Welke fouten komen het vaakst voor?
De fouten hieronder volgen uit de regels die RVO stelt aan de S&O-administratie. Ze zijn op zichzelf klein, maar bij een controle kunnen ze de vraag oproepen of de hele administratie klopt.
| Fout | Waarom het een probleem is | Oplossing |
|---|---|---|
| Uren aan het eind van het jaar reconstrueren | RVO vraagt bijwerken minstens elke 10 werkdagen | Dagelijks boeken, tweewekelijks controleren |
| S&O-uren op verlof- of ziektedagen | RVO vraagt dat expliciet niet te doen en kan vergelijken | Verlof in hetzelfde systeem, vergelijken per periode |
| Geen splitsing per dag | RVO vraagt onderscheid per dag, project en medewerker | Eén regel per medewerker, per project, per dag |
| Uren niet te herleiden tot projectdocumenten | Er moet een verband zijn tussen uren en projectadministratie | Korte omschrijving per dag, documenten met datum en opsteller |
| De realisatiemelding van 31 maart missen | Boete; zonder melding gaat RVO uit van nul uren | Datum vastleggen, melding ook bij nul uren |
| Projecten die niet passen bij de S&O-verklaring | Uren zijn dan niet te koppelen aan wat is aangevraagd | Zelfde projectnamen als in de aanvraag |
| Niet-S&O-werk meetellen | Uren die niet onder de regeling vallen | Twijfelgevallen niet als S&O boeken |
| Activiteiten door elkaar boeken | S&O en ander werk op één regel is niet te scheiden | Aparte regels voor S&O en ander werk |
Fout 1 tot 3: achteraf reconstrueren, verlofdagen, geen dagsplitsing
Reconstrueren aan het eind van het jaar. Pas in februari uitzoeken wie in april aan welk project werkte, levert schattingen op. RVO vraagt de gerealiseerde S&O-uren minstens elke 10 werkdagen bij te werken. Boek op de dag zelf en laat iemand elke twee weken de gaten opsporen.
Uren op verlof- en ziektedagen. Een standaardweek van 40 S&O-uren invullen terwijl iemand op vakantie was, valt op zodra RVO je urenadministratie naast je verlof- en verzuimregistratie legt. Registreer verlof en ziekte in hetzelfde systeem, of vergelijk beide per periode. Zie ook Verlof registreren.
Geen splitsing per dag. Weektotalen of maandtotalen zijn niet genoeg. RVO vraagt in ieder geval onderscheid per dag, per project en per medewerker.
Fout 4 en 6: uren die nergens op aansluiten
Uren niet te herleiden tot projectdocumenten. Je projectadministratie laat zien wat er technisch gebeurde: verslagen, ontwerpen, testresultaten, en voor software bijvoorbeeld commits en testrapporten. Zonder verband tussen een dag met uren en een document van die periode kun je de uren moeilijk onderbouwen. Geef documenten een datum en de naam van de opsteller en bundel ze per project, binnen twee maanden na elk kwartaal.
Projecten die niet passen bij de S&O-verklaring. Als je urenadministratie ‘Platform’ zegt en je aanvraag ‘Zelflerend planningsalgoritme’, moet iemand bij een controle raden wat bij wat hoort. Gebruik in je urenregistratie dezelfde projecten en namen als in de aanvraag.
Een korte omschrijving per dag is niet verplicht, maar is de eenvoudigste brug tussen uren en documenten. Voorbeelden staan in WBSO-activiteiten omschrijven.
Fout 7 en 8: verkeerd werk meetellen en activiteiten mengen
Niet-S&O-werk meetellen. Niet alles wat een ontwikkelaar of engineer doet, is S&O. Routineonderhoud, training of verkoop wordt vaak niet als S&O gezien; de Handleiding WBSO beschrijft wat wel en niet meetelt. Boek twijfelgevallen niet als S&O.
Activiteiten door elkaar boeken. Een dag met drie uur S&O en vijf uur klantwerk hoort niet als acht uur op het S&O-project te staan. Maak er twee regels van, met een aparte activiteit voor S&O, zodat je de S&O-uren los kunt tellen.
Fout 5: de realisatiemelding vergeten
Iedereen met een S&O-verklaring meldt uiterlijk 31 maart van het volgende jaar de gerealiseerde S&O-uren, ook als dat nul is. Alleen een zelfstandige zonder personeel die meer dan 500 S&O-uren realiseerde, hoeft dat niet. Te laat melden levert een boete op. Meld je na een herinnering nog steeds niet, dan gaat RVO uit van nul uren: je betaalt de volledige S&O-afdrachtvermindering terug, plus een boete.
- Zet 31 maart in de agenda van degene die de melding doet, met een herinnering half maart.
- Exporteer begin januari de S&O-uren per project over het hele jaar.
- Controleer of de totalen kloppen met je projectadministratie, en meld.
Welke routine voorkomt de meeste fouten?
Bijna alle fouten hierboven ontstaan doordat de administratie pas bij de deadline aandacht krijgt. Een kleine vaste routine werkt beter dan een grote inhaalslag.
- Dagelijks: iedereen boekt S&O-uren per project, met een zin over wat er gebeurde.
- Elke twee weken: één persoon controleert ontbrekende dagen en uren op verlof- of ziektedagen.
- Elk kwartaal: projectdocumenten bundelen en naast de uren leggen, binnen twee maanden.
- Elk jaar: realisatie melden vóór 31 maart.
Zo doet Half5 het
Half5 helpt bij een deel van deze fouten, niet bij alle. Uren worden per dag, medewerker, project en activiteit geboekt, verlof en ziekte staan in hetzelfde systeem, en het rapport ‘Afwezigheid’ laat je die naast de S&O-uren leggen. Met ‘Uren goedkeuren vóór facturatie’ aan bekijkt een tweede persoon de uren per week; die ziet ook registraties zonder beschrijving.
Half5 waarschuwt niet automatisch bij S&O-uren op een verlofdag, controleert niet of je projecten aansluiten op je S&O-verklaring en kent de 31 maart-deadline niet. Een WBSO-export of RVO-formulier is er niet; je exporteert het rapport naar CSV of Excel.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als RVO fouten vindt in mijn urenadministratie?
Dat hangt af van de fout. Uren die je niet kunt onderbouwen kunnen worden gecorrigeerd. Meld je de realisatie helemaal niet, dan gaat RVO uit van nul uren en betaal je de afdrachtvermindering terug, plus een boete.
Kan ik een vergeten week nog invullen?
Ja, maar doe het zo snel mogelijk en op basis van wat je kunt terugvinden, zoals agenda, commits en documenten. RVO vraagt minstens elke 10 werkdagen bij te werken, dus laat het niet oplopen.
Mag ik een halve verlofdag combineren met S&O-uren?
Op de uren dat iemand werkt, kan S&O gebeuren. Boek dan alleen de werkelijk gewerkte S&O-uren op die dag, niet een volle dag.
Moet ik de realisatie melden als ik geen S&O-uren had?
Ja. RVO vraagt de mededeling S&O-realisatie ook bij nul uren. Alleen zelfstandigen zonder personeel met meer dan 500 S&O-uren zijn uitgezonderd.
Bronnen
- RVO, S&O-administratie bijhouden · geraadpleegd op
- RVO, Realisatie melden · geraadpleegd op
