Pourquoi le suivi du temps est-il difficile en cabinet comptable ?
Le travail se compose de nombreux petits morceaux pour de nombreux clients. Une question de TVA au téléphone, un e-mail sur les comptes annuels, une correction dans un dossier pourtant ‘bouclé’. Chaque morceau prend quelques minutes, et ce sont justement ces minutes qu'on note le moins.
La charge est en outre très inégale. Autour des échéances fiscales, des clôtures annuelles et des fins de mois ou de trimestre, l'agenda est plein et la feuille de temps vide. Si vous ne regardez en arrière que le vendredi, vous estimez, et une estimation est presque toujours inférieure à ce qui s'est réellement passé.
La question est rarement de savoir si vous suivez votre temps, mais si les conseils rapides entre deux tâches y figurent aussi. C'est souvent là que se joue la rentabilité d'une mission.
Que doit contenir chaque saisie ?
Gardez chaque ligne simple, pour que cela reste faisable en semaine chargée. Une bonne saisie répond à quatre questions : pour qui, pour quoi, combien de temps et quoi exactement.
- Client. Toujours, même pour une question de cinq minutes.
- Mission (projet). Comptes annuels 2025, déclarations de TVA, paie, conseil. Vous verrez ensuite, mission par mission, où le temps est allé.
- Activité. Une courte liste fixe : saisie, établissement, révision, conseil, réunion, interne.
- Durée. Le temps réel, pas arrondi à l'heure.
- Description. Une ligne que le client peut lire, par exemple ‘réponse à la question sur l'avantage en nature véhicule’.
Comment structurer clients, missions et activités ?
Créez pour chaque client un projet par mission récurrente ou par exercice. Un projet par exercice (‘Comptes annuels 2025’) permet de comparer les années. Regroupez les questions ponctuelles dans un projet ‘Conseil’ par client, pour qu'elles ne se perdent pas.
Utilisez les activités pour le type de travail, pas pour le client. Cinq à huit activités suffisent. Trop de choix ralentit la saisie et rend les rapports illisibles.
| Niveau | Exemple | À quoi ça sert |
|---|---|---|
| Client | Boulangerie Martin SARL | Facturation et vue par client |
| Projet | Comptes annuels 2025, TVA 2026, Conseil | Budget et heures par mission |
| Activité | Établissement, Révision, Conseil, Interne | Taux et facturable ou non |
Forfait ou taux horaire : qu'est-ce que cela change pour vos heures ?
Beaucoup de cabinets facturent au forfait les comptes annuels ou la tenue, et au taux horaire le conseil et les travaux supplémentaires. Sur une mission au forfait, vous saisissez quand même les heures, mais elles ne deviennent pas des lignes de facture. Elles servent à vérifier que le forfait est toujours juste.
Au taux horaire, les heures alimentent directement la facture. La difficulté est la frontière : quand une question est-elle couverte par le forfait, et quand s'agit-il de travail supplémentaire ? Précisez-le à l'avance dans la lettre de mission, et saisissez le supplément sur une activité facturable distincte. Plus de détails dans Heures facturables.
| Travail | Modèle | Saisir les heures comme |
|---|---|---|
| Comptes annuels, tenue | Forfait | Activité non facturable, pour le suivi de rentabilité |
| Conseil, travaux supplémentaires | Taux horaire | Activité facturable |
| Réunions internes, formation | Aucun | Le cabinet comme client, non facturable |
Valider et facturer en fin de mois
Faites relire les heures par un associé ou un chef de mission avant qu'elles n'arrivent sur une facture. Vous repérez ainsi les descriptions manquantes et les heures saisies sur le mauvais client avant que le client ne les voie.
Un ordre fixe aide, même les mois chargés. La mise en place de la validation est décrite dans Valider les heures.
- Chacun complète sa semaine, y compris les conseils rapides.
- La personne qui valide relit chaque semaine et valide, ou refuse en indiquant un motif.
- Vous lancez un rapport des heures validées et pas encore facturées.
- Vous en tirez des brouillons de facture, que vous vérifiez et envoyez depuis votre logiciel comptable.
À quoi faut-il faire attention ?
La plupart des problèmes ne naissent pas à la facturation, mais plus tôt, au moment de la saisie. Surveillez ces points :
- Tout reporter au vendredi. En période chargée, cela devient vendredi soir, et vous estimez. Saisissez chaque jour, ou utilisez un outil qui garde la trace de votre journée.
- Un client fourre-tout ‘Divers’. Ce qui y atterrit ne pourra jamais être facturé ni analysé.
- Des descriptions que vous seul comprenez. ‘Travaux div.’ ne dit rien au client et suscite des questions sur la facture.
- Le détail des honoraires. Suivez les règles de votre ordre professionnel et les termes de la lettre de mission sur ce que la facture doit indiquer.
Comment Half5 s'y prend
Dans Half5, vous créez des clients avec un projet par mission, chacun avec son propre taux horaire et, si vous le souhaitez, un budget en heures. Les activités sont marquées facturables ou non facturables et peuvent avoir leur propre taux. Les heures des missions au forfait vont donc sur une activité non facturable : elles comptent dans les rapports mais ne deviennent jamais une ligne de facture.
Half5 garde la trace de votre journée sur votre propre appareil (programmes et fenêtres via l'application de bureau, rendez-vous de votre agenda Google ou Outlook connecté) et prépare des suggestions pour le temps encore à saisir. Cette chronologie est chiffrée de bout en bout et n'est pas partagée avec votre organisation ; le cabinet ne voit que les heures que vous saisissez.
Si la validation avant facturation est activée, un administrateur ou un responsable de service valide d'abord les heures. Vous créez ensuite des brouillons de facture à partir du rapport et les transmettez via les intégrations comptables.
Questions fréquentes
Faut-il saisir les heures des clients au forfait ?
Oui. Elles ne figurent pas sur la facture, mais sans elles vous ne savez pas si le forfait est encore adapté. Saisissez-les sur une activité non facturable.
Comment saisir un appel de cinq minutes ?
Comme une saisie normale sur le client et son projet ‘Conseil’, avec une courte description. Faites-le tout de suite ou en fin de journée ; une semaine plus tard, vous ne vous en souviendrez plus.
De combien d'activités un cabinet a-t-il besoin ?
En général de cinq à huit. Assez pour séparer les taux et le travail facturable, assez peu pour choisir rapidement.
Qui valide les heures dans un petit cabinet ?
Souvent le dirigeant ou un associé. S'il n'y a qu'une seule personne pour valider, convenez de qui relit ses propres heures, ou acceptez qu'elle se contrôle elle-même.
Faut-il aussi saisir le temps interne ?
Oui, cela vaut la peine. Créez votre cabinet comme client et saisissez le travail interne en non facturable, pour voir combien de temps ne va pas aux clients.
