Miks on aja arvestus raamatupidamisbüroos keeruline?
Töö jaguneb paljudele klientidele väikesteks osadeks. Käibemaksuküsimus telefonis, e-kiri aastaaruande kohta, parandused juba lõpetatud failis. Iga osa võtab vaid mõned minutid – just need jäävadki kõige sagedamini kirja panemata.
Töökoormus on ebaühtlane. Maksutähtaegade, aastaaruannete ja kuu- või kvartalilõppude ajal on kalender täis, aga tööaja arvestus tühi. Kui vaatate tagasi alles reedel, siis hindate umbkaudu – ja need hinnangud on peaaegu alati väiksemad kui tegelik aeg.
Küsimus pole tavaliselt selles, kas aega arvestada, vaid kas ka vahepealsed lühinõuanded saavad kirja. Sageli on just see vahe tasuva ja mittetasuva töö vahel.
Mida iga kanne peaks sisaldama?
Hoidke iga rida lihtsana, et see toimiks ka kiirel nädalal. Hea kanne vastab neljale küsimusele: kellele, milleks, kui kaua ja täpselt mille eest.
- Klient. Alati, ka viieminutilise küsimuse puhul.
- Töö (projekt). Näiteks aastaaruanne 2025, käibemaksudeklaratsioonid, palgaarvestus, nõustamine. Hiljem näete tööde lõikes, kuhu aeg kulus.
- Tegevus. Lühike ja fikseeritud nimekiri: töötlemine, koostamine, ülevaatus, nõustamine, koosolekud, sisetöö.
- Kestus. Tegelik aeg, mitte ümardatult tundides.
- Kirjeldus. Üks lause, mida klient võib lugeda, näiteks „vastasin küsimusele ettevõtteauto maksustamise kohta”.
Kuidas struktuureerida kliente, töid ja tegevusi?
Looge iga korduva töö või iga aasta kohta kliendile eraldi projekt. Aasta kaupa projektid („Aastaaruanne 2025”) võimaldavad aastaid võrrelda. Ühekordsed küsimused koondage kliendi „Nõustamine” projekti, et need ei kaoks muu hulka.
Tegevused tähistavad töö liiki, mitte klienti. Viis kuni kaheksa tegevust on piisav – liiga palju valikuid aeglustab logimist ja muudab aruanded segaseks.
| Tase | Näide | Kasutus |
|---|---|---|
| Klient | De Vriesi Pagarid OÜ | Arveldamine ja ülevaade kliendi kaupa |
| Projekt | Aastaaruanne 2025, KM 2026, Nõustamine | Eelarve ja tunnid töö kaupa |
| Tegevus | Koostamine, Ülevaatus, Nõustamine, Sisetöö | Tariif ja arveldatavus |
Fikseeritud tasu või tunnitöö: mida see tähendab tundide jaoks?
Paljud bürood võtavad aastaaruande või raamatupidamise eest fikseeritud tasu, nõustamise ja lisatöö eest tunnitasu. Fikseeritud tasuga töö puhul logite tunnid siiski ära, kuid need ei lähe arvele. Neid kasutatakse kontrolliks, kas tasu on jätkuvalt sobiv.
Tunnipõhise arvelduse korral lähevad tunnid otse arvele. Piir on sageli hägune: millal on küsimus kaetud fikseeritud tasuga ja millal on see lisatöö? Lepingus tasub see kliendiga eelnevalt kokku leppida ning lisatöö logida eraldi arveldatava tegevusena. Rohkem selle kohta leiate Arveldatavad tunnid.
| Töö | Mudel | Tundide märkimine |
|---|---|---|
| Aastaaruanne, raamatupidamine | Fikseeritud tasu | Mittearveldatav tegevus, hilisemaks analüüsiks |
| Nõustamisküsimused, lisatööd | Tunnipõhine | Arveldatav tegevus |
| Sisekoosolekud, koolitused | Puudub | Oma firma kliendina, mittearveldatav |
Kinnitamine ja arveldamine kuu lõpus
Laske partneril või tiimijuhil tunnid enne arvele jõudmist üle vaadata. Nii avastate puuduvad kirjeldused ja valel kliendil olevad tunnid enne, kui klient seda märkab.
