Wat is de WBSO en wat vraagt RVO van je urenadministratie?

Wat is de WBSO precies?

WBSO staat voor Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk. Het is geen subsidie die je op je rekening krijgt, maar een fiscale regeling: als werkgever draag je minder loonbelasting af over het loon van medewerkers die S&O-werk doen. Zelfstandigen krijgen in plaats daarvan een extra aftrek in de inkomstenbelasting. Volgens RVO gebruiken ongeveer 20.000 bedrijven per jaar de regeling.

Het gaat om werk dat je in Nederland of elders in de EU uitvoert en dat valt onder een van deze soorten: nieuwe software ontwikkelen, een nieuw fysiek product of productieproces ontwikkelen, of technisch-wetenschappelijk onderzoek doen. Het werk moet planmatig gebeuren, bijvoorbeeld in fases, en je bedrijf moet inkomstenbelasting en/of loonbelasting betalen.

Hoeveel levert de WBSO op in 2026?

Het voordeel is een percentage van je S&O-loonkosten. Over de eerste schijf krijg je een hoger percentage dan daarboven. De grens van die schijf is voor 2026 eenmalig met 2,9% geïndexeerd, na goedkeuring door de Eerste Kamer op 16 december 2025 (Belastingplan 2026).

Werkgevers die in 2024 geen WBSO gebruikten, rekenen met een forfaitair S&O-uurloon van €29. Zelfstandigen zonder personeel krijgen geen percentage maar een vaste S&O-aftrek, mits ze minstens 500 S&O-uren per jaar maken.

Wanneer vraag je de WBSO aan?

Werkgevers kunnen tot de laatste dag van een maand aanvragen. De periode begint dan op de eerste van de volgende maand en loopt tot en met 31 december. De laatste aanvraagdatum voor 2026 was 30 september 2026. Zelfstandigen zonder personeel krijgen een periode die begint op de dag van aanvraag.

Aanvragen voor 2027 kunnen vanaf half november 2026. Je hebt daarvoor eHerkenning op niveau 3 nodig. Na een goedgekeurde aanvraag krijg je een S&O-verklaring met de projecten en het aantal uren waarvoor de regeling geldt.

Wat vraagt RVO van je urenadministratie?

Zodra een project start, begint ook de administratie. RVO vraagt twee dingen: een urenadministratie en een projectadministratie. Bij een controle kan RVO vragen beide te laten zien. Werk je met werkelijke kosten en uitgaven in plaats van een forfait, dan komt daar een kosten- en uitgavenadministratie bij.

• Per dag, per project, per medewerker. RVO schrijft: ‘Maak in ieder geval onderscheid per dag, per project en per medewerker.’
• Minstens elke 10 werkdagen bijwerken. Je werkt het aantal gerealiseerde S&O-uren minstens elke 10 werkdagen bij in je eigen urenadministratie.
• Geen uren op ziekte- of verlofdagen. Schrijf geen S&O-uren voor medewerkers die ziek zijn of verlof hebben. RVO kan dat vergelijken met je verzuim- en verlofregistratie.
• Een eigen systeem mag. RVO biedt een Excel-bestand ‘Model urenstaat WBSO’, maar je mag ook je eigen urenregistratie gebruiken.
• Projectadministratie erbij. Documenten die laten zien wat je technisch deed en hoe het project vorderde, per project gebundeld, met datum en naam van de opsteller. Klaar binnen twee maanden na afloop van elk kalenderkwartaal en zeven jaar bewaren.

Wat moet je na afloop van het jaar doen?

Iedereen met een S&O-verklaring meldt elk jaar uiterlijk 31 maart van het volgende jaar hoeveel S&O-uren is gerealiseerd, en waar dat geldt ook de kosten en uitgaven. Dat heet de mededeling S&O-realisatie. Je doet die melding ook als je nul uren maakte. De uitzondering is een zelfstandige zonder personeel die meer dan 500 S&O-uren realiseerde.

Een te late melding levert een boete op. Meld je helemaal niet, dan gaat RVO na een herinnering uit van nul S&O-uren: je betaalt dan de volledige S&O-afdrachtvermindering terug, plus een boete. Een urenadministratie die gedurende het jaar klopt, maakt deze melding een kwestie van optellen.

Wat verandert er in 2027?

RVO maakte op 15 september 2026 bekend wat er voor 2027 is voorgesteld. De percentages en de grens van de eerste schijf blijven gelijk: 36%, 50% voor starters en 16%, met een eerste schijf tot €391.020. Het forfaitaire S&O-uurloon gaat van €29 naar €33.

Die wijzigingen zijn pas definitief na goedkeuring door de Eerste Kamer. De Handleiding WBSO 2027 verschijnt volgens RVO vanaf november 2026. Controleer de cijfers daar voordat je aanvraagt.