Czym się różnią godziny fakturowalne od niefakturowalnych?
Godzina jest fakturowalna, jeśli możesz ją wpisać na fakturę. Nie chodzi o to, jak bardzo się starałeś, tylko co ustaliłeś z klientem. Kolejna runda projektowa w ramach zlecenia jest fakturowalna; przygotowanie oferty dla tego samego klienta – zwykle już nie.
Godziny niefakturowalne są potrzebne, żeby firma działała, ale opłacasz je z marży na godzinach fakturowalnych. Dlatego warto wiedzieć, ile ich jest.
| Zwykle fakturowalne | Zwykle niefakturowalne |
|---|---|
| Praca w ramach zlecenia | Oferty i sprzedaż |
| Spotkania z klientem lub na jego rzecz | Własna administracja i fakturowanie |
| Badania zlecone przez klienta | Spotkania i szkolenia wewnętrzne |
| Czas dojazdu, jeśli uzgodniony | Poprawki po własnych błędach |
Jak obliczyć wykorzystanie godzin fakturowalnych?
Wzór jest prosty: godziny fakturowalne ÷ przepracowane godziny × 100%. Licz faktycznie przepracowane godziny, nie te z umowy – inaczej tydzień z nadgodzinami będzie wyglądał lepiej niż w rzeczywistości. Urlopy i zwolnienia pomiń w obliczeniach.
Warto też śledzić różnicę między godzinami fakturowalnymi a tymi, które faktycznie rozliczysz. Godziny, które były fakturowalne, ale ich nie policzyłeś (np. bo projekt się przeciągnął), to osobny rodzaj straty.
- Przykład: pracujesz 40 godzin w tygodniu.
- 28 z nich jest fakturowalnych według ustaleń z klientami.
- Twoje wykorzystanie to 28 ÷ 40 × 100% = 70%.
- Faktycznie fakturujesz 25, bo 3 godziny dodatkowej pracy odpisujesz. Czyli 25 ÷ 28 ≈ 89% godzin fakturowalnych zostało rozliczonych.
To tylko przykład, nie punkt odniesienia. Zdrowy poziom zależy od branży, roli i tego, ile czasu zajmują sprzedaż czy zarządzanie.
Gdzie uciekają godziny do fakturowania?
Rzadko w dużych blokach czasu. Dzień na budowie czy popołudnie kodowania zawsze zapiszesz. Straty są w drobnych zadaniach pomiędzy, o których nie pamiętasz pod koniec tygodnia.
- Krótkie telefony. Dziesięć minut rozmowy z klientem trzy razy dziennie to pół godziny, której nigdzie nie wpiszesz.
- E-maile. Szczegółowa odpowiedź czy sprawdzenie dokumentu to praca dla klienta, ale nie czujesz, że „robisz projekt”.
- Follow-up. Mała poprawka po oddaniu, pytanie o fakturę, szybka kontrola.
- Dojazdy. Jeśli uzgodniliście, że czas dojazdu się liczy, trzeba go też zapisywać.
- Przełączanie kontekstu. Praca, którą przerywasz i kończysz później, często jest wpisywana tylko raz.
Jak ustalać stawki: za czynność, projekt, klienta czy osobę?
W wielu systemach do rejestracji czasu obowiązuje hierarchia stawek: wygrywa ta najbardziej szczegółowa. Stawka za typ pracy jest ważniejsza niż za projekt, ta za projekt – niż za klienta, a na końcu jest domyślna stawka firmy.
Dzięki temu nie musisz wybierać stawki przy każdym wpisie. Ustawiasz domyślną i tylko w wyjątkach ją zmieniasz: klient z rabatem, projekt ze stałą stawką godzinową albo praca, która zawsze ma swoją cenę.
| Poziom | Kiedy stosować |
|---|---|
| Typ pracy (czynność) | Prace z własną stawką, np. doradztwo vs. realizacja |
| Projekt | Oferta ze stawką godzinową dla tego projektu |
| Klient | Umowa ramowa lub rabat na całość usług |
| Osoba | Różne stawki dla juniora i seniora |
| Organizacja | Domyślna stawka, gdy nie ma innych |
Jak ustalić z klientem, co jest fakturowalne?
Ustal to na piśmie przed startem – w ofercie lub liście intencyjnym. Spory o faktury prawie zawsze dotyczą pracy, o której klient nie wiedział, że będzie rozliczona.
Bądź konkretny w kwestiach spornych. Czy dojazdy się liczą i po jakiej stawce? Zaokrąglasz do kwadransa czy do 6 minut? Czy wewnętrzne konsultacje zespołu nad projektem klienta są fakturowalne? Czy rozliczasz poprawki po oddaniu?
Przy każdym wpisie napisz krótki opis, który klient mógłby przeczytać. Wtedy specyfikacja z fakturą jest twoim uzasadnieniem. Więcej w Fakturowanie z godzin.
Jak to robi Half5
W Half5 o tym, czy godzina jest fakturowalna, decyduje czynność: każda czynność ma ustawienie „Fakturowalne” lub „Niefakturowalne”. Wpis bez czynności liczy się jako fakturowalny. Projekty i klienci nie mają własnego przełącznika, więc do pracy wewnętrznej tworzysz czynność niefakturowalną, np. „Administracja” czy „Sprzedaż”.
Stawki są rozstrzygane w kolejności: czynność → projekt → klient → użytkownik → organizacja. Czynność może mieć własną „Stawkę godzinową”, która nadpisuje domyślną. Projekt pokazuje zarejestrowane godziny, budżet, wykorzystanie budżetu i kwotę do fakturowania. W raportach znajdziesz podgląd pracy do rozliczenia i rentowności – porównanie stawek z kosztami.
Na drobne zadania, które łatwo przeoczyć, pomoże aplikacja desktopowa: na osi czasu widzisz programy, w których pracowałeś, wydarzenia z kalendarza i pliki jako „Sugestie” do wpisania. Programy i pliki są szyfrowane end-to-end, a wydarzenia z kalendarza widzisz tylko ty: twój przełożony, administratorzy ani Half5 nie mają do nich dostępu. Organizacja widzi tylko te godziny, które sam wpiszesz. Zobacz automatyczną rejestrację czasu.
Najczęstsze pytania
Jaki poziom wykorzystania godzin fakturowalnych jest dobry?
Nie ma jednej normy. To zależy od branży i roli: ktoś, kto zajmuje się też sprzedażą czy zarządzaniem, naturalnie ma więcej godzin niefakturowalnych. Porównuj głównie z własnymi wcześniejszymi miesiącami.
Czy urlopy i zwolnienia liczą się do wykorzystania?
Zwykle nie. Dzielisz godziny fakturowalne przez przepracowane, a urlop to nie czas pracy. Warto ustalić jedną definicję w firmie, żeby nie porównywać różnych rzeczy.
Czy w ogóle warto rejestrować godziny niefakturowalne?
Tak, jeśli chcesz wiedzieć, ile kosztuje twój czas. Bez nich nie zobaczysz, ile tygodnia idzie na administrację czy sprzedaż i nie uzasadnisz dobrze swojej stawki.
Czy czas dojazdu jest fakturowalny?
Tylko jeśli uzgodnisz to z klientem. Wiele firm rozlicza dojazdy po niższej stawce lub ryczałtem – wpisz to od razu w ofercie.
Czym się różni wykorzystanie od produktywności?
Wykorzystanie to udział godzin, które możesz rozliczyć. Produktywność to pojęcie szersze. Jak ją mierzyć bez kontroli pracowników, znajdziesz w produktywność bez nadzoru.