Kindel rutiin aitab ka kiiretel kuudel. Kinnitamise seadistamisest loe lähemalt Tundide kinnitamine.
- Töötajad täidavad nädala ära, sh lühinõuanded.
- Kinnitaja vaatab nädala üle ja kinnitab või lükkab tagasi põhjendusega.
- Koostate aruande kinnitatud, kuid veel arveldamata tundidest.
- Teete sellest eelnõu arved, mille kontrollite ja saadate raamatupidamistarkvarast.
Mida silmas pidada?
Enamik probleeme ei teki arveldamisel, vaid juba aja logimisel. Jälgige neid:
- Jätate logimise reedeni. Kiiretel nädalatel tähendab see reede õhtut ja siis hindate umbkaudu. Logige iga päev. Tööajaliides püüab arvutis tehtud töö ja kalendri koosolekud; telefonikõne logige kohe pärast selle lõppu.
- Üldine klient „Muu”. Sinna sattunud tööd ei saa kunagi arveldada ega analüüsida.
- Kirjeldused, millest vaid teie aru saate. „Muu töö” ei ütle kliendile midagi ja tekitab arve kohta küsimusi.
- Tasu täpsustus. Järgige kutseorganisatsiooni reegleid ja lepingus kokkulepitud tingimusi, mida arve peab näitama.
Nii teeb Half5 seda
Half5-s loote kliendid koos iga töö kohta eraldi projektiga, igal oma tunnitariif ja soovi korral eelarve tundides. Tegevused on märgitud „Arveldatav” või „Mittearveldatav” ning võivad omada oma tariifi. Fikseeritud tasuga töö tunnid lähevad mittearveldatava tegevuse alla: need kajastuvad aruannetes, kuid ei muutu kunagi arveridadeks.
Half5 jälgib teie tööpäeva teie seadmes (programmid ja aknad töölauarakenduse kaudu, kohtumised ühendatud Google'i või Outlooki kalendrist) ning pakub „Soovitusi” menüüs „Veel registreerida”. Programmid ja aknad jäävad teie seadmesse krüpteeritult, kalendri kohtumisi näete vaid teie ning telefonikõned logite ise. Büroo näeb ainult neid tunde, mille teie registreerite.
Kui on sisse lülitatud „Kinnita tunnid enne arveldamist”, kinnitab tunnid esmalt administraator või osakonnajuht. Seejärel kasutate funktsiooni „Koosta eelnõu arved aruandest”. Moneybird, WeFact ja Exact Online saavad eelnõu arve. e-Boekhouden puhul kontrollite eelnõu Half5-s ning „Lõpeta” loob nummerdatud arve e-Boekhoudenis.
Korduma kippuvad küsimused
Kas peaksin logima tunde ka fikseeritud tasuga klientidele?
Jah. Need ei lähe arvele, kuid ilma nendeta ei saa hinnata, kas tasu on jätkuvalt sobiv. Logige need mittearveldatava tegevuse alla.
Kuidas logida viieminutilist telefonikõnet?
Tavalise kande kaudu kliendi ja tema „Nõustamine” projekti alla, lühikese kirjeldusega. Tehke seda kohe või päeva lõpus – nädala pärast ei mäleta enam.
Mitu tegevust bürool vaja on?
Tavaliselt viis kuni kaheksa. Piisavalt, et eristada tariife ja arveldatavat tööd, kuid vähe, et valik oleks kiire.
Kes kinnitab tunnid väikeses büroos?
Sageli omanik või partner. Kui kinnitajaid on vaid üks, leppige kokku, kes tema tunnid üle vaatab, või aktsepteerige, et ta kontrollib ise.
Kas peaksime ka sisetunnid logima?
Jah, see on kasulik. Lisage oma firma kliendina ja logige sisetöö mittearveldatava tegevusena, et näha, kui palju aega ei kulu klientidele.
