Jakie kroki dzielą godziny od faktury?
Fakturowanie z godzin to głównie kwestia ustalonej kolejności. Jeśli pominiesz krok, możesz wystawić fakturę na za mało, za dużo lub dwa razy za te same godziny.
- Wybierz okres, zwykle miesiąc kalendarzowy, i poproś wszystkich o jego uzupełnienie.
- Zatwierdź godziny lub sam je przejrzyj. Zobacz zatwierdzanie ewidencji czasu.
- Dla każdego klienta wybierz rozliczalne godziny z tego okresu, które nie były jeszcze fakturowane.
- Zamień je na szkic faktury, pogrupowany tak, jak ustaliłeś z klientem.
- Sprawdź szkic: stawki, sumy, opisy i rozliczenie.
- Wyślij fakturę i upewnij się, że godziny są oznaczone jako zafakturowane.
Jak grupować godziny na fakturze i ile szczegółów podać?
Nie ma jednej reguły – to zależy od oczekiwań klienta i poziomu zaufania. Stały klient przy dłuższej współpracy często chce jedną pozycję na projekt. Nowy klient lub taki, który musi rozliczać się wewnętrznie, oczekuje więcej szczegółów.
Praktyczny kompromis: na fakturze jedna linia na projekt lub czynność z liczbą godzin i stawką. Szczegółowe rozbicie załącz jako osobny plik.
| Poziom szczegółowości | Kiedy się sprawdza |
|---|---|
| Jedna linia z sumą | Stały klient, ten sam typ pracy, duże zaufanie |
| Na projekt | Kilka projektów dla jednego klienta |
| Na czynność | Prace w różnych stawkach, np. doradztwo i realizacja |
| Na wpis | Nowy klient, spodziewana dyskusja lub klient tego wymaga |
Czy warto dołączyć rozliczenie czasu?
Nie zawsze jest to wymagane, ale pozwala uniknąć większości pytań. Rozliczenie pokazuje datę, osobę, opis i czas trwania każdego wpisu. Klient widzi, za co płaci, a ty nie musisz nic tłumaczyć.
Zwróć więc uwagę na opisy. Skróty wewnętrzne, nazwy plików czy ‘inne’ nie powinny trafiać do dokumentu dla klienta. O tym, co to jest dobry opis, przeczytasz w rozliczalne godziny.
Jakich godzin nie fakturujesz?
Nie wszystko, co zarejestrowane, trafia na fakturę. Przefiltruj wpisy przed wystawieniem faktury.
- Godziny nierozliczalne, np. administracja, sprzedaż, spotkania wewnętrzne.
- Urlopy i zwolnienia lekarskie. Są w ewidencji do rozliczeń kadrowych, nie dla klienta.
- Podróże i czas dojazdu, chyba że ustaliłeś z klientem inaczej, np. stała kwota za wyjazd lub niższa stawka za czas podróży.
- Godziny już zafakturowane, nawet jeśli później je edytowałeś.
- Godziny niezatwierdzone, jeśli pracujesz z zatwierdzaniem.
Jak uniknąć podwójnego fakturowania godzin?
Każdemu wpisowi nadaj status fakturowania: zafakturowane lub nie. Ustawiaj ten status przy tworzeniu faktury, nie później ręcznie. Przy kolejnej fakturze wybieraj tylko godziny bez tego statusu.
Uważaj na godziny edytowane po fakturowaniu lub wpisane z opóźnieniem do miesiąca już zafakturowanego. Takie wpisy wypadają poza wybrany okres. Dlatego filtruj po ‘niezafakturowane’, a nie tylko po dacie.
Jeśli korzystasz z programu do księgowości, twórz szkice faktur i wysyłaj dopiero po sprawdzeniu. Usunięcie szkicu jest łatwiejsze niż wystawienie korekty.
Jak to działa przy budżecie, pakiecie godzin lub stałej opłacie?
Przy budżecie godzinowym po prostu rejestrujesz godziny na projekcie i śledzisz, ile zostało. Uprzedź klienta, zanim budżet się skończy, nie po fakcie. Godziny ponad budżet fakturuj tylko, jeśli tak się umówiliście.
Przy stałej miesięcznej opłacie lub abonamencie fakturujesz ustaloną kwotę niezależnie od liczby godzin. Godziny i tak rejestruj – wtedy widzisz, czy cena nadal odpowiada rzeczywistym kosztom pracy.
Jak to robi Half5
W raportach Half5 opcja "Utwórz szkice faktur z raportu" przygotowuje szkice faktur za jednym razem. Zawierają tylko wpisy z rozliczalną czynnością (lub bez czynności), które nie były jeszcze fakturowane. Przy włączonej opcji "Zatwierdzaj godziny przed fakturowaniem" – tylko zatwierdzone godziny. Podróże i urlopy nigdy nie trafiają na fakturę. Opłaty za podróże (stała kwota za wyjazd, za km lub czas podróży) pojawiają się w raportach, ale dodajesz je do faktury samodzielnie. Rozliczenie eksportujesz do CSV, Excela lub PDF; kolumna statusu fakturowania pokazuje, co już zostało zafakturowane.
Sama faktura powstaje w twoim programie księgowym, a integracje działają różnie. Moneybird dostaje szkic faktury, może ją wysłać mailem i synchronizuje kontakty oraz projekty. WeFact dostaje szkic faktury, wysyła mailem, synchronizuje kontrahentów, może wystawić korektę i oznaczyć fakturę jako opłaconą. Exact Online dostaje szkic faktury i synchronizuje konta; fakturę finalizujesz i wysyłasz w samym Exact. e-Boekhouden nie dostaje szkicu: Half5 tworzy tam fakturę dopiero przy finalizacji, a wysyłasz ją sam. Kontakty i konta księgowe się synchronizują.
Projekty mają budżet godzinowy, pokazują zużycie i ostrzegają przy przekroczeniu. Stała miesięczna opłata lub pakiet godzin nie są osobnym typem faktury w Half5 – takie faktury wystawiasz w swoim programie księgowym.
Najczęstsze pytania
Jak często fakturować z godzin?
Najczęściej co miesiąc, na początku kolejnego miesiąca. Przy dużych projektach fakturowanie po etapie lub co dwa tygodnie poprawia płynność finansową.
Czy muszę podawać każdy wpis na fakturze?
Nie. Jedna linia na projekt lub czynność zwykle wystarczy. Szczegóły wpisów wyślij jako rozliczenie.
Co zrobić z godzinami, których zapomniałem zafakturować?
Dodaj je do kolejnej faktury z jasnym opisem okresu. Dlatego lepiej filtrować po ‘niezafakturowane’ niż tylko po dacie.
Czy mogę dodać koszty podróży do tej samej faktury?
Tak, jeśli tak się umówiłeś z klientem. Wpisz je w osobnej linii, żeby klient widział osobno godziny i koszty podróży.
Co jeśli klient zakwestionuje wpis?
Popraw fakturę korektą lub linią korygującą i zapisz ustalenia na przyszłość. Jasny opis każdego wpisu zapobiega większości sporów.
