen terug in Half5. Hoe je bepaalt welke uren declarabel zijn, lees je in Declarabele uren; het hele proces staat in Facturen maken van uren.
Veelgestelde vragen
Waarom staat een uur niet op mijn conceptfactuur?
Meestal staat de activiteit op ‘Niet declareerbaar’, is het uur al gefactureerd, of is het nog niet goedgekeurd terwijl ‘Uren goedkeuren vóór facturatie’ aanstaat. Filter in het rapport op goedkeurings- en factuurstatus om het te vinden.
De conceptfactuur komt niet in Moneybird. Wat nu?
Controleer of Moneybird een actief btw-tarief heeft met hetzelfde percentage als de factuurregel, en of de klant als contact gesynchroniseerd is. Ontbreekt een van beide, dan kan het concept niet worden aangemaakt.
Op welke grootboekrekening komt de omzet?
Op de ‘Grootboekrekening’ van de activiteit, en anders op de standaard-grootboekrekening die je bij de koppeling kiest. Zo kun je bijvoorbeeld advies en ontwikkeling apart boeken.
Kan ik de factuur in Moneybird nog aanpassen?
Ja, het is een gewoon concept in Moneybird. Wijzigingen die je daar doet, gaan alleen niet terug naar Half5; daarom is het handiger om in Half5 aan te passen.
Komen betalingen terug in Half5?
Ja. Markeer je de factuur in Moneybird als betaald, of verstuur je hem daar, dan neemt Half5 die status en het factuurnummer over.
