Miksi aikakirjaus on haastavaa tilitoimistossa?
Työ koostuu monista pienistä tehtävistä monelle asiakkaalle. Puhelu ALV-kysymyksestä, sähköposti tilinpäätöksestä, korjaus jo valmiiseen aineistoon. Jokainen vie vain muutaman minuutin – ja juuri ne minuutit jäävät usein kirjaamatta.
Työkuorma vaihtelee paljon. Verokauden, tilinpäätösten ja kuun tai neljänneksen vaihteessa kalenteri täyttyy, mutta tuntikirjaus jää tyhjäksi. Jos kirjaat vasta perjantaina, arvioit – ja arviot ovat lähes aina alakanttiin.
Kysymys ei yleensä ole, kirjaatko tunteja, vaan kirjaatko myös ne lyhyet neuvot siinä sivussa. Usein juuri se ratkaisee, onko toimeksianto kannattava vai ei.
Mitä jokaisen kirjauksen tulisi sisältää?
Pidä jokainen rivi yksinkertaisena, jotta kirjaaminen onnistuu kiireessäkin. Hyvä kirjaus vastaa neljään kysymykseen: kenelle, mihin, kuinka kauan ja mitä tarkalleen.
- Asiakas. Aina, vaikka kyse olisi viiden minuutin kysymyksestä.
- Toimeksianto (projekti). Esim. tilinpäätös 2025, ALV-ilmoitukset, palkanlaskenta, neuvontakysymykset. Näet myöhemmin, mihin aikaa kului.
- Työvaihe. Lyhyt, kiinteä lista: käsittely, koostaminen, tarkastus, neuvonta, palaverit, sisäinen.
- Kesto. Todellinen aika, ei pyöristettynä tuntiin.
- Kuvaus. Yksi lause, jonka asiakas voi lukea, esim. ‘vastattu kysymykseen autoedun verotuksesta’.
Miten asiakkaat, toimeksiannot ja työvaiheet kannattaa jäsentää?
Luo jokaiselle toistuvalle toimeksiannolle tai vuodelle oma projekti per asiakas. Projekti per vuosi (‘Tilinpäätös 2025’) helpottaa vuosien vertailua. Yhdistä satunnaiset kysymykset yhteen ‘Neuvonta’-projektiin per asiakas, jotta ne eivät huku muiden joukkoon.
Työvaiheet kuvaavat työn tyyppiä, eivät asiakasta. Viidestä kahdeksaan työvaihetta riittää. Liian pitkä lista hidastaa kirjaamista ja vaikeuttaa raportointia.
| Taso | Esimerkki | Käyttötarkoitus |
|---|---|---|
| Asiakas | De Vries Bakery Oy | Laskutus ja seuranta asiakkaittain |
| Projekti | Tilinpäätös 2025, ALV 2026, Neuvonta | Budjetti ja tunnit toimeksiannoittain |
| Työvaihe | Koostaminen, tarkastus, neuvonta, sisäinen | Hinta ja laskutettavuus |
Kiinteä hinta vai tuntiveloitus: miten se vaikuttaa tuntikirjaukseen?
Moni toimisto veloittaa tilinpäätöksestä tai kirjanpidosta kiinteän hinnan ja neuvonnasta sekä lisätöistä tuntiperusteisesti. Kiinteähintaisista töistäkin kirjataan tunnit, mutta niitä ei laskuteta erikseen. Niiden avulla seuraat, pysyykö hinta kohdallaan.
Tuntiveloituksessa tunnit siirtyvät suoraan laskulle. Haastavaa on rajanveto: mikä kuuluu kiinteään hintaan ja mikä on lisätyötä? Sopikaa asiakkaan kanssa etukäteen toimeksiantokirjeessä ja kirjaa lisätyöt omalle laskutettavalle työvaiheelle. Lisää tästä erosta kohdassa Laskutettavat tunnit.
| Työ | Malli | Kirjaa tunnit |
|---|---|---|
| Tilinpäätös, kirjanpito | Kiinteä hinta | Ei-laskutettava työvaihe, jälkilaskentaan |
| Neuvontakysymykset, lisätyöt | Tuntiveloitus | Laskutettava työvaihe |
| Sisäiset palaverit, koulutus | Ei sovelleta | Oma yritys asiakkaana, ei-laskutettava |
Hyväksyntä ja laskutus kuukauden lopussa
Anna partnerin tai tiiminvetäjän tarkistaa tunnit ennen kuin ne siirtyvät laskulle. Näin huomaat puuttuvat kuvaukset ja väärälle asiakkaalle kirjatut tunnit ennen kuin asiakas huomaa ne.
