Γιατί είναι δύσκολη η παρακολούθηση χρόνου σε ένα λογιστικό γραφείο;
Η εργασία έρχεται σε πολλά μικρά κομμάτια για πολλούς πελάτες. Μια ερώτηση για ΦΠΑ στο τηλέφωνο, ένα email για τον ισολογισμό, μια διόρθωση σε αρχείο που θεωρούνταν «έτοιμο». Κάθε κομμάτι διαρκεί λίγα λεπτά, και αυτά τα λεπτά είναι που συνήθως δεν καταγράφονται.
Ο φόρτος εργασίας δεν είναι σταθερός. Γύρω από προθεσμίες φόρου, κλείσιμο έτους ή μήνα, το ημερολόγιο γεμίζει και το φύλλο καταγραφής μένει άδειο. Αν καταγράφετε μόνο στο τέλος της εβδομάδας, κάνετε εκτίμηση – και σχεδόν πάντα υποεκτιμάτε τον πραγματικό χρόνο.
Το ερώτημα δεν είναι αν καταγράφετε χρόνο, αλλά αν περιλαμβάνονται και οι σύντομες συμβουλές ενδιάμεσα. Αυτό συχνά κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε μια επικερδή και μια ζημιογόνα ανάθεση.
Τι πρέπει να περιέχει κάθε καταχώρηση;
Κρατήστε κάθε γραμμή απλή, ώστε να λειτουργεί και σε φορτωμένη εβδομάδα. Μια σωστή καταχώρηση απαντά σε τέσσερα ερωτήματα: για ποιον, για ποιο έργο, πόσο χρόνο και τι ακριβώς έγινε.
- Πελάτης. Πάντα, ακόμη και για ερώτηση πέντε λεπτών.
- Ανάθεση (έργο). Ισολογισμοί 2025, δηλώσεις ΦΠΑ, μισθοδοσία, συμβουλευτικές ερωτήσεις. Αργότερα βλέπετε ανά έργο πού πήγε ο χρόνος.
- Δραστηριότητα. Μια σύντομη σταθερή λίστα: καταχώρηση, σύνταξη, έλεγχος, συμβουλή, συναντήσεις, εσωτερικά.
- Διάρκεια. Ο πραγματικός χρόνος, χωρίς στρογγυλοποίηση.
- Περιγραφή. Μια γραμμή που μπορεί να διαβάσει ο πελάτης, π.χ. «απάντηση σε ερώτηση για εταιρικό αυτοκίνητο».
Πώς οργανώνετε πελάτες, έργα και δραστηριότητες;
Δημιουργήστε ένα έργο για κάθε επαναλαμβανόμενη ανάθεση ή για κάθε έτος ανά πελάτη. Ένα έργο ανά έτος («Ισολογισμοί 2025») διευκολύνει τη σύγκριση ετών. Συγκεντρώστε τις ad-hoc ερωτήσεις σε ένα έργο «Συμβουλές» ανά πελάτη, ώστε να μην χαθούν ανάμεσα στα υπόλοιπα.
Χρησιμοποιήστε τις δραστηριότητες για τον τύπο εργασίας, όχι για τον πελάτη. Πέντε έως οκτώ δραστηριότητες αρκούν. Περισσότερες επιλογές καθυστερούν την καταγραφή και δυσκολεύουν τις αναφορές.
| Επίπεδο | Παράδειγμα | Χρήση |
|---|---|---|
| Πελάτης | Αρτοποιείο De Vries Μονοπρόσωπη ΙΚΕ | Τιμολόγηση και συνολική εικόνα ανά πελάτη |
| Έργο | Ισολογισμοί 2025, ΦΠΑ 2026, Συμβουλές | Προϋπολογισμός και ώρες ανά ανάθεση |
| Δραστηριότητα | Σύνταξη, Έλεγχος, Συμβουλή, Εσωτερικά | Τιμή και αν τιμολογείται ή όχι |
Σταθερή αμοιβή ή ωριαία χρέωση: τι σημαίνει για τις ώρες σας;
Πολλά γραφεία χρεώνουν σταθερή αμοιβή για ισολογισμούς ή λογιστική και ωριαία για συμβουλές ή επιπλέον εργασία. Στη σταθερή αμοιβή καταγράφετε κανονικά τις ώρες, αλλά δεν γίνονται γραμμές τιμολογίου. Τις χρησιμοποιείτε για να ελέγχετε αν η αμοιβή παραμένει κατάλληλη.
