Perché la rilevazione ore è difficile in uno studio commercialista?
Il lavoro arriva in tanti piccoli pezzi per molti clienti. Una domanda IVA al telefono, una mail sul bilancio, una correzione a un file già ‘chiuso’. Ognuno richiede pochi minuti, e sono proprio questi minuti che spesso non vengono segnati.
Il carico di lavoro è anche irregolare. Tra scadenze fiscali, chiusure di bilancio e fine mese o trimestre, l’agenda è piena e il timesheet vuoto. Se ti limiti a ricostruire il venerdì, finisci per stimare, e le stime sono quasi sempre inferiori al tempo reale.
La vera domanda non è se registri le ore, ma se ci finiscono anche i brevi pareri tra un’attività e l’altra. Spesso è proprio questa la differenza tra un incarico che rende e uno che non copre i costi.
Cosa deve contenere ogni registrazione?
Tieni ogni riga semplice, così funziona anche nelle settimane più intense. Una buona registrazione risponde a quattro domande: per chi, per cosa, quanto tempo e cosa hai fatto esattamente.
- Cliente. Sempre, anche per una domanda di cinque minuti.
- Incarico (progetto). Bilancio 2025, dichiarazioni IVA, paghe, consulenze. Così poi vedi dove va il tempo per ogni incarico.
- Attività. Una lista breve e fissa: elaborazione, redazione, revisione, consulenza, riunioni, interno.
- Durata. Il tempo reale, senza arrotondare all’ora.
- Descrizione. Una riga che il cliente può leggere, ad esempio ‘risposta su benefit auto aziendale’.
Come strutturare clienti, incarichi e attività?
Crea un progetto per ogni incarico ricorrente o per anno, per ciascun cliente. Un progetto per anno (‘Bilancio 2025’) rende facile il confronto tra anni. Le domande spot raccoglile in un unico progetto ‘Consulenze’ per cliente, così non si perdono tra le altre attività.
Usa le attività per il tipo di lavoro, non per il cliente. Cinque-otto attività bastano. Troppe opzioni rallentano la registrazione e rendono i report meno chiari.
| Livello | Esempio | Utilizzo |
|---|---|---|
| Cliente | De Vries Bakery Srl | Fatturazione e riepilogo per cliente |
| Progetto | Bilancio 2025, IVA 2026, Consulenze | Budget e ore per incarico |
| Attività | Redazione, Revisione, Consulenza, Interno | Tariffa e fatturabilità |
Forfait o tariffa oraria: cosa cambia per le ore?
Molti studi applicano un forfait per bilanci o contabilità e una tariffa oraria per consulenze e attività extra. Anche sul lavoro a forfait registri comunque le ore, ma non diventano righe di fattura. Servono per verificare se il compenso è ancora adeguato.
Con la tariffa oraria, invece, le ore finiscono direttamente in fattura. Il punto critico è il confine: quando una domanda è inclusa nel forfait e quando è lavoro extra? Concordalo prima con il cliente nella lettera d’incarico, e registra il lavoro extra su un’attività fatturabile separata. Trovi altri dettagli in Ore fatturabili.
| Lavoro | Modello | Registra le ore come |
|---|---|---|
| Bilanci, contabilità | Forfait | Attività non fatturabile, per verifica a consuntivo |
| Consulenze, extra | Tariffa oraria | Attività fatturabile |
| Riunioni interne, formazione | Nessuno | Propria azienda come cliente, non fatturabile |
Approvazione e fatturazione a fine mese
Fai controllare le ore da un partner o responsabile prima che diventino fattura. Così intercetti descrizioni mancanti o ore sul cliente sbagliato prima che se ne accorga il cliente.
Una routine fissa aiuta, anche nei mesi più pieni. Come impostare l’approvazione lo trovi in Approvazione ore.
- Il personale completa la settimana, inclusi i brevi pareri.
- Chi approva controlla la settimana e approva, o rifiuta indicando il motivo.
- Generi un report delle ore approvate non ancora fatturate.
- Da lì crei le bozze di fattura, che controlli e invii dal gestionale.
A cosa fare attenzione?
I problemi non nascono quasi mai in fatturazione, ma prima, quando si registrano le ore. Ecco cosa tenere d’occhio:
- Segnare tutto il venerdì. Nelle settimane intense diventa venerdì sera, e allora si stima. Registra ogni giorno. Una timeline cattura il lavoro al PC e le riunioni dal calendario; una telefonata la segni tu, subito dopo.
- Cliente jolly ‘Varie’. Tutto quello che finisce lì non sarà mai fatturato né analizzato.
- Descrizioni solo per te. ‘Lavoro vario’ non dice nulla al cliente e genera domande sulla fattura.
- Specifiche di parcella. Segui le regole dell’ordine e quanto previsto nella lettera d’incarico su cosa deve comparire in fattura.
Ecco come funziona Half5
In Half5 crei i clienti con un progetto per ogni incarico, ciascuno con la propria tariffa oraria e un eventuale budget in ore. Le attività possono essere ‘Fatturabili’ o ‘Non fatturabili’ e avere una tariffa propria. Così le ore su lavori a forfait vanno su un’attività non fatturabile: compaiono nei report ma non diventano mai righe di fattura.
Half5 tiene traccia della tua giornata sul tuo dispositivo (programmi e finestre tramite l’app desktop, riunioni dal calendario Google o Outlook collegato) e prepara le ‘Suggerimenti’ sotto ‘Da registrare’. Programmi e finestre restano cifrati end-to-end solo sui tuoi dispositivi, solo tu vedi le riunioni del tuo calendario, e le telefonate le registri tu. Lo studio vede solo le ore che registri.
Con ‘Approva ore prima della fatturazione’ attivo, un admin o responsabile di reparto approva prima le ore. Poi usi ‘Crea bozze di fattura dal report’. Moneybird, WeFact ed Exact Online ricevono la bozza di fattura. Con e-Boekhouden controlli la bozza in Half5 e con ‘Finalizza’ crei la fattura numerata in e-Boekhouden.
Domande frequenti
Devo registrare le ore anche per i clienti a forfait?
Sì. Non finiscono in fattura, ma senza non puoi sapere se il forfait è ancora adeguato. Segnale su un’attività non fatturabile.
Come registro una telefonata di cinque minuti?
Come una normale registrazione sul cliente e il suo progetto ‘Consulenze’, con una breve descrizione. Fallo subito o a fine giornata; dopo una settimana non te lo ricordi più.
Quante attività servono in uno studio?
Di solito cinque-otto. Bastano per distinguere tariffe e lavoro fatturabile, ma sono poche da scegliere rapidamente.
Chi approva le ore in uno studio piccolo?
Spesso il titolare o un socio. Se c’è un solo approvatore, concorda chi controlla le sue ore, oppure accetta che si autoverifichi.
Conviene tracciare anche le ore interne?
Sì, ne vale la pena. Aggiungi la tua azienda come cliente e registra il lavoro interno su un’attività non fatturabile, così vedi quanto tempo non va ai clienti.