Rutiini auttaa, myös kiireisinä kuukausina. Hyväksynnän käytännöt löydät kohdasta Tuntien hyväksyntä.
- Työntekijät täydentävät viikon, myös lyhyet neuvot.
- Hyväksyjä tarkistaa viikon ja hyväksyy tai hylkää perustelulla.
- Ajetaan raportti hyväksytyistä, laskuttamattomista tunneista.
- Niistä tehdään laskuluonnokset, jotka tarkistat ja lähetät taloushallinnon ohjelmasta.
Mihin kannattaa kiinnittää huomiota?
Useimmat ongelmat eivät synny laskutuksessa vaan jo tuntien kirjaamisessa. Huomioi nämä:
- Kirjaus jää perjantaille. Kiireisinä viikkoina se tarkoittaa perjantai-iltaa – ja silloin arvioit. Kirjaa päivittäin. Aikajana poimii tietokoneella tehdyt työt ja kalenterin palaverit; puhelut kirjaat itse heti niiden jälkeen.
- Yleiskäyttöinen ‘Muut’ asiakas. Sinne päätyviä tunteja ei voi koskaan laskuttaa tai analysoida.
- Kuvaukset, joita vain itse ymmärrät. ‘Muut työt’ ei kerro asiakkaalle mitään ja aiheuttaa kysymyksiä laskusta.
- Laskun erittelyt. Noudata oman alan ohjeita ja toimeksiantokirjeen ehtoja siitä, mitä laskulla pitää näkyä.
Näin Half5 toimii
Half5:ssa luot asiakkaat ja jokaiselle toimeksiannolle oman projektin, joille voi asettaa oman tuntihinnan ja halutessa tuntibudjetin. Työvaiheet merkitään ‘Laskutettava’ tai ‘Ei-laskutettava’ ja niille voi määrittää oman hinnan. Kiinteähintaiset työt kirjataan ei-laskutettavalle työvaiheelle: ne näkyvät raporteissa, mutta eivät koskaan laskulla.
Half5 seuraa työpäivääsi omalla laitteellasi (ohjelmat ja ikkunat työpöytäsovelluksella, palaverit Google- tai Outlook-kalenterista) ja ehdottaa ‘Ehdotukset’ kohdassa ‘Vielä kirjaamatta’. Ohjelmat ja ikkunat pysyvät päästä päähän salattuina vain omilla laitteillasi, kalenteritapaamiset näet vain sinä ja puhelut kirjaat itse. Yritys näkee vain kirjaamasi tunnit.
Kun ‘Hyväksy tunnit ennen laskutusta’ on päällä, ylläpitäjä tai esihenkilö hyväksyy tunnit ensin. Sen jälkeen käytät toimintoa ‘Luo laskuluonnokset raportista’. Moneybird, WeFact ja Exact Online saavat laskuluonnoksen. e-Boekhoudenissa tarkistat luonnoksen Half5:ssa ja ‘Viimeistele’ luo numeroidun laskun e-Boekhoudeniin.
Usein kysytyt kysymykset
Kannattaako kiinteähintaisista töistäkin kirjata tunnit?
Kyllä. Niitä ei laskuteta, mutta ilman niitä et tiedä, onko hinta kohdallaan. Kirjaa ne ei-laskutettavalle työvaiheelle.
Miten kirjaan viiden minuutin puhelun?
Normaalina kirjauksena asiakkaalle ja sen ‘Neuvonta’-projektille, lyhyellä kuvauksella. Tee se heti tai päivän päätteeksi – viikon päästä et enää muista.
Kuinka monta työvaihetta toimisto tarvitsee?
Yleensä viidestä kahdeksaan. Riittävästi erottamaan hinnat ja laskutettavat työt, mutta vähän, jotta valinta on nopea.
Kuka hyväksyy tunnit pienessä toimistossa?
Usein omistaja tai partneri. Jos hyväksyjiä on vain yksi, sopikaa kuka tarkistaa hänen tuntinsa – tai hyväksykää, että hän tarkistaa omansa.
Kannattaako sisäiset tunnitkin kirjata?
Kyllä, se kannattaa. Lisää oma yritys asiakkaaksi ja kirjaa sisäiset työt ei-laskutettavalle työvaiheelle, niin näet paljonko aikaa ei mene asiakkaille.