Με την ωριαία χρέωση, οι ώρες περνούν απευθείας στο τιμολόγιο. Το δύσκολο είναι το όριο: πότε μια ερώτηση καλύπτεται από τη σταθερή αμοιβή και πότε θεωρείται επιπλέον εργασία; Συμφωνήστε το εκ των προτέρων με τον πελάτη στη σύμβαση ανάθεσης και καταγράψτε την επιπλέον εργασία σε ξεχωριστή τιμολογήσιμη δραστηριότητα. Περισσότερα για αυτή τη διάκριση στο Τιμολογήσιμες ώρες.
| Εργασία | Μοντέλο | Καταγραφή ωρών ως |
|---|---|---|
| Ισολογισμοί, λογιστική | Σταθερή αμοιβή | Μη τιμολογήσιμη δραστηριότητα, για έλεγχο κόστους |
| Συμβουλευτικές ερωτήσεις, επιπλέον εργασία | Ωριαία | Τιμολογήσιμη δραστηριότητα |
| Εσωτερικές συναντήσεις, εκπαίδευση | Καμία | Η δική σας εταιρεία ως πελάτης, μη τιμολογήσιμη |
Έγκριση και τιμολόγηση στο τέλος του μήνα
Ένας συνέταιρος ή υπεύθυνος ομάδας να ελέγχει τις ώρες πριν φτάσουν στο τιμολόγιο. Έτσι εντοπίζετε ελλιπείς περιγραφές ή ώρες σε λάθος πελάτη πριν το κάνει ο πελάτης.
Μια σταθερή διαδικασία βοηθά, ακόμη και σε φορτωμένους μήνες. Πώς να οργανώσετε την έγκριση θα βρείτε στο Έγκριση ωρών.
- Το προσωπικό συμπληρώνει την εβδομάδα του, συμπεριλαμβανομένων των σύντομων συμβουλών.
- Ο υπεύθυνος ελέγχει κάθε εβδομάδα και εγκρίνει ή απορρίπτει με αιτιολόγηση.
- Τρέχετε αναφορά με τις εγκεκριμένες ώρες που δεν έχουν τιμολογηθεί.
- Δημιουργείτε προσχέδια τιμολογίων, τα οποία ελέγχετε και στέλνετε από το λογιστικό σας πρόγραμμα.
Σε τι να δώσετε προσοχή;
Τα περισσότερα προβλήματα δεν ξεκινούν στην τιμολόγηση, αλλά νωρίτερα, κατά την καταγραφή του χρόνου. Προσέξτε τα εξής:
- Το αφήνετε για την Παρασκευή. Σε φορτωμένες εβδομάδες γίνεται Παρασκευή βράδυ και τότε κάνετε εκτίμηση. Καταγράφετε καθημερινά. Ένα χρονολόγιο καταγράφει αυτόματα εργασία στον υπολογιστή και συναντήσεις από το ημερολόγιο· τηλεφωνήματα τα καταγράφετε εσείς, αμέσως μετά.
- Γενικός πελάτης «Διάφορα». Ό,τι καταλήγει εκεί δεν μπορεί να τιμολογηθεί ή να αναλυθεί.
- Περιγραφές που μόνο εσείς καταλαβαίνετε. Το «διάφορες εργασίες» δεν λέει τίποτα στον πελάτη και οδηγεί σε ερωτήσεις για το τιμολόγιο.
