Kāpēc laika uzskaite grāmatvedības birojā ir sarežģīta?
Darbs sastāv no daudziem maziem uzdevumiem daudziem klientiem. PVN jautājums pa telefonu, e-pasts par gada pārskatu, labojums jau pabeigtam failam. Katrs uzdevums aizņem dažas minūtes, un tieši šīs minūtes visbiežāk netiek pierakstītas.
Darba slodze ir nevienmērīga. Nodokļu termiņos, gada pārskatu sagatavošanas laikā un mēneša vai ceturkšņa beigās kalendārs ir pilns, bet laika uzskaites lapa – tukša. Ja atskatāties tikai piektdienā, nākas minēt, un minējumi gandrīz vienmēr ir mazāki nekā patiesībā paveiktais.
Jautājums parasti nav, vai jūs uzskaitāt laiku, bet vai arī īsās konsultācijas starplaikos tiek pierakstītas. Tieši tas bieži nosaka, vai projekts ir rentabls.
Kas jāiekļauj katrā ierakstā?
Katru rindu veidojiet vienkāršu, lai tā būtu aizpildāma arī saspringtā nedēļā. Labs ieraksts atbild uz četriem jautājumiem: kam, kādam nolūkam, cik ilgi un kas tieši tika darīts.
- Klients. Vienmēr, pat piecu minūšu jautājumam.
- Projekts (uzdevums). Gada pārskats 2025, PVN deklarācijas, algu aprēķini, konsultācijas. Vēlāk varēsiet redzēt, kur laiks izlietots katram uzdevumam.
- Aktivitāte. Īss, fiksēts saraksts: apstrāde, sagatavošana, pārbaude, konsultācijas, sapulces, iekšējie darbi.
- Ilgums. Faktiskais laiks, nevis noapaļots līdz stundai.
- Apraksts. Viena rinda, ko varētu izlasīt klients, piemēram, ‘atbildēts uz jautājumu par uzņēmuma auto nodokli’.
Kā strukturēt klientus, projektus un aktivitātes?
Katram klientam izveidojiet projektu katram atkārtotajam uzdevumam vai katram gadam. Projekts gadam (‘Gada pārskats 2025’) ļauj viegli salīdzināt gadus. Vienreizējus jautājumus apkopojiet vienā ‘Konsultāciju’ projektā katram klientam, lai tie nepazūd starp pārējiem.
Aktivitātes izmantojiet darba veidam, nevis klientam. Pietiek ar piecām līdz astoņām aktivitātēm. Pārāk daudz izvēļu palēnina uzskaiti un apgrūtina atskaites.
| Līmenis | Piemērs | Izmantošanai |
|---|---|---|
| Klients | De Vries Bakery SIA | Rēķinu izrakstīšanai un pārskatam katram klientam |
| Projekts | Gada pārskats 2025, PVN 2026, Konsultācijas | Budžets un stundas katram uzdevumam |
| Aktivitāte | Sagatavošana, Pārbaude, Konsultācijas, Iekšējie darbi | Likme un vai apmaksājama |
Fiksēta maksa vai stundas likme: ko tas nozīmē jūsu uzskaitei?
Daudzi biroji par gada pārskatiem vai grāmatvedību piemēro fiksētu maksu, bet par konsultācijām un papildu darbiem – stundas likmi. Arī fiksētās maksas darbiem stundas jāuzskaita, taču tās nekļūst par rēķina pozīcijām. Tās izmantojat, lai pārbaudītu, vai maksa joprojām ir pamatota.
Stundas apmaksas gadījumā uzskaitītās stundas tieši veido rēķinu. Sarežģītākais ir robeža: kad jautājums ietilpst fiksētajā maksā, bet kad tas jau ir papildu darbs? Par to vienojieties ar klientu jau līguma noslēgšanas brīdī, un papildu darbus reģistrējiet atsevišķā apmaksājamā aktivitātē. Plašāk par šo atšķirību – Apmaksājamās stundas.
| Darbs | Modelis | Stundas uzskaitīt kā |
|---|---|---|
| Gada pārskati, grāmatvedība | Fiksēta maksa | Neapmaksājama aktivitāte, izmaksu kontrolei |
| Konsultācijas, papildu darbi | Stundas likme | Apmaksājama aktivitāte |
| Iekšējās sapulces, apmācības | Nav | Pašu uzņēmums kā klients, neapmaksājama |
Stundu apstiprināšana un rēķinu izrakstīšana mēneša beigās
Lai pirms rēķina izrakstīšanas partneris vai nodaļas vadītājs pārskata stundas. Tā varat laikus pamanīt trūkstošus aprakstus vai stundas uz nepareiza klienta, pirms to pamana klients.
