Warum ist Zeiterfassung in einer Kanzlei schwierig?
Die Arbeit besteht aus vielen kleinen Teilen für viele Mandanten. Eine Umsatzsteuerfrage am Telefon, eine Mail zum Jahresabschluss, eine Korrektur in einer Akte, die eigentlich schon ‘fertig’ war. Jedes Teil dauert ein paar Minuten, und genau diese Minuten werden am seltensten notiert.
Dazu kommt die ungleiche Last. Rund um Abgabefristen, Jahresabschlüsse und den Monats- oder Quartalsabschluss ist der Kalender voll und der Stundenzettel leer. Wer erst am Freitag zurückschaut, schätzt. Und Schätzungen fallen fast immer niedriger aus als das, was wirklich passiert ist.
Die Frage ist selten, ob du Zeit erfasst, sondern ob die kurzen Beratungen zwischendurch auch drinstehen. Genau dort liegt oft der Unterschied zwischen einem Mandat, das sich trägt, und einem, das es nicht tut.
Was gehört in jeden Eintrag?
Halte jede Zeile einfach, damit es auch in einer vollen Woche klappt. Ein guter Eintrag beantwortet vier Fragen: für wen, wofür, wie lange und was genau.
- Mandant. Immer, auch für eine Frage von fünf Minuten.
- Auftrag (Projekt). Jahresabschluss 2025, Umsatzsteuer, Lohnbuchhaltung, Beratung. So siehst du später pro Auftrag, wohin die Zeit ging.
- Tätigkeit. Eine kurze feste Liste: Buchen, Erstellen, Prüfen, Beratung, Besprechung, Intern.
- Dauer. Die tatsächliche Zeit, nicht auf eine Stunde aufgerundet.
- Beschreibung. Eine Zeile, die auch der Mandant lesen darf, etwa ‘Frage zur Dienstwagenbesteuerung beantwortet’.
Wie strukturierst du Mandanten, Aufträge und Tätigkeiten?
Lege pro Mandant ein Projekt pro wiederkehrendem Auftrag oder pro Jahr an. Ein Projekt pro Jahr (‘Jahresabschluss 2025’) macht Jahre leicht vergleichbar. Einzelne Beratungsfragen bündelst du in einem Projekt ‘Beratung’ pro Mandant, damit sie nicht untergehen.
Nutze Tätigkeiten für die Art der Arbeit, nicht für den Mandanten. Fünf bis acht Tätigkeiten reichen. Zu viel Auswahl macht das Erfassen langsam und Auswertungen unübersichtlich.
| Ebene | Beispiel | Wofür |
|---|---|---|
| Mandant | Bäckerei Vogel GmbH | Abrechnung und Übersicht pro Mandant |
| Projekt | Jahresabschluss 2025, USt 2026, Beratung | Budget und Stunden pro Auftrag |
| Tätigkeit | Erstellen, Prüfen, Beratung, Intern | Satz und abrechenbar oder nicht |
Pauschale oder Stundensatz: was heißt das für deine Stunden?
Viele Kanzleien rechnen den Jahresabschluss oder die Buchhaltung pauschal ab und Beratung oder Mehrarbeit nach Stunden. Bei Pauschalen erfasst du die Stunden trotzdem, sie werden aber keine Rechnungspositionen. Du nutzt sie, um zu sehen, ob die Pauschale noch stimmt.
Bei Stundenabrechnung fließen die Stunden direkt in die Rechnung. Schwierig ist die Grenze: Wann ist eine Frage durch die Pauschale abgedeckt, wann ist es Mehrarbeit? Kläre das vorab mit dem Mandanten und erfasse Mehrarbeit auf einer eigenen, abrechenbaren Tätigkeit. Mehr dazu in Abrechenbare Stunden. Für die Gestaltung der Rechnung gelten die Gebührenregeln deines Berufsstands.
| Arbeit | Modell | Stunden erfassen als |
|---|---|---|
| Jahresabschluss, Buchhaltung | Pauschale | Nicht abrechenbare Tätigkeit, zur Nachkalkulation |
| Beratung, Mehrarbeit | Stundensatz | Abrechenbare Tätigkeit |
| Interne Besprechungen, Fortbildung | Keins | Eigene Kanzlei als Mandant, nicht abrechenbar |
Freigeben und abrechnen zum Monatsende
Lass eine Partnerin oder Teamleitung die Stunden prüfen, bevor sie auf eine Rechnung kommen. So fallen fehlende Beschreibungen und Stunden beim falschen Mandanten auf, bevor der Mandant sie sieht.
