Hoe werkt uren factureren in Exact Online?
Een verkoopfactuur in Exact Online hoort bij een relatie (de klant) en bestaat uit regels. Elke regel heeft een omschrijving, een aantal, een prijs, een btw-code en een grootboekrekening waarop de omzet terechtkomt. Factuurdatum, vervaldatum, nummering en opmaak komen uit je administratie.
Exact Online is gebouwd voor boekhouding en grotere administraties. Daardoor is de factuur vaak het eindpunt van een proces waar meer mensen bij betrokken zijn: medewerkers schrijven uren, een leidinggevende keurt ze goed en de administratie factureert.
Precies in die overdracht gaat het meestal mis: uren die niet gefactureerd worden, of twee keer. Een vaste route van goedgekeurde uren naar een concept in Exact voorkomt dat.
Wat richt je in voordat je de eerste urenfactuur maakt?
Leg deze basis één keer goed vast. Dan hoeft de administratie bij elke factuur alleen nog te controleren.
| Onderdeel | Waarom |
|---|---|
| Relaties met factuuradres | De factuur moet naar de juiste rechtspersoon en het juiste adres. |
| Omzetrekeningen | Hiermee zie je omzet per soort werk terug in je cijfers. |
| Btw-codes | Elk tarief dat je gebruikt (21%, 9%, 0%) moet als verkoopcode bestaan. |
| Factuuropmaak en betaaltermijn | Je bedrijfsgegevens, IBAN en termijn staan op elke factuur. |
| Afspraak over specificatie | Een regel per werkzaamheid of per dag, zodat de klant ziet waarvoor hij betaalt. |
Bepaal vooraf wie wat doet: wie keurt uren goed, wie maakt facturen definitief. Dan weet iedereen wanneer een factuur klaar is.
Stap voor stap: uren uit Half5 naar Exact Online
Half5 maakt het concept, Exact Online blijft de plek waar de factuur definitief wordt en verstuurd wordt.
- Koppel Exact Online onder Integraties. Je logt in bij Exact Online (OAuth) en bepaalt daar welke administratie Half5 mag gebruiken.
- Half5 haalt je relaties op. Nieuwe klanten die je in Half5 aanmaakt, worden ook als relatie in Exact Online aangemaakt.
- Zet bij elke activiteit ‘Declareerbaar’ of ‘Niet declareerbaar’, met zo nodig een eigen ‘Uurtarief’.
- Laat je team uren registreren. Staat ‘Uren goedkeuren vóór facturatie’ aan, dan komen alleen goedgekeurde uren mee.
- Open het rapport, filter op periode of klant en kies ‘Maak conceptfacturen van rapport’. Half5 maakt één conceptfactuur per klant met de declarabele, nog niet gefactureerde uren.
- Het concept verschijnt als verkoopfactuur in Exact Online, met per regel omschrijving, aantal, prijs en de btw-code met hetzelfde percentage. Pas je het concept in Half5 aan, dan wordt het in Exact bijgewerkt.
- Controleer het concept in Exact Online, maak het daar definitief en verstuur het vanuit Exact. Kies in Half5 ‘Definitief maken’, zodat ook daar duidelijk is dat de factuur is afgehandeld.
Wat gaat wel en niet over?
De koppeling is bedoeld voor teams waar de administratie het laatste woord heeft. Half5 zet klaar, Exact Online maakt definitief.
- Ritten en verlof worden nooit factuurregels.
- Uren op een activiteit met ‘Niet declareerbaar’ komen niet op de factuur.
- Wijzigingen die je in Exact aan het concept doet, gaan niet terug naar Half5.
| Gegeven | Gaat over? | Opmerking |
|---|---|---|
| Relaties | Ja, beide kanten | Klanten in Half5 en relaties in Exact blijven gelijk. |
| Conceptfactuur | Ja, Half5 naar Exact | Met factuurdatum, vervaldatum en regels. |
| Btw-code | Ja | Gekozen op percentage uit je actieve btw-codes in Exact. |
| Grootboekrekeningen | Deels | Half5 haalt ze op, maar de ‘Grootboekrekening’ per activiteit wordt nog niet op Exact-regels gezet. |
| Projecten | Nee | De projectnaam kan wel in de regelomschrijving staan. |
| Verzenden per e-mail | Nee | Je verstuurt vanuit Exact Online zelf. |
Wat controleer je in Exact voordat je definitief maakt?
Kijk per regel op welke omzetrekening hij geboekt wordt. Omdat Half5 de rekening per activiteit nog niet meestuurt naar Exact, is dit het moment om dat goed te zetten.
Controleer ook de btw bij buitenlandse klanten. Half5 kiest het tarief op basis van jouw land en dat van de klant; bij een zakelijke klant in een ander EU-land is dat 0% met btw verlegd. Zorg dat je in Exact een btw-code met dat percentage hebt.
Zo doet Half5 het
Half5 koppelt met Exact Online via OAuth en synchroniseert relaties. ‘Maak conceptfacturen van rapport’ maakt één concept per klant met de declarabele, nog niet gefactureerde uren (met goedkeuring aan alleen ‘Goedgekeurd’), en zet dat concept als verkoopfactuur in Exact Online. Projecten gaan niet mee.
Half5 verstuurt Exact-facturen niet per e-mail: je maakt de factuur definitief en verstuurt hem in Exact. De ‘Grootboekrekening’ per activiteit wordt vandaag niet op Exact-regels gezet; controleer de omzetrekening in Exact. Meer over het goedkeuren vooraf in Uren goedkeuren en over het geheel in Facturen maken van uren.
Veelgestelde vragen
Kan Half5 Exact-facturen per e-mail versturen?
Nee. Met Exact Online zet Half5 de factuur alleen klaar als concept. Je maakt hem definitief en verstuurt hem vanuit Exact Online.
Waarom staat een uur niet op het concept?
Meestal staat de activiteit op ‘Niet declareerbaar’, is het uur al gefactureerd, of is het nog niet goedgekeurd terwijl ‘Uren goedkeuren vóór facturatie’ aanstaat. Filter in het rapport op goedkeurings- en factuurstatus.
De btw klopt niet op de regel in Exact. Hoe kan dat?
Half5 zoekt in Exact een actieve btw-code met hetzelfde percentage als de regel. Bestaat die niet, dan blijft de code leeg en vul je hem in Exact aan.
Worden mijn Exact-projecten gesynchroniseerd?
Nee, projectsynchronisatie is er alleen voor Moneybird. Je kunt in Half5 wel de projectnaam in de regelomschrijving laten opnemen.
Kan ik meerdere Exact-administraties koppelen?
Je kiest bij het koppelen welke administratie Half5 mag gebruiken. Facturen uit Half5 gaan naar die administratie.