Palīdz fiksēta kārtība, arī noslogotākos mēnešos. Kā tieši ieviest apstiprināšanu, lasiet sadaļā Stundu apstiprināšana.
- Darbinieki aizpilda nedēļu, iekļaujot arī īsās konsultācijas.
- Apstiprinātājs pārskata katru nedēļu un apstiprina vai noraida ar norādi par iemeslu.
- Izveidojat atskaiti par apstiprinātajām, bet vēl neizrakstītajām stundām.
- No tām izveidojat rēķinu sagataves, kuras pārbaudāt un nosūtāt no grāmatvedības programmas.
Kas jāņem vērā?
Lielākā daļa problēmu rodas nevis rēķinu izrakstīšanas brīdī, bet jau laika uzskaites laikā. Pievērsiet uzmanību šiem aspektiem:
- Atlikšana līdz piektdienai. Noslogotās nedēļās tas nozīmē piektdienas vakaru, un tad nākas minēt. Pierakstiet katru dienu. Laika līkne palīdzēs fiksēt darbu datorā un sapulces kalendārā; telefona zvanus pierakstiet uzreiz pēc sarunas.
- Vispārējs klients ‘Dažādi’. Viss, kas nonāk tur, vairs nav ne izrakstāms, ne analizējams.
- Apraksti, ko saprotat tikai jūs. ‘Dažādi darbi’ klientam neko neizsaka un rada jautājumus par rēķinu.
- Maksas specifikācija. Ievērojiet profesionālās organizācijas prasības un līguma noteikumus par to, kas jānorāda rēķinā.
Kā to dara Half5
Half5 ļauj izveidot klientus ar atsevišķu projektu katram uzdevumam, katram nosakot savu stundas likmi un, ja nepieciešams, budžetu stundās. Aktivitātes var būt ‘Apmaksājamas’ vai ‘Neapmaksājamas’ un katrai var noteikt savu likmi. Tādējādi fiksētas maksas darbiem stundas reģistrējiet kā neapmaksājamas: tās redzamas atskaitēs, bet nekad nekļūst par rēķina pozīciju.
Half5 uzskaita jūsu dienu jūsu ierīcē (programmas un logus ar datora lietotni, sapulces no piesaistītā Google vai Outlook kalendāra) un sagatavo ‘Ieteikumus’ sadaļā ‘Vēl jāreģistrē’. Programmu un logu dati paliek šifrēti tikai jūsu ierīcēs, tikai jūs redzat savas kalendāra sapulces, un telefona zvanus reģistrējat paši. Uzņēmums redz tikai tās stundas, ko esat reģistrējuši.
Ja ieslēgta funkcija ‘Apstiprināt stundas pirms rēķina izrakstīšanas’, vispirms stundas apstiprina administrators vai nodaļas vadītājs. Tad izmantojiet ‘Izveidot rēķinu sagataves no atskaites’. Moneybird, WeFact un Exact Online saņem rēķina sagatavi. Ar e-Boekhouden rēķina sagatavi pārbaudāt Half5, un ‘Apstiprināt’ izveido numurētu rēķinu e-Boekhouden.
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai arī fiksētas maksas klientiem jāuzskaita stundas?
Jā. Tās neparādās rēķinā, bet bez tām nevarēsiet novērtēt, vai maksa joprojām ir atbilstoša. Reģistrējiet tās kā neapmaksājamu aktivitāti.
Kā pierakstīt piecu minūšu telefona zvanu?
Kā parastu ierakstu klientam un tā ‘Konsultāciju’ projektā ar īsu aprakstu. Dariet to uzreiz vai dienas beigās; pēc nedēļas vairs neatcerēsieties.
Cik aktivitāšu birojam nepieciešams?
Parasti pietiek ar piecām līdz astoņām. Pietiekami, lai atšķirtu likmes un apmaksājamo darbu, bet maz, lai izvēle būtu ātra.
Kas apstiprina stundas mazā birojā?
Bieži tas ir īpašnieks vai partneris. Ja ir tikai viens apstiprinātājs, vienojieties, kurš pārskata viņa stundas, vai arī pieņemiet, ka viņš pārbauda pats savējās.
Vai jāuzskaita arī iekšējās stundas?
Jā, tas ir lietderīgi. Pievienojiet savu uzņēmumu kā klientu un reģistrējiet iekšējo darbu kā neapmaksājamu aktivitāti, lai redzētu, cik daudz laika netiek veltīts klientiem.