- Αναλυτικά τιμολογίων. Ακολουθήστε τους κανόνες του συλλόγου σας και τους όρους της σύμβασης για το τι πρέπει να εμφανίζει το τιμολόγιο.
Έτσι λειτουργεί το Half5
Στο Half5 δημιουργείτε πελάτες με έργο ανά ανάθεση, το καθένα με δικό του ωριαίο κόστος και προαιρετικό προϋπολογισμό σε ώρες. Οι δραστηριότητες ορίζονται ως «Τιμολογήσιμες» ή «Μη τιμολογήσιμες» και μπορούν να έχουν δική τους τιμή. Έτσι, οι ώρες σε σταθερή αμοιβή καταγράφονται ως μη τιμολογήσιμες: εμφανίζονται στις αναφορές αλλά δεν γίνονται γραμμή τιμολογίου.
Το Half5 παρακολουθεί την ημέρα σας στη δική σας συσκευή (προγράμματα και παράθυρα μέσω της desktop εφαρμογής, συναντήσεις από το συνδεδεμένο Google ή Outlook ημερολόγιο) και προτείνει «Προτάσεις» στην ενότητα «Προς καταγραφή». Τα προγράμματα και τα παράθυρα παραμένουν κρυπτογραφημένα end-to-end στη συσκευή σας, μόνο εσείς βλέπετε τις συναντήσεις σας, και τα τηλεφωνήματα τα καταγράφετε εσείς. Η εταιρεία βλέπει μόνο τις ώρες που καταγράφετε.
Με ενεργοποιημένη την επιλογή «Έγκριση ωρών πριν την τιμολόγηση», ένας διαχειριστής ή υπεύθυνος τμήματος εγκρίνει πρώτα τις ώρες. Έπειτα χρησιμοποιείτε «Δημιουργία προσχεδίων τιμολογίων από αναφορά». Τα Moneybird, WeFact και Exact Online λαμβάνουν προσχέδιο τιμολογίου. Με το e-Boekhouden ελέγχετε το προσχέδιο στο Half5 και με «Οριστικοποίηση» δημιουργείται το αριθμημένο τιμολόγιο στο e-Boekhouden.
Συχνές ερωτήσεις
Να καταγράφω ώρες και για πελάτες με σταθερή αμοιβή;
Ναι. Δεν τιμολογούνται, αλλά χωρίς αυτές δεν μπορείτε να ελέγξετε αν η αμοιβή παραμένει σωστή. Καταγράψτε τις σε μη τιμολογήσιμη δραστηριότητα.
Πώς καταγράφω ένα τηλεφώνημα πέντε λεπτών;
Ως κανονική καταχώρηση στον πελάτη και το έργο «Συμβουλές», με σύντομη περιγραφή. Κάντε το αμέσως ή στο τέλος της ημέρας· μετά από μια εβδομάδα δεν θα το θυμάστε.
Πόσες δραστηριότητες χρειάζεται ένα γραφείο;
Συνήθως πέντε έως οκτώ. Αρκούν για να ξεχωρίζετε τιμές και τιμολογήσιμη εργασία, αλλά επιλέγονται γρήγορα.
Ποιος εγκρίνει τις ώρες σε μικρό γραφείο;
Συχνά ο ιδιοκτήτης ή ένας συνέταιρος. Αν υπάρχει μόνο ένας υπεύθυνος, συμφωνήστε ποιος ελέγχει τις δικές του ώρες ή αποδεχθείτε ότι τις ελέγχει ο ίδιος.
Να καταγράφουμε και τις εσωτερικές ώρες;
Ναι, αξίζει. Προσθέστε τη δική σας εταιρεία ως πελάτη και καταγράψτε την εσωτερική εργασία σε μη τιμολογήσιμη δραστηριότητα, ώστε να βλέπετε πόσος χρόνος δεν πηγαίνει σε πελάτες.