Eine feste Reihenfolge hilft, auch in vollen Monaten. Wie du die Freigabe selbst einrichtest, steht in Stunden freigeben.
- Alle ergänzen ihre Woche, auch die kurzen Beratungen.
- Wer freigibt, prüft pro Woche und gibt frei oder lehnt mit Begründung ab.
- Du erstellst eine Auswertung der freigegebenen, noch nicht abgerechneten Stunden.
- Daraus machst du Rechnungsentwürfe, die du in deiner Buchhaltung prüfst und versendest.
Worauf solltest du achten?
Die meisten Probleme entstehen nicht beim Abrechnen, sondern früher, beim Erfassen. Achte auf diese Punkte:
- Aufschieben bis Freitag. In vollen Wochen wird daraus Freitagabend, und dann schätzt du. Erfasse lieber täglich oder nutze ein Werkzeug, das deinen Tag für dich festhält.
- Ein Sammelmandant ‘Sonstiges’. Was dort landet, kannst du nie mehr abrechnen oder nachkalkulieren.
- Beschreibungen, die nur du verstehst. ‘Div. Arbeiten’ sagt dem Mandanten nichts und führt zu Rückfragen.
- Angaben auf der Rechnung. Halte dich an die Regeln deines Berufsstands und an die Vereinbarungen mit dem Mandanten.
So macht es Half5
In Half5 legst du Mandanten mit einem Projekt pro Auftrag an, jeweils mit eigenem Stundensatz und optional einem Budget in Stunden. Tätigkeiten stellst du auf abrechenbar oder nicht abrechenbar, und sie können einen eigenen Stundensatz haben. Stunden auf Pauschalaufträgen erfasst du also auf einer nicht abrechenbaren Tätigkeit: Sie zählen in den Auswertungen, werden aber keine Rechnungsposition.
Half5 hält deinen Tag auf deinem eigenen Gerät fest (Programme und Fenster über die Desktop-App, Termine aus deinem verbundenen Google- oder Outlook-Kalender) und bereitet Vorschläge für noch nicht erfasste Zeit vor. Diese Zeitleiste ist Ende-zu-Ende verschlüsselt und wird nicht mit deiner Organisation geteilt; die Kanzlei sieht nur die Stunden, die du erfasst.
Ist die Freigabe vor der Abrechnung eingeschaltet, geben Admins oder Abteilungsleitungen die Stunden zuerst frei. Danach erstellst du aus der Auswertung Rechnungsentwürfe und übergibst sie über die Buchhaltungsintegrationen.
Häufige Fragen
Muss ich auch für Pauschalmandate Stunden erfassen?
Ja. Sie kommen nicht auf die Rechnung, aber ohne sie weißt du nicht, ob die Pauschale noch passt. Erfasse sie auf einer nicht abrechenbaren Tätigkeit.
Wie erfasse ich ein Telefonat von fünf Minuten?
Als normalen Eintrag beim Mandanten und dessen Projekt ‘Beratung’, mit kurzer Beschreibung. Am besten sofort oder am Ende des Tages; eine Woche später weißt du es nicht mehr.
Wie viele Tätigkeiten braucht eine Kanzlei?
Meist fünf bis acht. Genug, um Sätze und abrechenbare Arbeit zu trennen, wenig genug, um schnell zu wählen.
Wer gibt in einer kleinen Kanzlei die Stunden frei?
Oft die Inhaberin oder ein Partner. Gibt es nur eine Person, die freigibt, vereinbart, wer deren Stunden prüft, oder akzeptiert, dass sie sich selbst kontrolliert.
Sollten wir interne Stunden auch erfassen?
Ja. Lege deine eigene Kanzlei als Mandanten an und erfasse interne Arbeit nicht abrechenbar, dann siehst du, wie viel Zeit nicht bei Mandanten landet.
